كيفية تقديم اقتراح أو مشروع قرار لمجلس إدارة

مجلس الإدارة هو المجلس المسئول عن إدارة أعمال المؤسسات أو الشركات وغيرها من المجموعات العاملة، فإذا كنت ترغب بالتقدم باقتراح أو مشروع قرار لمجلس إدارة مكان تعمل به، فعليك أن تتبع بعض القواعد الشهيرة التي تُنظم عملية التقدم باقتراح أو مشروع قرار، وتُحدد تلك القواعد ضمن "قواعد روبرت النظامية Robert’s Rules of Order" والتي وضعها الأمريكي "هنري مارتن روبرت" في كتابه.^[١]

جزء1

كتابة الاقتراح أو مشروع القرار

1. 
   1
   تعرف على القواعد المُنظمة لمجلس الإدارة الذي تنوي مخاطبته. تتبع معظم مجالس الإدارة حول العالم القواعد المعروفة باسم "قواعد روبرت النظامية" نسبة للأمريكي "هنري مارتن روبرت"، ولكن بعض المجالس تتبنى قواعد مختلفة خاصة بها، ولهذا يجب عليك أن تتعرف على القواعد المُنظمة لمجلس الإدارة خاصتك قبل التقدم بمشروع قرار أو اقتراح.^[٢]

   • يتوفر لدى كُل مجلس إدارة أو مجموعة إدارية كُتيبًا يحمل القواعد المنظمة للعمل والاجتماعات وربما يتم نشر هذه القواعد على الموقع الخاص بالشركة. إذا لم يتوفر أيًا من الاثنين أمامك فيُمكنك أن تسأل الشخص المسئول عن تدوين الاجتماعات ونقل الملاحظات عن هذه القواعد.
   • اعرف إذا ما كان ينبغي عليك أن تقدم إفادة مكتوبة باقتراحك قبل عرضه أمام المجلس أم لا، وربما يكون عليك أن تقوم بالإبلاغ شفهيًا عن رغبتك في التقدم باقتراح أو مشروع قرار.
   • حاول أن تحضر اجتماع لمجلس الإدارة قبل أن تقوم بتقديم اقتراحك حتى تتعرف على طبيعة ومجرى العمل داخل الاجتماع ويُصبح الأمر مألوفًا بشكل أكبر بالنسبة لك.
2. 
   2
   ابحث عن نموذج لكتابة مشروع القرار. إذا تطلب الأمر أن تقدم اقتراحك في صورة مكتوبة فقد يكون لدى شركتك نموذجًا خاصًا بكتابة الاقتراحات أو مشاريع القرار التي يتسلمها مجلس الإدارة. تمتلك أغلب مجالس الإدارة نماذج سابقة الإعداد لإرشادك في كتابة مُقترحك حتى وإن لن تستخدم النموذج بحذافيره.^[٣]

   • من الممكن أن تجد هذا النموذج على موقع الشركة أو ربما يمكنك سؤال سكرتير الاجتماعات المسئول عن تدوين الملاحظات ليساعدك.
   • في حال عدم توفر نموذج لتتبعه في الكتابة، فاحرص على أن تتضمن كتابتك على العنوان وشرح مُختصر لمُقترحك وأخيرًا الحلول التي تقترحها.
3. 
   3
   حدد نوع مشروع القرار الذي ترغب في تقديمه. هناك أربعة أنواع أساسية من مشاريع القرار التي يُمكنك تقديمها وهي: مشروع قرار أساسي ومشروع قرار ثانوي أو تبعي، ومشروع قرار خاص، وأخيرًا مشروع قرار طارئ أو عرضي. يُحدد نوع مشروع القرار الذي ستكتبه طبيعة اللغة والمفردات التي ستختارها أثناء الكتابة وكذلك شكل البناء الذي ستكتب به.^[٤]

   • مشاريع القرار الأساسية والخاصة عادة ما تكون متعلقة بالموضوع محل النقاش في الاجتماع، في حين أن مشاريع القرار الثانوية والطارئة تكون متعلقة بمواضع أخرى وذلك يجعل من الصعب إعدادها كتابيًا بشكلٍ مُسبق.
   • يكون لمجلس الإدارة في بعض الأحيان قواعد مُنظمة لتقديم المقترحات ومشاريع القرار الأساسية، فقد يجب تقديم إشعار لمدير الجلسة بخصوص مُقترحك قبل الاجتماع بمدة 24 ساعة على الأقل.
4. 
   4
   استخدم الكلمات المُحددة والواضحة. يجب أن تتسم مشاريع القرار والمُقترحات بكونها مُختصرة وتشرح الخطوات التي يجب على مجلس الإدارة اتخاذها. احرص على استخدام اللكمات بشكل جيد بحيث يكون لكل كلمة دورها الفعال.^[٥]

   • احرص على إضافة كل التفاصيل المُتعلقة بمشروعك أو مُقترحك بدون إطالة، أي اهتم بالاختصار لكن مع مراعاة جودة وشمول ما تقدمه.
   • اطلب من شخص ما أن يطلع على ما كتبته قبل أن تقوم بعرضه أمام مجلس الإدارة، هذا بالطبع إن كان لديك الوقت الكافي لفعل ذلك.
5. 
   5
   كُن مُحددًا بقدر الإمكان. لن يمر مشروع القرار خاصتك في حالة كانت كتابتك غير واضحة وغير محددة، فأعضاء مجلس الإدارة عادة ما يقومون بالتصويت ضد مشاريع القرار والمُقترحات غير المفهومة أو تلك التي يُمكن فهمها على أكثر من نحو.^[٦]

   • هذا يعني أنه من الأفضل ألا تترك أي مجال للتأويل عندما يطلع أحد على مشروع قرارك. على سبيل المثال: إذا كنت ترغب في أن تبدأ الشركة في التعامل مع مزود خدمة (ب) بدلاً من (أ)، فعليك أن تضع الأسباب الواضحة المُحددة لضرورة فعل ذلك.

جزء2

عرض مُقترحك أو مشروع القرار

1. 
   1
   قف أو ارفع يدك. يجب أن يسمح لك رئيس الجلسة بالتحدث قبل أن تعرض مُقترحك، وتختلف القواعد المنظمة للجلسات من مجموعة إدارية لأخرى، لكن عادة ما يكون هناك وقت مخصص يعلن عنه رئيس الجلسة لتلقي المُقترحات ومشاريع القرار.^[٧]

   • يفتح رئيس الجلسة المجال لتلقي مشاريع القرار من خلال قول "هل هناك أيّة مواضيع جديدة قد تكون محل نقاش؟"
2. 
   2
   أتبع النظام المُتعارف عليه. يقوم رئيس الجلسة بالإشارة إليك عندما يحين دورك ويمنحك المجال للتحدث، أتبع النظام المُتعارف عليه داخل المجموعة الإدارية التي تنتمي لها حيث يُمكنك عرض مُقترحك وأنت جالس أو قد تتطلب القواعد أنت تفعل ذلك وأنت واقف.^[٨]

   • قد لا تحتاج للوقوف إذا ما كانت المجموعة محدودة العدد أو كان الاجتماع يدور حول طاولة مع الجلوس.
3. 
   3
   قم بتوضيح غرضك. عندما يشير لك رئيس الجلسة إيذانًا بالتحدث فعليك أن تناديه بصيغة رسمية مثل (سيدي رئيس الجلسة) أو (سيدي الرئيس)، أما إذا لم تكن مُتأكدًا بالصيغة التي يجب أن تناديه بها فيمكنك أن تنتبه لما يقوله عندما يمنحك المجال للتحدث، فقد يقول (رئيس الجلسة يمنح المجال للسيد فُلان).^[٩]

   • لا تنس أن تضيف لصيغة رئيس الجلسة الرسمية كلمة "سيدي" أو "سيدتي".
   • ابدأ بقول "أود أن أتقدم بمشروع قرار". في بعض المجالس الإدارية يقوم رئيس الجلسة بتقديم وتوضيح غرضك من التحدث، ومن ثم يمنح لك المجال للتوضيح، في حين من الممكن أن تبدأ أنت في اجتماعات أخرى بتوضيح غرضك أولاً.
   • ابدأ بتوضيح نوع مشروع القرار أو المُقترح الذي تنوي تقديمه، هذا بناء على القواعد المُنظمة للمجموعة الإدارية التي تنتمي لها.
4. 
   4
   قدم مشروع القرار خاصتك. ابدأ بقول "أود الانتقال إلى.." ثم وضح الغرض من حديثك، يُمكنك أن تقرأ مشروع القرار أو المُقترح إذا كنت قد أعددته كتابيًا.^[١٠]

   • يجب أن تقدم مُقترحك على نحو حازم وواثق، واحرص على أن توضح ما الذي يجب على مجلس الإدارة القيام به بخصوص هذه المسألة، لا ما لا يجب عليهم القيام به.
   • على سبيل المثال: "أود الانتقال إلى مشروع قرار بإلغاء التعامل مع الشركة "أ" كمزود للخدمة، وبدء التعامل مع الشركة "ب" منذ هذه اللحظة".
5. 
   5
   انتظر إلى أن يقوم أحد أعضاء مجلس الإدارة بدعم مشروع قرارك. يجب أن يتم تدعيم مشاريع القرار المقدمة بواسطة أكثر من شخص واحد من أعضاء مجلس الإدارة حتى لا يتم إضاعة وقت المجلس في مناقشة فكرة مُقترحة لا يؤيدها سوى شخص واحد هو المتقدم بها.^[١١]

   • يقوم رئيس الجلسة بسؤال أعضاء المجلس إذا ما كان أحدهم يؤيد مشروع القرار خاصتك، وحينها يتقدم أحد الأعضاء برفع يده وقول "أنا أؤيد مشروع القرار الفلاني" أو "أنا مؤيد".
   • يجب عليك أن تقوم بالحصول على الدعم لمشروع القرار خاصتك بشكل مُسبق قبل الاجتماع عن طريق التحدث مع الأعضاء ومحاولة إقناعهم بتأييد مُقترحك.

جزء3

الوصول إلى قرار

1. 
   1
   استمع بانتباه إلى سؤال رئيس الجلسة للأعضاء بخصوص مُقترحك. يقوم رئيس الجلسة بإعادة عرض مشروع القرار خاصتك من أجل فتح مجال طرح الأسئلة من طرف الأعضاء.^[١٢]

   • على سبيل المثال السابق توضيحه سيقوم رئيس الجلسة بطرح سؤال: "هل يجب على مجلس الإدارة إلغاء التعامل مع الشركة "أ" وبدء التعاقد مع الشركة "ب" كمزود للخدمة؟". هذه الأسئلة يتم الإجابة عنها دائمًا إما بنعم أو لا.
2. 
   2
   قم بتدعيم مُقترحك. يمنحك رئيس الجلسة المجال للتحدث مرة أخرى عقب طرحه للسؤال السابق من أجل أن تقوم بتوضيح الأسباب التي تُدعم مشروع القرار خاصتك، احرص على استغلال الوقت المحدد لك بشكل جيد.^[١٣]

   • خاطب مجلس الإدارة بالكامل عندما تقوم بتوضيح الأسباب وليس رئيس الجلسة وحده، وضح لماذا يُعتبر مُقترحك أمرًا هامًا واعمل على إقناعهم بالتصويت في صالحه.
   • تجنب ذكر أيّة أسباب شخصية أو مخاطبة عضو من أعضاء المجلس بعينه إلا إذا كان الأمر ضروريًا وفي سياق المسألة محل النقاش.
3. 
   3
   شارك في النقاش حول فكرتك. يقوم رئيس الجلسة عقب قيامك بتوضيح الأسباب المتعلقة بمشروع قرارك بفتح المجال لمناقشة مُقترحك من قبل الأعضاء، تكون المناقشة إما في صورة رسمية أو في صورة مفتوحة.^[١٤]

   • تنظم قواعد روبرت للجلسات عملية الحديث أثناء الجلسة، حيث تعطي المساحة للشخص للتحدث مرة واحدة أو مرتين على أقصى تقدير من أجل حصول الأغلبية على فرصة التحدث. في المقابل قد تتسم المناقشة بكونها مناقشة مفتوحة أو أقل رسمية.
4. 
   4
   ضع في الاعتبار إمكانية قيام أحد الأعضاء بطرح مشاريع قرار أخرى. إذا ما قام أحد الأعضاء بطرح مشروع قرار ثانوي أو خاص أو طارئ فقد يتم النظر في مشروع قراره أولاً قبل العودة لاستكمال النظر والبت في مشروع قرارك المُقترح.^[١٥]

   • تمر مشاريع القرار الثانوية بنفس الخطوات التي مر بها مُقترحك، ولا يجوز لك تغيير مُقترحك بناء على مُقترح ثانوي تم طرحه، ولكن يُمكنك طرح مشروع قرار آخر.
5. 
   5
   قم بالتصويت على مشروع القرار. ينوه رئيس الجلسة وحده عن نهاية النقاش الدائر ويضع مشروع القرار في حيز التصويت، ويتم التصويت بطرق مُختلفة ولكن في أغلب الأمر يتم عن طريق رفع الأيدي.^[١٦]

   • يطلب رئيس الجلسة من الأعضاء المؤيدين رفع أياديهم أولاً ويقوم بإحصاء الأصوات، ومن ثم يطلب من الأعضاء غير المؤيدين رفع أياديهم ويقوم بإحصاء الأصوات.
   • لا يتم قبول مشروع القرار في حالة الأصوات المؤيدة غير الكافية، ويمكنك إعادة تقديم مُقترحك أو تقديمه بشكل مُعدل لاحقًا على حسب القواعد المُنظمة لمجلس الإدارة الذي تنتمي إليه.
6. 
   6
   ساعد في عملية صياغة خطة العمل بالقرار. إذا ما تم الموافقة على مُقترحك فسيتطلب الأمر توفر خطة عمل لتنفيذ مشروع القرار الذي تقدمت به، قدم خطة العمل مكتوبة إذا ما نصت القواعد على ذلك. من الممكن أن تقدم خطة تنفيذ المُقترح مع مشروع القرار نفسه قبل عرضه على المجلس.^[١٧]

   • يُفضل أن تقوم بإعداد خطة تنفيذية لمُقترحك حتى ولو لم يُطلب منك ذلك، حيث تقوم بعرض الخطة على رئيس المجلس إذا ما تم الموافقة على مُقترحك.

المصادر

1. ↑ http://empowerla.org/wp-content/uploads/2012/04/Condensed_Roberts_Rules_of_Order.pdf
2. ↑ https://soasunion.org/democracy/writeamotion/
3. ↑ https://soasunion.org/democracy/writeamotion/
4. ↑ http://www.robertsrules.org/rulesintro.htm
5. ↑ https://soasunion.org/democracy/writeamotion/
6. ↑ https://soasunion.org/democracy/writeamotion/
7. ↑ http://empowerla.org/wp-content/uploads/2012/04/Condensed_Roberts_Rules_of_Order.pdf
8. ↑ http://empowerla.org/wp-content/uploads/2012/04/Condensed_Roberts_Rules_of_Order.pdf
9. ↑ http://www.robertsrules.org/rulesintro.htm