كيفية كتابة تقارير العمل

تقارير الأعمال هي إحدى أكثر الطرق فعاليةً للتواصل في عالم الأعمال اليوم. رغم أن أهداف تقارير الأعمال واسعة المدى إلا أنه يمكن لرجال الأعمال أو الأفراد استخدامها لاتخاذ قرارات هامة. عليك أن تفهم أولًا ماهية تقرير العمل وكيفية استخدامه لكتابة تقرير فعال.

طريقة1

اتخاذ قرار بشأن نوع التقرير الذي ستكتبه

1. 
   1
   قدم فكرة. يسمى التقرير الذي يقدم فكرةً تقرير توصية /تفسير. يمكنك استخدام هذه التقارير لتقديم اقتراحات للإدارة أو صناع القرارات المهمين. يحتوي هذا التقرير بشكل نموذجي على هيكل وموجز بحيث يوضح الموجز طلبك ويتعمق هيكل التقرير إلى المنافع والتكاليف والمخاطر إلخ، المرتبطة بطلبك.

   • قد تريد طابعةً ثلاثية الأبعاد لشعبتك مثلًا لذا ستكتب تقرير توصية/ تفسير لمديرك لتطلب الطابعة من فريق الإدارة بشكل رسمي لإقناعه بطلبك.
2. 
   2
   قدم المخاطر المرتبطة بفرصة معينة. يساعد التقرير الاستقصائي على تحديد المخاطر المرتبطة بمجموعة أفعال معينة وهذا النوع من التقارير رائعٌ لمساعدة الشركة على استباق النتائج. سيحتوي التقرير على مقدمة وهيكل وخاتمة بحيث توضح المقدمة المشكلة التي يجري بحثها ويستخدم الهيكل لمناقشة حقائق ونتائج البحث والخاتمة للتلخيص.

   • لنقل مثلًا بأن الشركة الدوائية س تريد إنشاء شراكة مع الشركة الدوائية ص لكن لديها بعض المخاوف. لا تريد الشركة س أن تدخل في شراكة مع شركة تواجه مشاكل ماليةً في الوقت الحالي أو سبق وكانت لديها مشاكل مالية فيما سبق. تجري الشركة س بحثًا وتستخدم تقريرًا استقصائيًا لمناقشة المعلومات المالية العميقة الخاصة بالشركة ص ومدرائها.
3. 
   3
   قدم معلومات بالالتزام لهيئة حاكمة. يساعد هذا التقرير المسمى تقرير الالتزام الشركات على إظهار مسؤوليتها. تستخدم الشركة تقرير الالتزام لإظهار دليل لجهة حاكمة (مدينة أو ولاية أو حكومة فيدرالية إلخ) على اتباعها جميع القواعد والقوانين القابلة للتطبيق وأنها تنفق المال بطريقة ملائمة. يحتوي التقرير على مقدمة وهيكل وخاتمة بحيث تشمل المقدمة نظرةً عامةً على الأجزاء الرئيسية للتقرير، ويحتوي الهيكل على البيانات والحقائق الدقيقة التي تحتاج الوحدة التنظيمية لمعرفتها، ثم تستخدم الخاتمة للتلخيص.

   • احتاج CALPERS (النظام العام لتقاعد الموظفين في كاليفورنيا) مثلًا أن يظهر للجنة الإدارة أنه قد اتبع جميع القوانين والقواعد المطبقة في 2010 وقد وضع تقرير التزام سنوي ليوضح أنشطته خلال العام.
4. 
   4
   تقديم دراسة جدوى عن فكرة أو مشروع مقترح. يسمى التقرير الاستطلاعي المستخدم لتحديد ما إذا كانت فكرةٌ ما ستنجح تقرير دراسة الجدوى. يجب أن يحتوي التقرير على موجز وهيكل بحيث يقدم الموجز الفكرة ويغطي الهيكل المنافع والمشاكل المحتملة والتكاليف المرتبطة بهذه الفكرة المقترحة إلخ. قد تستخدم شركةٌ ما دراسة الجدوى لاستطلاع أسئلة مثل الآتي:

   • هل يمكن إتمام هذا المشروع في نطاق ميزانيته؟
   • هل سيكون المشروع مربحًا؟
   • هل يمكن إتمام هذا المشروع في الإطار الزمني المخصص له؟
5. 
   5
   قدم بحثًا موجودًا في دراسة. يقدم تقرير أبحاث الدراسات بحثًا عن قضية أو مشكلة ما. إنه بمثابة نظرة متعمقة على مشكلة دقيقة للغاية، ويجب أن يحتوي التقرير على تلخيص (موجز) ومقدمة وأساليب ونتائج وخاتمة وتوصية، كذلك يجب أن يستشهد بالدراسة أو الدراسات المعنية.

   • قد يجري العمل دراسةً على نطاق الشركة عن منع التدخين في ردهة الموظفين مثلًا، وعلى الشخص الذي يكتب الدراسة وضع تقرير بحث دراسات.
6. 
   6
   يساعد الشركة على تحسين سياساتها أو منتجاتها أو عملياتها عبر المراقبة المستمرة. يسمى هذا التقرير التقرير الدوري ويكتب على فترات محددة أي أسبوعيًا أو شهريًا أو ربع سنوي إلخ. قد يختبر الكفاءة أو الربح أو الخسارة أو أي مقياس آخر خلال الفترة المختارة.

   • قد يقدم ممثل المبيعات الدوائية مثلًا ملخصًا شهريًا عن طلبات مبيعاته.
7. 
   7
   تقريرٌ عن موقف محدد. يتطلب الموقف المحدد تقرير موقعي بعكس الحال في تقارير الفترات الثابتة. يمكن أن تكون الحالة بسيطةً كالمعلومات المقدمة في مؤتمر أو معقدةً كتقرير عن الاستجابة لكارثة طبيعية. تحتوي هذه التقارير على مقدمة وهيكل وخاتمة. استخدم المقدمة لتعريف الحدث واعرض ما تقوم بتغطيته باختصار في هيكل التقرير، ثم تناقش الخاتمة الأفعال الضرورية أو المتخذة في هذا الموقف.

   • سوف تريد الهيئة الحاكمة للولاية تقريرًا موقعيًا بعد حدوث إعصار مثلًا.
8. 
   8
   قدم عدة حلول لمشكلة أو موقف ما. يقيم التقرير المعياري عدة حلول محتملة لموقف ما حيث ينصح الكاتب بمجموعة محددة من الأفعال بناءً على النتائج. يجب أن يحتوي هذا التقرير على مقدمة وهيكل وخاتمة بحيث تذكر المقدمة هدف التقرير ويقدم الهيكل الموقف أو المشكلة متبوعةً بالحلول أو البدائل المحتملة، ثم تظهر الخاتمة أفضل الحلول أو البدائل.

   • تريد شركة ABC المحدودة لتصنيع السيارات افتتاح مصنع جديد في آسيا مثلًا. قد يقلص التقرير الخيارات إلى ثلاثة بلدان بناءً على احتياجات الشركة. سيختتم التقرير بتوضيح أي من البلدان الثلاثة تمثل أفضل موقع للمصنع الجديد.

طريقة2

كتابة تقرير الأعمال

1. 
   1
   حدد هدفك وصياغتك. اسأل نفسك عما تريد للتقرير تحقيقه.^[١] اختر نوع التقرير من القائمة المذكورة أعلاه حسب الهدف المرجو.

   • يجب أن تجعل هدفك موجزًا بغض النظر عن الإجابة. سوف تربك قراءك فحسب إذا كان التقرير فوضويًا مما يشكل ضررًا على مصداقيته.
   • قد ترغب في تلقي ميزانية دعاية أكبر لقسمك على سبيل المثال، وهنا يجب أن يركز التقرير على ميزانية الدعاية الحالية وكيف يمكنك استخدام الميزانية الأكبر بطريقة فعالة.
2. 
   2
   حدد قراءك. قد يشمل قراءك طرفًا خارجيًا (شخصًا لا يعمل في شركتك) أو شخصًا في مؤسستك، لذا ضع في اعتبارك مرفة القارئ بالموضوع المقصود، كذلك فكر في كيفية استخدامه للمعلومات الموجودة في التقرير.^[٢]

   • تذكر أنه ما من شيء أهم من المال بالنسبة للشركة أو العميل بغض النظر عن قرائك.
   • يمكن القول مثلًا بأنك تريد تطبيق برنامج لمشاركة الوظائف في شعبتك لذا فأنت تقرر أن قراءك المستهدفين سيكونون مدير الموارد البشرية في الشركة والمدير التنفيذي ومدير العمليات. ضع في اعتبارك مقدار ما يعرفونه بالفعل عن برامج مشاركة الوظائف وستحدد الإجابة نبرة التقرير. سيكون التقرير معلوماتيًا وتخطيطيًا إذا لم يكن قد سبق لشركتك وضع برامج مشاركة الوظائف في الاعتبار، أما إذا كان العكس فسيكون تقريرك أقل معلوماتيةً وأكثر إقناعًا.
3. 
   3
   حدد ما عليك معرفته. لا تعد الكتابة الجزء الأصعب في كتابة تقرير الأعمال، بل إنشاء خاتمة وجمع البيانات الضرورية لدعمها. يتضمن هذا مجموعةً متنوعةً من المهارات بما فيها جمع البيانات وتحليل السوق. ما الذي عليك معرفته – وكذلك الإدارة في النهاية – لاتخاذ قرار عن علم بشأن الموضوع ؟
4. 
   4
   اجمع البيانات المناسبة لتقريرك. من المهم أن تبحث عن بياناتك جيدًا وإلا فإنك تجازف بفقدان المصداقية. ستعتمد عملية جمع البيانات نفسها على نوع التقرير الذي تكتبه. تأكد من أن تكون عوامل البيانات التي تختارها موجزةً ومتصلةً بموضوع التقرير.

   • ربما تأتي البيانات من الداخل مما يعني أنك ستتمكن من جمعها بسرعة. يفترض أن تكون الأشكال التوضيحية للمبيعات متاحةً بمكالمة هاتفية لقسم المبيعات مثلًا بما يعني أنه يمكنك تلقي بياناتك وإدخالها في التقرير بسرعة.
   • قد تكون البيانات الخارجية متاحةً أيضًا من الداخل. إذا كان هناك قسمٌ يقوم بجمع البيانات لتحليل العملاء فاستعره منهم. ليس عليك إجراء البحث بنفسك حيث يختلف هذا الأمر بين أنواع الأعمال المختلفة لكن كاتب تقرير الأعمال لا يضطر غالبًا لإجراء البحث بنفسه.
   • عليك أن تبحث جميع منافع الفكرة المقترحة وتدمج البحث في تقريرك إذا كنت تكتب تقرير توصية/ تفسير مثلًا.
5. 
   5
   نظم التقرير واكتبه. تعتمد كيفية تنظيمك للتقرير على هدفك حيث أنه عليك تنظيم تقرير الالتزام بشكل مختلف عن دراسة الجدوى مثلًا. يمكنك أن تكتب المحتوى حين يصبح لديك فكرةٌ عن الكيفية التي تريد تنظيم تقريرك بها.

   • قم بتقسيم البيانات ذات الصلة إلى أقسام منفصلة حيث أنه لا يمكن لتقرير الأعمال أن يكون فيضًا من المعلومات والرسوم التوضيحية، لذا فإن تنظيم البيانات في أقسام منفصلة هو مفتاح نجاح تقرير الأعمال المكتوب جيدًا. أبق بيانات المبيعات منفصلةً عن بيانات تحليل العملاء مثلًا ولكل منها عنوانها.
   • نظم التقرير في عناوين مناسبة للأقسام والتي يمكن تصفحها سريعًا كبحث مستقل ولكنها أيضًا تدعم الهدف الأساسي للتقرير.
   • يمكنك العمل على الأقسام بشكل منفصل في الغالب أثناء انتظارك لاكتمال التحليل حيث تعتمد بعضها على تحليلات أو مدخلات من الآخرين.
6. 
   6
   ضع استنتاجات بتوصيات محددة. ضع استنتاجات واضحة تأتي بشكل منطقي تشمل البيانات التي تم فحصها في التقرير. انصح بأفضل الأفعال المبنية على هذه النتائج بوضوح إذا كان ذلك ملائمًا.^[٣]

   • يجب أن تتضمن الأهداف أفعالًا محددةً يمكن قياسها. اكتب أي تغييرات في الوصف الوظيفي أو الخطط الزمنية أو النفقات الضرورية لتطبيق الخطة الجديدة. يجب أن تشير كل عبارة بشكل مباشر إلى الكيفية التي ستساعد بها الطريقة الجديدة على تحقيق الحل/الهدف الموضوع مسبقًا في التقرير.
7. 
   7
   اكتب الملخص التنفيذي. يجب أن يكون الملخص التنفيذي في الصفحة الأولى من التقرير لكنه يجب أن يكون أيضًا آخر ما تكتبه. يجب أن يقدم الملخص التنفيذي اكتشافاتك واستنتاجاتك ويقدم نظرةً عامةً موجزةً للغاية عما سيقرأه المرء وما إذا كان يجب أن يواصل قراءة التقرير كله. إنه أشبه بالعرض القصير لفيلم أو التلخيص لبحث أكاديمي.

   • يشتق الملخص التنفيذي اسمه من كونه الشيء الوحيد الذي قد يقرؤه مديرٌ تنفيذيٌ مشغول. أخبر مديرك بكل الأمور المهمة هنا فيما لا يزيد عن200-300 كلمة. يمكن أن تتم مطالعة بقية التقرير إذا كان مديرك أكثر فضولًا.
8. 
   8
   استخدم الرسوم البيانية إذا لزم الأمر. قد تجد أنه من المفيد تضمين الصور أو المخططات لعرض البيانات الكمية. ^[٤] استخدم الألوان أثناء العرض حيث أنها تجذب مزيدًا من الانتباه وتساعد على تمييز المعلومات. استخدم النقاط التفصيلية متى أمكنك أو الأرقام أو وضع البيانات في مربعات لأنها تفيد في سهولة القراءة. يفصل هذا بياناتك عن بقية التقرير ويساعد في الإشارة لأهميتها.

   • تعتبر الأشكال البصرية بشكل عام فكرة رائعة لتقارير الأعمال لأن الكتابة والبيانات قد تكون جافةً قليلًا بمفردها لكن لا تبالغ في ذلك، حيث يجب أن تكون جميع المخططات البيانية ضروريةً ومتصلةً بالموضوع.
   • استخدم المربعات في الصفحات التي تحوي كثيرًا من النصوص دون جداول أو أشكال حيث يمكن أن تلخص المعلومات الموضوعة في مربعات النقاط الهامة من الصفحة بطريقة فعالة.
9. 
   9
   استشهد بمصادرك عند الضرورة. قد تحتاج لشرح مصدر معلوماتك على حسب نوع البحث الذي قمت به. هدف صفحة المصادر أو قائمة المراجع في تقرير الأعمال هو تقديم مصدر للآخرين إذا رغبوا في تتبع البيانات وإلقاء نظرة عليه.

   • استخدم التنسيق المناسب للاستشهادات في تقريرك بناءً على مجالك.
10. 
    10
    أعد قراءة تقريرك مرتين. قد تعطي الأخطاء النحوية الأساسية أو الإملائية قراءك انطباعًا بأنك لم تبذل جهدًا كافيًا في ذلك التقرير. حتى أن هذه الأخطاء قد تستدعي تساؤلًا عن مصداقية اكتشافاتك، كذلك احرص على أن تقدم معلوماتك بطريقة واضحة وموجزة.^[٥]

    • لا تبالغ في استخدام الكلمات الفخمة أو تجعل جملك أطول من اللازم.
    • تجنب العامية.
    • من المناسب أن تستخدم مصطلحات تقنية أو مفردات تخصصية إذا كان كلًا من التقرير والقراء ذوي صلة وثيقة بمجال محدد، لكن عليك الانتباه كيلا تبالغ في استخدام المصطلحات التقنية والمفردات التخصصية.
    • تُكتَب كتابة الأعمال بشكل عام باستخدام صيغة المجهول وهذه إحدى الحالات القليلة التي تكون فيها صيغة المجهول أفضل من المعلوم في الغالب.
    • يمكن أن تفوت الأخطاء أثناء إعادة قراءة عملك نظرًا لمعرفتك به من الكتابة. فكر في أن تطلب من شخص آخر في قسمك ممن يريدون نجاح التقرير أن يقرأه أيضًا. كن متفتحًا للنقد حيث أن سماع الأخطاء من شريكك في العمل أفضل من سماعها من المدير، لذا راجع كل تعليق من نقد زميلك وأعد كتابة التقرير مع أخذ التعليقات في الاعتبار.
11. 
    11
    إنشاء فهرس محتويات. اجعل تنسيق تقرير الأعمال رسميًا قدر الإمكان بإنشاء فهرس لتسهيل المراجعة والانتقال خلال تقريرك. ضمن كل الأقسام ذات الصلة خاصةً الاستنتاجات والملخصات التنفيذية.
12. 
    12
    غلف تقرير الأعمال الخاص بك. أفضل ما تكمل به تقريرًا وافيًا مبنيًا على بحث جيد هو التغليف المهذب. قد يشمل هذا الملفات أو الأغلفة أو الأوراق الجميلة. المهم هو أن تقرير الأعمال يجب أن يبدو أنيقًا بما يكفي لجذب قرائك لقراءته.

    • ينطبق هذا على أي مخططات أو رسوم متضمنة في التقرير أيضًا.

المصادر

1. ↑ http://wac.colostate.edu/teaching/tipsheets/writing_business_reports.pdf
2. ↑ http://wac.colostate.edu/teaching/tipsheets/writing_business_reports.pdf
3. ↑ http://www.cgu.edu/pages/852.asp
4. ↑ http://hsc.csu.edu.au/business_studies/intro/writing/writing.html
5. ↑ http://hsc.csu.edu.au/business_studies/intro/writing/writing.html