كيفية كتابة خطة استراتيجية للمؤسسات

يُقصد بمصطلح التخطيط الاستراتيجي أن يتم تحديد الغرض من عمل المؤسسة والأهداف الخاصة بها، ومن ثم الطرق المتبعة لتحقيق تلك الأهداف. وفقًا لما سبق، فإن وضع الخطة الاستراتيجية أمر فائق الأهمية لكي تقدر المؤسسة على تسيير أعمالها بطريقة صحيحة، ومن المهم أن يُنظر إلى عملية وضع وتطوير تلك الخطة بالكثير من الجدية والمراعاة والانتباه لأدق التفاصيل. اتبع الخطوات التالية لمعرفة المزيد حول كيفية كتابة خطة استراتيجية للمؤسسات بطريقة صحيحة.

الخطوات

1. 
   1
   تأمل رؤية المؤسسة بالكثير من التركيز والتحليل والفحص. يجب أن تعرف بوضوح ما الذي تعمل من أجله المؤسسة وما هي الآمال التي يُطمح لتحقيقها والدوافع المحركة للعمل. ما هي المسؤوليات كذلك التي تتولاها المؤسسة؟ ما هي الفئة السكانية التي تُقدم الخدمة لها؟ جاوب كذلك على أسئلة المظهر العام والانطباع الذي ترغب في تركه لدى من يراقب عمل المؤسسة وما هي نوعية النمو والتغيير التي ترغب في إحداثها في المجتمع المحيط.
2. 
   2
   اكتب ما يعرف باسم "الرسالة والمهام". جملة الرسالة ليست مجرد لغو نصي، بل كما تؤدي "الرؤية" دور الإلهام والفكر، فإن لبيان/ أو جملة الرسالة أثر بالغ في تلخيص الغرض الأساسي من وجود المؤسسة والدور الذي تلعبه. يمكن القول أن التخطيط الاستراتيجي هو فروع تخرج من جذر أساسي هو "بيان أو جملة الرسالة"، والتي تعمل كمصدرك الدال على الأهداف والموجه لكل خطط وإجراءات المؤسسة، والتي تعود إليها كذلك في محاولاتك لقياس مدى نجاح المؤسسة في تأدية دورها المحدد. واحدة من أمثلة جمل الرسالة: "هدفنا هو أن نكون المؤسسة الرائدة في توريد مستلزمات الحيوانات الأليفة على مستوى مصر والعالم العربي. سوف نحقق ذلك من خلال عمليات البحث والدراسة وتوفير المصادر للعملاء بأفضل سعر وأعلى جودة. نطمح إلى تقديم خدمة أفضل مما يتمناه العملاء بما يحقق لنا تكوين علاقة مميزة مع العملاء."
3. 
   3
   قيم وضعية المؤسسة الحالية. أنت بحاجة إلى رسم مسار يمكنك من تحقيق أهداف مستقبلية، لكن ذلك يفرض في البداية أن ترصد الوضع الحالي وتتفهم أين أنت تحديدًا من الأهداف الخاصة بالمؤسسة، خاصة إذا كانت المؤسسة عاملة بالفعل منذ فترة كبيرة. ضع في اعتبارك النقاط التالية:

   • حدد جوانب القوة والضعف في المؤسسة. دور كبير من الخطة الاستراتيجية التي ستضعها هو أن تتلافى جوانب الضعف وتركز أكثر على نقاط القوة.
   • تعرف على فرص النمو والتطور. قد يكون متاحًا لك عروض من مستثمرين إضافيين أو تتوقع نجاح جهود متضافرة من العمل على تمويل بعض مشاريع المؤسسة. تختلف أهداف المؤسسات ونظم العمل بها، لكن يجب أن يقدر العاملون بها دائمًا على رؤية جوانب التطور والفرص المتاحة التي تمكنهم من تحقيق أهدافهم المنشودة. أدرج تلك الفرص المحتملة في خطتك الاستراتيجية للمؤسسة، مع تركيز جهودك على استغلال والاستفادة من تلك الفرص لأقصى درجة ممكنة.
   • حدد بدقة التهديدات المؤثرة على تحقيق خطتك للنجاح. كما توجد الفرص، توجد كذلك العقبات والمخاطر. قد تأتي الأخيرة على هيئة ركود اقتصادي أو منافسة قوية في سوق الصناعة أو تغير وتحديات في القوانين الحكومية المنظمة. يجب أن تعالج خطتك دائمًا هذا النوع من التحديات والتهديدات بما يضمن قدرتك على التعامل معها ووجود خطط بديلة وحسن تقدير للموقف الصعب وطاقة كافية للتغلب عليه.
4. 
   4
   أدرج العوامل اللازمة لتحقيق النجاح. يجب أن تحتوي الخطط الاستراتيجية على بنود محددة تصف الوضع المثالي الذي يضمن تحقيق النجاح والوصول إلى الأهداف المنشودة.

   • ضع في اعتبارك أربعة نقاط رئيسية عند العمل على تصور أهدافك وتحديد العوامل الداعمة لتحقيقها: "الأهداف الاقتصادية" و"العلاقات مع العملاء" و"آليات التشغيل" و"أعضاء المنظمة/ فريق العمل".
   • بالحديث عن مثال منظمة توريد مستلزمات الحيوانات الأليفة، قد تكون عوامل النجاح التي لا غنى عنها مجموعة عناصر مثل: "علاقات جيدة مع موردي حيوانات أليفة عالية الجودة" و"فريق مميز مختص بخدمة العملاء" و"حضور قوي على شبكة الإنترنت يوفر خدمة على مدار الساعة على مستوى العالم العربي والشرق الأوسط" و"أحدث برامج المحاسبة الإلكترونية" و"فريق بحثي متخصص في اكتشاف أحدث وأروع مستلزمات الحيوانات الأليفة"
5. 
   5
   ضع خطة استراتيجية لتحقيق كل من عوامل النجاح المذكورة. يجب أن يتم ذلك على هيئة خطة مفصلة خطوة بخطوة ويجب أن يُذكر في خطتك بوضوح كل ما يجب القيام به، وفق إطار زمني محدد، مع ذكر بالطبع مقدار الاستثمار، وتعيين الطرف المسؤول عن كل خطوة من تلك الخطوات.
6. 
   6
   قيم أولوية تطبيق الخطط بناءً على أهداف البقاء والنمو. ضع في اعتبارك بداية كل الخطوات الضرورية اللازمة لتحقيق الأهداف التي تعمل المؤسسة لأجلها، لكن كذلك فكر في ترتيب أهمية الوصول لتلك الأهداف. وفقًا لتلك الأولويات، يمكنك وضع جدول زمني مفصل للإجراءات المضمنة في خطة العمل الاستراتيجية. على سبيل المثال، قد يكون لك هدف كبير بامتلاك أسطول من الشاحنات الخاصة المستخدمة في أغراض النقل والتوصيل، لكنه يظل هدف بعيد المدى نظرًا للتكلفة الضخمة التي يحتاج إليها، ولأنك قادر في الوقت الحالي على استخدام خطة بديلة مؤقتة والاعتماد على الجهات الوسيطة العاملة في الشحن والنقل. وفقًا لما سبق، يمكنك أن تعطي الأولوية أكثر لهدف آخر يمكن تحقيقه على المدى القريب أو أكثر أهمية في السياق الكلي لأهداف ورؤية ورسالة المؤسسة. فقه الأولويات واحدة من أهم جوانب الإدارة والتخطيط الذكي؛ لا تنس أبدًا ذلك ولا تحارب على أكثر من جهة وتستنزف طاقات المؤسسة على أهداف كان من الممكن تأجيلها لوقت مناسب أكثر.

أفكار مفيدة

• ستحتاج نوعًا ما إلى إشراك كل أفراد المؤسسة في عملية وضع وتطوير الرؤية والرسالة، وكذلك معرفة تعليقاتهم على خطوات خطط العمل، بدءًا من رؤساء الأقسام العليا ووصولًا إلى الموظفين بدوام جزئي. يساعدك ذلك مبدئيًا على دعم عقلية العمل الجماعي داخل المؤسسة، وتضع أساسًا قويًا للاستقلالية والثقة الذاتية والمساءلة العامة. عمليًا، قد تجد مشاركات بالغة التأثير على وضع خطة استراتيجية أفضل من موظف لم تتوقع في البداية أن يكون لديه ذلك الرأي الثاقب.
• أعد تقييم خطتك الاستراتيجية بوتيرة ثابتة من وقت لآخر لضمان أن الخطة فعالة وتؤدي الغرض منها في السير نحو تحقيق الأهداف قصيرة وطويلة المدى على حد سواء. راجع كذلك توافق الأهداف مع رؤية ورسالة المؤسسة وقيمها التي وجدت من العدم في سبيل تحقيقها. على سبيل المثال، ربما أنه كان من الهام في الماضي توفير جزء من الميزانية لتجهيز طابق جديد من المكاتب للموظفين، لكنك في الوقت الحالي لاحظت أن العمل يسير بوتيرة جيدة عند عمل الموظفين من المنزل عن طريق التواصل الهاتفي أو عبر الإنترنت. بناءً على ما سبق، قد يكون من الأفضل إعادة دراسة الأولويات والتركيز بدلًا من ذلك على هدف أكثر إلحاحًا.