كتابة تقرير المشكلة

إن تقرير المشكلة هو بيان مكتوب مختصر يأتى عادة في مقدمة تقرير أو اقتراح لشرح المشكلة أو لإصدار وثيقة معنونه للقارئ. وبصفة عامة، فإن تقرير المشكلة يوضح الخطوط العريضة والحقائق الأساسية لها، ويشرح أهمية هذه المشكلة، ولإيجاد حلول سريعة ومباشرة بأسرع وقت ممكن. غالباً ما يُستخدم تقرير المشكلة في عالم الأعمال لأغراض التخطيط إلا أنه مطلوب أيضا في المواقف الأكاديمية كجزء من تقرير أسلوب الاقتراح أو كتابة مشروع. انظر إلى الخطوة رقم 1 لتبدأ في كتابة تقرير المشكلة الخاص بك!

طريقة1

كتابة تقريرالمشكلة الخاص بك

1. 
   1
   صف حالة "مثالية" للأمور. هناك الكثير من الطرق المختلفة لكتابة تقرير المشكلة – توصى بعض المصادر بالانطلاق مباشرة نحو المشكلة نفسها، بينما يوصي آخرون بتوفير إطار خلفية المشكلة أولاً ومن ثم تكون المشكلة (وحلها) أسهل لأن يفهمها القارئ. إذا كنت غير متأكد إطلاقاً من كيفية البدء في كتابة مثل هذه التقارير، اختر الخيار الثاني. بينما ينبغي أن تكون كل قطعة موجزة مفهومة جيداً. ابدأ بوصف كيف ينبغي للأشياء أن تعمل. وقبل أن تبدأ حتى في ذكر مشكلتك، اشرح في بعض الجمل القليلة كيف لتكون الأمور إن لم تكن هذه المشكلة موجودة.

   • على سبيل المثال، دعنا نقول بأننا نعمل في شركة طيران كبرى وقد لاحظنا أن الطريقة التي يصعد بها الركاب على متن طائراتنا هو استخدام غير فعال للوقت والموارد. وفي هذه الحالة، قد نستهل تقرير مشكلتنا بوصف وضع مثالي حيث لا يكون فيه نظام الصعود على الطائرة غير كفء والذي يجب على الشركة أن تهدف إليه، مثل هذا: "ينبغي أن تهدف بروتوكولات الصعود المستخدمة في الخطوط الجوية ABC إلى إيصال ركاب كل رحلة على متن الطائرة بسرعة وكفاءة بحيث يمكن للطائرة أن تقلع بأسرع ما يُمكن. كمايجب أن تتم عملية الصعود بكفاءة استخدام الوقت وينبغي أيضا أن تكون واضحةً كفاية لتكون سهلة الفهم لجميع الركاب".
2. 
   2
   اشرح مشكلتك. فعلى حد قول المخترع تشارلز كيترينج, "تحديد المشكلة يُعادل نصف حلها." ^[١]واحد من أهم الأهداف لأى تقرير مشكلة (إن لم يكن الهدف الأكثر أهمية) هو أن توضح المشكلة الموجهة للقارئ بطريقة تكون واضحة، ومباشرة، وسهلة الفهم. لخص بإيجاز المشكلة التي تنوى حلها – فهذا يوصل إلى قلب القضية على الفور ويُحرك أهم المعلومات في المشكلة إلىالواجهة، حيث تكون أكثر وضوحا. إذا كنت قد ذكرت وصف "مثالي" للأمور كما هو مقترح في الأعلى، قد تحتاج إلى أن تبدأ جملتك بصيغة مثل "مع ذلك، ..." أو "لسوء الحظ، ..." لتُظهر أن المشكلة التي قد حددتها تمنع الرؤية المثالية من أن تكون حقيقة.

   • دعونا نعتقد بأننا قد قمنا بتطوير نظام أسرع، وأكثر كفاءة لصعود الركاب على متن طائراتنا من نظام الجلوس "الخلف إلى الأمام". وفى هذه الحالة، قد نستمر مع بعض الجمل، مثل "مع ذلك،إن النظام الحالي لصعود الركاب للخطوط الجوية ABC هو استخدام غير فعال لوقت الشركة ومصادرها. بإضاعة ساعات عمل الموظفين، فان نظام الصعود الحالي يجعل الشركة أقل تنافسية، ومن خلال المساهمة في عملية الصعود البطيئة، تخلق صورة العلامة التجارية السلبية."
3. 
   3
   اشرح التكاليف المادية لمشكلتك. بعد فترة وجيزة من ذكر مشكلتك، ستحتاج إلى أن تشرح أهمية المشكلة ولِم هي مشكلة كبيرة– فبعد كل شيء، ليس لدى أحد الوقت أو الموارد لأن يحاول أن يحل كل مشكلة صغيرة. ففي الأعمال، دائما ما يكون المال بيت القصيد تقريباً، لذلك فأنت ستحتاج إلى تسليط الضوء على الأثر المالي لمشكلتك على الشركة أو المنظمة التي تكتب لها، هل المشكلة التي تناقشها تمنع عملك من تحقيق ربح أكثر؟ هل هذه المشكلة تُكلف عملك مالاً؟ هل يُشوه صورة العلامة التجارية الخاصة بك ومن هذا فانه يُكلف عملك مالا بطريقة غير مباشرة؟ كن محدداً ودقيقاً حيال العبء المالي لمشكلتك – حاول أن تحدد مبلغ محدد من الدولارات (أو بتقديرات مدعمه جيداً) لتكلفة مشكلتك.

   • بالنسبة لمثال شركة الطيران، قد نُشرع في شرح التكلفة المالية للمشكلة بهذه الطريقة: "يمثل عدم كفاءة نظام الصعود الحالي عبئاً مالياً كبيراً للشركة. ففي المتوسط، يُهدر نظام الصعود الحالي أربع دقائق تقريباً كل دورة صعود، مما يؤدي إلى ضياع مجمل 20 ساعة عمل يومياً على مستوي كل رحلات ABC. وهذا يُمثل مضيعة لما يقرب من 400 دولار يومياً، أو 146,000 دولار سنويا."
4. 
   4
   عمل نسخة احتياطية من ادعاءاتك. بغض النظر عن مقدار المال الذي تحمله شركتك بسبب هذه المشكلة، إذا لم تستطع أن تدعم ادعاءاتك بأدلة معقولة، فقد لا يؤخذ هذا التقرير على محمل الجد. وبمجرد البدء في إعداد ادعاءات محددة حول مدي خطورة مشكلتك، ستحتاج إلى أن تبدأ دعم بيانك بالأدلة. وفي بعض الحالات، قد يكون هذا من بحثك الخاص، من بيانات من دراسة مشاريع متصلة بالأمر، أو حتى من مصادر طرف ثالث حسن السمعة.

   • في بعض الحالات الأكاديمية والشركات، قد تحتاج إلىتدعيم تقرير مشكلتك بالمراجع الواضحة، بينما في حالات أخري, قد يكون كافياً أن تستخدم الهوامشببساطة ، أو شكل آخر من أشكال الاختصار للمراجع الخاصة بك. إن لم تكن متأكداً مما تفعله، اطلب من رئيسك أو معلمك مشورة.
   • دعونا نعيد النظر في الجمل التي استخدمناها في الخطوة السابقة. فهم يصفون تكلفة المشكلة، لكن لم يُفسروا كيف وُجدت هذه المشكلة. الشرح الأكثر دقة قد يشملهذا:"...استنادا إلى بيانات تعقب الأداء الداخلي ،^[1] on في المتوسط، يهدر نظام الصعود الحالي ما يقارب أربع دقائق في دورة الصعود، مما يؤدى إلي مجموع 20 ساعة عمل مُهدرة في اليوم على مستوى كل رحلات ABC. ويتقاضى رجل مبنى الركاب بمعدل 20 دولارفي الساعة، لذلك فهذا يُمثل إهدار لما يقرب من 400 دولار في اليوم الواحد، أو 146,000 دولار سنوياً. لاحظ الهامش فيتقريرالمشكلة الحقيقي، قد يتوافق هذا مع مرجع أو ملحق يتضمن البيانات المذكورة.
5. 
   5
   اقترح حلاً. عندما تُوضح "ما" هي المشكلة و "لماذا" هي مهمة للغاية، امضِ قدماًفي شرح "كيف" تقترح أن تتعامل مع هذه المشكلة. كما هو الحال مع البيان المبدئي لمشكلتك، يجب أن يُكتب تفسير حلك واضحاً وموجزاً قدر الإمكان. تشبث بالمفاهيم الكبيرة،المهمة، المحددة واترك أي تفاصيل صغيرة لوقت لاحق– سيكون لديك الكثير من الفرص للدخول في كل جانب صغير من حلك المقترح في نص اقتراحك..

   • في مثالنا لشركة الطيران، حلنا لمشكلة الممارسات غير الفعالة للصعود هو هذا النظام الجديد الذي اكتشفناه، ولذلك فعلينا التوضيح بإيجاز الخطوط العريضة لهذا النظام الجديد بدون الدخول في التفاصيل الثانوية. قد نقول شيئاُ مثل هذا، "إن استخدام نظام الصعود المعدل الذي اقترحه الدكتور إدواردرايت من معهد كولوارد لكفاءة الأعمال والذي يقضي بصعود الركاب على متن الطائرة من الجانبين وليس من الخلف إلى الأمام، مما يمكن للخطوط الجوية ABC القضاء علي الأربع دقائق الضائعة. "وبعد ذلك قد ندخل في شرح الجوهر الأساسي للنظام الجديد، إلا أننا لن نستخدم أكثر من جملة أو جملتين لفعل هذا، حيث سيكون "جوهر تحليلنا في نص الاقتراح."
6. 
   6
   اشرح فوائد الحل. مرة ثانية، الآن قد أخبرت قُرائك ما الذي ينبغي أن نقوم به حيال المشكلة، إنه لأمر جيد جداً لأن تُفسر لماذا يكون هذا الحل هو فكرة جيدة. ولأن الأعمال تحاول دائما زيادة كفاءتها وكسب المزيد من المال، ستحتاج أن تركز بصفة أساسية على الأثر المالي لحلك – والذي يقلل النفقات، وسيولد أشكالاً جديدة من الإيرادات، وما إلى ذلك. تستطيع أيضا أن تشرح الفوائد غير الملموسة، مثل نيل رضا العملاء، إلا أن كل تفسيرك لا ينبغي أن يكون أطول من بضع جمل في فقرة.

   • فيمثالنا، قد نصف بإيجازكيف بإمكان شركتنا أن تستفيد من المال الذي وُفر في حلنا. قد تعمل بعض الجمل في هذا الاتجاه: "تتأهب شركتنا للاستفادة بشكل كبير من اعتماد البرنامج الجديد للصعود. على سبيل المثال،إن 146,000 دولارتوفيريات سنوية مقدرة يمكن إعادة توجيهها لمصدر دخل جديد، مثل توسيع رحلاتها المختارة إلى أسواق يكثر عليها الطلب. بالإضافة إلى ذلك، بكوننا سنكون أول شركة طيران أميركية تعتمد هذا الحل، كما تتأهب ABCللحصول على اعتراف هام بأنها قطاع مُنظم في مجالات القيمة والراحة."
7. 
   7
   اختم بتلخيص المشكلة والحل. بعد أن قدمت رؤية مثالية لشركتك، وصورت المشكلة التي تمنع شركتك من تحقيق هذه المثالية، واقترحت حلاً، قد انتهيت تقريبا. وكل ما تبقى للقيام به هو أن أُنهي بملخص من النقاشات الرئيسية التي تسمح لك بالانتقال بسهولة إلى النص الرئيسي لمقترحك. ليست هناك حاجة لجعل هذا الملخص طويلا عما يجب أن يكون عليه –حاول أن تُوضح، فقط في بضع جمل الجوهر الأساسي لما قد وصفته في بيان مشكلتك والنهج الذي تنوي أن تسلكه في متن النص.

   • في مثالنا لشركة الطيران، قد نختم بمثل هذا: "إن تحسين بروتوكول الصعود الحالي أو اعتماد اخر جديد، أكثر فعالية هو أمر حاسم لاستمرار الوضع التنافسي للشركة. في هذا الاقتراح، إن بروتوكولات الصعود البديلة المطورة من قبل دكتور رايت تم تحليل مدى جدواها والخطوات المقترحة للتنفيذ الفعال." هذا يُلخص النقطة الرئيسية لبيان المشكلة – أن إجراء الصعود الحالي ليس على ما يرام وأن هذا الجديد حل أفضل – بل ويُخبر القارئ ما يُتوقع إذا أكمل القراءة."
8. 
   8
   بالنسبة للعمل الأكاديمي، لا تنس أطروحة بيان. عندما تُضطر إلى كتابة بيان مشكلة لمدرسة، وليس من أجل عمل، سيكون الأمر نفسه إلى حد ما، لكن قد يكون هناك عناصر إضافية ستحتاج إلى أن تضعها في الاعتبار لأن تضمن درجة جيدة. على سبيل المثال، كثير من الفصول المؤلفة تتطلب منك أن تتضمن أطروحة بيان (تسمي أحيانا "أطروحة") هي جملة واحدة تلخص نقاشك كله،تلخيص لعناصرها المجردة. تحدد أطروحة البيان الجيدة كلا من المشكلة والحل بإيجاز ووضوح بقدر الإمكان.

   • على سبيل المثال، دعنا نقول بأننا نكتب ورقة عن مشكلة الشركات التي تبيع مقالات مكتوبة مسبقًا و\أو تقليد أعمال للطلاب للشراء وأن يحولوه كأنه عملهم الخاص. طبقاً لأطروحة بياننا، قد نستخدم هذه الجملة، التي تقر المشكلة والحل الذي على وشك أن نقترحه: "إن ممارسة شراء المقالات الأكاديمية، الأمر الذي يقوض عملية التعلم ويعطي ميزة للطلاب الأثرياء، يمكن مكافحته بتوفير أدوات تحليل رقمية أقوى للأساتذة."
   • تطلب بعض الفصول منك أن تضع جملة الأطروحة في مكان محدد من بيان مشكلتك (على سبيل المثال، إما في الجملة الأولي أو في الجملة الأخيرة). أوقات أخرى، ستمتلك مزيد من الحرية – تحقق مع معلمك إن لم تكن متأكدًا.
9. 
   9
   اتبع نفس الطريقة مع المشاكل المفاهيمية. ليست كل بيانات المشاكل ستكون للتعامل السندي مع المشاكل الملموسة، العملية. خاصة في المشاكل الأكاديمية وخاصة في الإنسانيات، ستتعامل مع المشاكل المفاهيمية–إن المشاكل التي لها علاقة مع الطريقة التي نفكر بها تجاه الأفكار المجردة. في هذه الحالات، لا يزال بإمكانك استخدام نفس الإطار الرئيسي لبيان المشكلة لأن تقدم المشكلة في متناول اليد (في حين أن هناك تحول بعيد واضح عن التركيز في الأعمال). في كلمات أخرى، ستحتاج إلى تحدد المشكلة (بالنسبة للمشاكل المفاهيمية، فانه غالباً ما سيكون هذه الفكرة ليست مفهومة جيدًا)، اشرح لم تُهم المشكلة، اشرح كيف تُخطط لحل المشكلة، ولخص كل هذا في خاتمة.

   • على سبيل المثال، دعنا نقول بأنه قد طُلب منا بيان مشكلة لتقرير حول أهمية الرمزية الدينية في كتاب "الإخوة كارامازوف" لـ فيودوردوستوفسكى. في هذه الحالة، يجب أن يُوضح بيان مشكلتنا بعض الجوانب التي يساء فهمها للرمزية الدينية فيالرواية، وشرح لم يُهم هذا (على سبيل المثال، قد نقول إنه بفهم أفضل للرمزية الدينية فيالرواية،يمكن رسم رؤى جديدة من الكتاب)، وأن تجهز كيف نخطط لدعم هذا النقاش.

طريقة2

تصقيل تقرير مشكلتك

1. 
   1
   كن موجزاً. إن كان هناك شيئا واحداً يؤخذ في الاعتبار عند كتابة بيان المشكلة، فهذا هو. لا ينبغي أن يكون بيان المشكلة أطول مما يجي أن تكون لإنجاز مهمتهم وطرح المشكلة وحلها للقارئ. ينبغيألا تُهدر أي جملة. كما يجب أن تُحذف أي جملة لا تساهم بشكل مباشر في تحقيق أهداف بيان المشكلة. استخدم لغة واضحة، ومباشرة. لا تتعرقل في تفاصيل صغيرة – يجب أن يتعامل بيان المشكلة فقط مع أساسيات مشكلتك وحلها. بشكل عام،حافظ علي بيان مشكلتك قصيرة بقدر الإمكان بدون التضحية ببلاغيتها.

   • إن تقرير المشكلة ليست مكانا لإضافة تعليقك الشخصي الخاص بك أو "ما تفضله"، فهذا يجعل تقرير مشكلتك أطول ولغرض غير عملي. قد تتاح أو لا تتاح لك الفرصة لتكون أكثر إطنابافي نص وثيقتك، تبعاُ لجدية موضوعك والحضور.
2. 
   2
   اكتب للحضور. عند إعداد تقرير المشكلة، انه من المهم أن تتذكر بأنك تكتب لشخص اخر، وليس لنفسك. حضور مختلف سيمتلك قواعد مختلفة للمعرفة، أسباب مختلفة للقراءة، ومواقف مختلفة تجاه مشكلتك،لذلك حاول أن تضع الحضور المقصود في الاعتبار وأنت تكتب. تريد أن تجعل تقرير مشكلتك واضح وسهل الفهم لحضورك قدر الإمكان، مما يعنى أنه قد تحتاج إلى تغير اللهجة،الأسلوب، وتغيير الإلقاء من فرد من الحضور لآخر. كلما تكتب، حاول أن تسأل نفسك أسئلة مثل :

   • "لمن أكتب تحديدا؟"
   • "لماذا أتناول هذا مع الحضور؟"
   • "هل يعلم هذا الحاضر نفس كل المصطلحات والمفاهيم كما أعرفها أنا؟"
   • "هل يشارك الحضور نفس الموقف تجاه المشكلة كما أفعل أنا؟"
   • "لماذا يجب أن يهتم حضوري بهذه المشكلة؟"
3. 
   3
   لا تستخدم الرطانة بدون أن تُعرفها. وكما ذُكر فيالأعلى، يجب أن تُكتب بيان مشكلتك لتكون سهلة الفهم للحضور قدر الإمكان. هذا يعنى أنه،إذا لم تكن تكتب لحضور تقني من المرجح له أن يكون على دراية بمصطلحات المجال الذي تكتب عنه، ستحتاج أن تتجنب استخدام المصطلحات التقنية بشكل كبير والتأكد من أنك تُعرف كل مصطلح أنت تستخدمه. لا تصنع أبدًا الافتراض بأن حضورك لديهم بالفعل كل المعرفة التقنية التي تعرفها أنت أو تخاطر بإبعادهم وخسارة القراء بمجرد مواجهتهم المعلومات والمصطلحات الذين لا يعرفونها.

   • على سبيل المثال، إن كنا نكتب إلى مجلس أطباء تعليم عال، قد يكون صحيًا لأن نفترض أنهم سيعرفون ما الذي سيعنيه مصطلح طبي كـ"السنع". ومع ذلك، إن كنا نكتب لجمهور مكون من كل من أطباء ومستثمري المستشفى الأثرياء الذين قد يكونون دُربوا طبيا أو لا، ستكون فكرة جيدة لإدخال كلمة "السنع" بتعريفها – العظمة التي بين المفصلين الأولين من الإصبع.
4. 
   4
   الزم مشكلة ضيقة، ومحددة. أفضل بيانات المشكلة ليس الممتد، قطع الكتابة المشتتة. بدلا من ذلك، فأفضل البيانات تركز على مشكلة واحدة، سهل التعرف عليها وحلها. عموماً، الموضوعات المحددة هي أسهل للكتابة بشكل مقنع عن الموضوعات الكبيرة،المبهمة، لذلك كلما أمكن، ستحتاج إلى الحفاظ على نطاق بيان مشكلتك مُركز عليه جيدًا (وبالتالي نص وثيقتك). إذا جعل هذا بيان مشكلتك قصيرًا (أو نص وثيقتك)، هذا عادة شيء جيد (عدا في الحالات الأكاديمية حيث ان لديك حدود دنيوية صفحات مهمتك).

   • قاعدة جديدة من التجربة هي أن تعالك المشكلة التي تستطيع حلها نهائيا بما لا يدع مجالا للشك. ان لم تكن متأكداً من الحل النهائيالذي سيحل مشكلتك برمتها، فقد تحتاج إلى أن تُضيق نطاق مشروعك وأن تُغير بيان مشكلتك لتعكس هذا التركيز الجديد.
   • ولتحتفظ بنطاق بيان مشكلة تحت السيطرة، من الممكن أن يكون مفيدا أن تنتظر حتى الانتهاء نص الوثيقة أو الاقتراح حتى تكتب بيان المشكلة. وفي هذه الحالة، وعندما نكتب بيان مشكلتنا، من الممكن لنا أن نستخدم وثيقتنا الفعلية كدليل ومن ثم لا نُضطر إلى تخمين الموضوع الذي "قد" نغطيه عندما نكتب البيان.
5. 
   5
   تذكر "الخمس أسئلة". يجب أن يكون بيان المشكلة مفيداُ قدر الإمكانفي أقل كلمات ممكنة، وينبغي ألا يُخاض في التفاصيل الصغيرة. إن كنت في شك مطلق مما ستكتبه في بيان مشكلتك، فإنها فكرة جيدة لأن تُجيب عن الخمس أسئلة ("من، ما، أبن، متى، "و"لماذا")، بالإضافة إلى "كيف". إن تناول الخمس أسئلة يُعطى قارئك مستوى أساسي من المعرفة لفهم المشكلة والحل بدون الوطء إلى مستويات غير ضرورية من التفاصيل.

   • على سبيل المثال، إذا كنت تكتب بيان مشكلة لاقتراح تطوير مبني جديد لمجس مدينتك المحلي، قد تتناول الخمس أسئلة مفسراً "من" سيُفيد التطوير، "ما الذي" يتطلب التطوير، "أين" ينبغي أن يكون التطوير، "متي" يجب أن يبدأ البناء، و"لماذا" يكون تطوير المبنى.
6. 
   6
   استخدم صوتًا رسميًا. دائما ما تُستخدم بيان المشاكل في المقترحات والمشاريع الجدية. وبسبب هذا، فأنت تريد أن تستخدم أسلوبًا رسميًا، مفخمًا للكتابة في بيان المشكلة (نفس النمط المأمول استخدامه لنص الوثيقة). حافظ على كتابتك واضحة، وبسيطة، ومباشرة. لا تحاول كسب القارئ عن طريق اتباع لهجة حميمية أو عارضة في بيان مشكلتك. لا تستخدم الفكاهة أو المزاح. لا تُشرك التعليقات الجانبية التي لا طائل لها أو الحكايات. لا تستخدم العامية أو اللغة الدارجة. بيانات المشكلة الجيدة لديها عملاً لتنجزه ولا تُهدر وقتا أو حبراً على محتوي غير هام.

   • عادة ما يكون أقرب ما تستطيع أن تضمه بصورة بحتة "التسلية" في محتوى في مقال أكاديمي في العلوم الإنسانية. هنا، وفى بعض الأحيان، من الممكن لتقارير المشاكل أن تبدأ باقتباسات أو عبارات مأثورة. وحتى في هذه الحالات،ينبغي أن تكون هناك علاقة بين الاقتباس والمشكلة التي يجرى مناقشتها ويتم كتابة باقي بيان المشكلة بصوت رسمي.
7. 
   7
   صحح دائمًا الأخطاء. هذا "واجب" لجميع أشكال الكتابة الجدية – لم يتواجد أي مشروع أولى لم يخضع للعين الدقيقة لمدقق لغوى جيد. وعندما تنتهي من بيان مشكلتك، اقرأه قراءة سريعة. هل يبدوا بأنه "يسرى" بطريقة جيدة؟ هل يُقدم أفكاره بطريقة متسقة؟ هل يبدوا بأنه منظم منطقيًا؟ إن كانت الإجابة لا، قم بهذه التغييرات الآن. وعندما ترتضى أخيرًا بمحتوى بيان مشكلتك، ضاعف التحقق من التدقيق الإملائي، والنحوي، وأخطاء التنسيق.

   • لن تندم أبداً على أن تعيد قراءة بيان مشكلتك قبل أن تُقدمه. لأنه، وبطبيعة الحال، فإن بيان المشكلة عادة ما يكون الجزء الأول لاقتراح أو تقرير يقرأه شخص ما، وأي أخطاء هنا خصيصًا ستكون محرجة لك ولها أن تعكس سلبًا على وثيقتك بأكملها.

المصادر

1. ↑ http://www.levyinnovation.com/a-problem-well-stated-is-half-solved