كيفية كتابة مقترح إلى الإدارة

لا يقتصر دورك في مكان عملك على مجرد تأدية مهمة وظيفتك المباشرة فقط لا غير، بل قد تحتاج إلى أن تكون حلقة تواصل بينك وبين الإدارة وأن تفيدهم من خلال خبرتك وملاحظتك للعمل على أرض الواقع في تقديم المقترحات وملاحظات التقييم والنقد الرصينة. يفضل في الجهات الإدارية بدورها أن تثني على هذا النوع من الموظفين وأن تشجع الجميع على التواصل المباشر وتقديم المقترحات والنقد. يمكنك من خلال تلك التقارير اقتراح تحسينات على إجراءات سير العمل أو الخيارات المتاحة لمضاعفة الدخل أو طرق الترشيد وتوفير النفقات. يجب عليك كذلك أن تسارع بكتابة تقارير المقترحات العاجلة إلى الإدارة في حالة ملاحظتك لمشكلة أو خلل معين يجب علاجه فورًا. لا تقف مكتوف الأيدي عندما ترى خطئًا ما ولا تدفن أفكارك المميزة في مقابل الخضوع لحدود مسماك الوظيفي الضيقة، فقد تضيع على نفسك فرص هائلة للتطور الشخصي ولتطوير مكان عملك؛ خصص من وقتك ما يلزم لجمع المعلومات المتعلقة بموضوع المقترح، ثم ناقش أفكارك مع زملاء العمل الذين تثق بهم من أجل معرفة مختلف الآراء حول نفس القضية، وبعد ذلك اختر وسيلة للتواصل مع الإدارة بلباقة واحترافية.

جزء1

صياغة المقترح

1. 
   1
   حدد فكرتك أو المشكلة التي تعرضها. كما ذكرنا في المقدمة، قد يكون مقترحك يعرض فكرة جديدة لزيادة الأرباح أو تبسيط عمليات الإنتاج أو تقليل النفقات أو قد يكون في المقابل لرصد مشكلة وعرض حلول مقترحة. في كل الأحوال ستحتاج إلى تحديد الموضوع الأساسي للمقترح. قد تكون الفكرة التطويرية واضحة بالنسبة لك، لكنها بحاجة للمزيد من التوضيح والعرض عند التواصل مع الإدارة. نفس الأمر كذلك عند ذكر ملاحظة أو التدخل لحل مشكلة، يجب أن تكون دقيقًا في عرضك للجوانب المتعلقة بالأمر.
2. 
   2
   أجرِ عملية بحث. تأكد من أنك تملك كل المعلومات والحقائق المتعلقة بالموضوع قبل البدء في كتابة المقترح. تحدث مع الأفراد أصحاب العلاقة الوثيقة بالموضوع، سواء كانوا زملائك في العمل أو مديرين أو عملاء. اقرأ المصادر الخارجية سواء كانت كتب اقتصادية أو إدارية أو تحليلات للسوق أو رصد للسياسات الناجحة التي تقوم به الشركات الأخرى للتعامل مع نفس المشكلة.

   • على سبيل المثال: قد تعتقد وفق تحليلك الشخصي ضرورة أن تغير الشركة مورد الطعام؛ تحدث أولًا مع فريق عمل المطبخ وتعرف على تعليقاتهم حول الموضوع واسأل عن خبراتهم السابقة مع متعهدي تقديم الطعام أثناء عملهم في شركات أخرى. اسأل كذلك زملاء عملك عن تقييمهم لجودة الطعام. الهدف من هذا الاستبيان الشفوي هو معرفة ما إذا كانت ملاحظتك حول سوء جودة الطعام أمر حقيقي أم أنه مجرد اختلاف في الأذواق؛ هل هي مشكلة عامة أم مجرد سخط شخصي؟
3. 
   3
   اكتب وصف المشكلة. تحتاج في بداية المقترح إلى وصف الوضع الحالي؛ ما الذي يحدث في اللحظة الحالية؟ اذكر كل الحقائق المتعلقة (الأفراد المتورطين والتواريخ والأماكن). لاحظ أنك هنا لا ترصد تقييمك للوضع، لكنك بدلًا من ذلك تشرح بموضوعية الأشياء كما هي على أرض الواقع.

   • على سبيل المثال: يمكنك كتابة "تتعامل الشركة (س) مع متعهد الطعام (ص) لمدة سبع سنوات. خلال تلك المدة تم تقليل عدد اختيارات الطعام اليومية من 5 إلى 2 فقط. كما لا يتم مراعاة احتياجات الطعام الخاصة، فعدد الوجبات المخصصة للموظفين النباتيين والصائمين عن تناول اللحوم يتناقص بدوره، وفي بعض الأيام لم يتوفر على الإطلاق."
4. 
   4
   اشرح حلك المقترح. لا تنسَ أن ما تقدمه هو "مقترح"، أي أنه يحمل اقتراح للتطوير أو لعلاج مشكلة معينة. بعد الانتهاء من وصف المشكلة باختصار ووضوح، يأتي الدور على أن تكتب بتحديد شديد ما تقترح القيام به؛ ما هي الخطوات التي تشجع القيام بها؟ اكتب حلولًا وثيقة الصلة بالموضوع الرئيسي مُظهرًا النتائج التي توصلت إليها من خلال بحثك.

   • على سبيل المثال، يمكنك كتابة: "أقترح أن تبدأ الشركة (س) في التعامل مع متعهد طعام آخر، فنحن لدينا عدد ضخم من الخيارات الأفضل على مستوى الجودة والتكلفة. متعهدو الطعام (ع) و(ك) مشهود لهما بالكفاءة والمميزات العديدة: تقديم قائمة طعام يومية أكبر بأسعار تنافسية مقارنة بالمتعهد الحالي. يهتم المتعهد (ك) كذلك بتقديم وجبات مخصصة حسب احتياجات الأفراد (وجبات نباتية وخالية من الغلوتين، وجبات للصائمين عن تناول اللحوم ووجبات في وقت المغرب للصائمين)، وهو ما يضمن تلبية احتياجات فريق العمل. خيارات المتعهد (ع) في النقطة السابقة أقل، لكنه يظل خيارًا مميزًا نظرًا لجودة الوجبات. أظهر استبيان داخل الشكرة سنة 2016 إلى أنه 40% من الموظفين يصومون أيام الاثنين والخميس، و10% يصومون عن تناول اللحوم في فترات معينة من السنة، و5% نباتيون".
5. 
   5
   اعرض خطة تنفيذ المقترح. اشرح الخطوات الدقيقة التي تؤدي لتنفيذ المقترح، جنبًا إلى جنب مع المواعيد والتكاليف ذات الصلة. كن واضحًا في الإشارة إلى النقاط التي تلم بتفاصيلها والمعلومات المتعلقة بها، واذكر كذلك الجزئيات التي تحتاج للمزيد من البحث. فكر في كتابة الخطوات بترقيم متتابع، ثم اكتب وصفًا تفصيلًا أكثر. لا تبالغ بشكل غير موضوعي في تحديد قيمة النتائج المتوقعة لمقترحاتك، بل اذكر فقط النتائج الواقعية المنتظرة من تنفيذ المقترح.

   • خطوات تغيير متعهد الطعام: 1- إنهاء العقد من المتعهد (ص). 2- طلب عينات تذوق من المتعهدين (ع) و(ك). 3- عمل لجنة تقييم سريعة واختيار أحد المتعهدين. 4- توقيع العقد مع المتعهد المُختار. التعليقات: *التكلفة المتوقعة للعقد الجديدة مشابه للعقد مع المتعهد الحالي، وأي زيادة طفيفة سيصاحبها زيادة مضمونة في الجودة. *بعد فحص العقد مع المتعهد الحالي، يحق لنا إنهاء التعاقد بدون تحمل أي رسوم جزائية مع المتعهد (ص). *ينتظر ارتفاع مستوى رضا الموظفين والحالة المعنوية بداخل مكان العمل نتيجة لتطوير جودة الطعام المقدم وحرص الشركة على تلبية الاحتياجات الفردية لمختلف فريق العمل.
6. 
   6
   اذكر الاعتراضات المحتملة على المقترح. أظهر إدراكك ووعيك باحتمالية وجود عقبات ضد الخطة المقترحة. على سبيل المثال، هل سيكون هناك رفض بين أوساط الموظفين للمقترح لسبب أو آخر؟ ربما أن البعض يحب الطعام المُقدم من المتعهد الحالي بالفعل. هل سيواجه مقترحك عقبات فيما يخص التصريحات الحكومية وتلبية اشتراطات الأمن والسلامة؟ هل توجد أفكار تقليدية تعارض ما تقترحه؟ تحدث بوضوح حول الخطوات التي تؤمن بقدرتها على إقناع المعارضين بالمشروع أو المقترح الخاص بك.
7. 
   7
   اذكر المواد و/أو القوة البشرية المطلوبة لتنفيذ المقترح. يجب أن تكون واعيًا لما يحتاجه تنفيذ المقترح من شراء لمواد جديدة أو الاضطرار لتعيين موظفين جدد، ومن ثم إدراج ذلك في تقرير المقترح بعد ذكر خطوات التنفيذ. اذكر كذلك "الوقت المطلوب"، فالوقت يصنف بدوره دون "الموارد" اللازمة لإتمام أي مشروع. اصنع قائمة تدقيق مرجعية من نوع أو آخر؛ يمكنك مثلًا أن تكتب:

   • متطلبات التنفيذ: لجنة مراجعة لتقييم متعهدي الطعام الجدد (4 أفراد من أربعة أقسام مختلفة من الشركة) - 2 ساعة للتذوق والنقاش - 3 ساعات لكتابة التقرير النهائي والاختيار.
8. 
   8
   استنتج الفوائد الأساسية المنتظرة. اذكر في نهاية مستند المقترح من جديد التغيير الذي تقترح تنفيذه. كرره بوضوح مرة أخرى في ختام المستند ذاكرًا ثلاثة نقاط أساسية تدعم المقترح، ثم اذكر الاستنتاج الختامي. انظر لتلك الفقرة على أنها "الموجز التنفيذي". على سبيل المثال:

   • كما ذُكر في تقرير المقترح، قلل المتعهد (ص) من خيارات الأطعمة المقدمة على مدار السبع سنوات الماضية. في المقابل، يقدم المتعهدان (ع) و(ك) أسعارًا تنافسية لخيارات أوسع من الأطعمة. أقترح أن نجري عملية تذوق تجريبية للأطعمة المقدمة من متعهدي الطعام المذكورين سعيًا لاختيار مُقدم طعام جديد قادر على تلبية احتياجات الشركة والعاملين بجودة مرتفعة. تضمن هذه الخطوة تعزيز رضا الموظفين ومعدل الإنتاجية وولائهم للعمل."
   • اذكر الفوائد المالية أو المبالغ القابلة للعرض بالأرقام والحقائق. على سبيل المثال: إذا كانت فكرتك سينتج عنها نقص في التكاليف المفروضة على الشركة، فاذكر ذلك بوضوح.
   • اذكر الفوائد الكيفية/ الوصفية. في بعض الحالات تكون النتائج المترتبة والاستفادة التي تحققها المؤسسة أو الشركة من اقتراحك غير قابلة للقياس الكمي؛ لا يمكن التعبير عنها بالأرقام. على سبيل المثال، رفع الحالة المعنوية الموظفين لا يمكن قياسه مباشرة بالأرقام، لكنه عامل مهم ويجب ذكره في تقريرك ضمن الفوائد الوصفية. التحسينات المعنوية والوصفية ذات تأثير بالغ الأهمية وبنفس قيمة التطوير الكمي.

جزء2

مشاركة المقترح

1. 
   1
   اطلب من زميل في العمل أن يقرأ المقترح. يفضل أن تختار مجموعة من زملاء العمل الذين تثق بهم وتطلب تعليقهم حول المقترح من ناحية الفكرة وكذلك التقرير/ مستند المقترح الذي كتبته وسترسله للإدارة. ستكتسب ثقة إضافية إذا وجدت تجاوبًا مع المقترح، كما تساعد الاعتراضات على توسيع رؤيتك للوضع الحالي. ضع تعليقات الزملاء في الاعتبار، ولا تكابر في رفض إعادة النظر إلى المقترح في حالة سمعت تعليقات رافضة ذات وجاهة. على أقل تقدير، وإذا لم تقنعك تعليقات الرفض من الزملاء، يمكنك الاستفادة منها وإضافتها إلى قسم "الاعتراضات المحتملة" وابدأ في تفنيد تلك الآراء، وهو ما يجعل حجتك في المقترح أقوى.
2. 
   2
   راجع المستند. لقد نجحت إلى الآن في صياغة المقترح بصورته الأولية وشاركته مع بعض الزملاء وأضفت وحذفت منه وفق التعليقات التي حصلت عليها. حان الآن وقت مراجعة النص نفسه؛ تحقق من تدفق الكتابة والقواعد اللغوية والإملائية. راجع دقة المعلومات المذكورة. راقب كذلك عدد الكلمات، فلا فائدة من تقديم مقترحك في عشرات الصفحات، لأن المديرين يتجاهلون هذا النوع من المقترحات. بدلًا من ذلك، اهدف إلى أن يكون مقترحك في صفحة واحدة أو اثنين على الأكثر (قد يختلف ذلك بناءً على سياق المقترح. يظل الحجم نسبي، لكن "الاختصار" قاعدة استرشادية ينصح بها في كل الوقت).
3. 
   3
   قدم المقترح إلى الإدارة. ما أن تشعر أن المقترح أصبح جاهزًا وعلى أكمل وجه، فكر في الجهة أو الشخص الذي يفترض بك أن تقدم مقترحك إليه. قد يكون من الواضح في بعض المؤسسات الفرد المسؤول عن اتخاذ القرارات (الهيكل الوظيفي الرأسي)، بينما في البعض الآخر قد يكون من الأصعب التعرف على صاحب حق اتخاذ القرار (الهيكل الوظيفي الجانبي). تعرف جيدًا على النظام المتبع في داخل مؤسسة عملك وأجرِ عملية البحث اللازمة لتحديد الشخص الصحيح الذي يمكنك تقديم مقترحك إليه.

   • حدد الشخص الصحيح الذي تثق في امتلاكه لصلاحيات نظر اقتراحك وتنفيذه ومن تؤمن بأنه يشجع مقترحات الموظفين بغض النظر عن مسماهم الوظيفي داخل الشركة. ابحث بعد ذلك عن إمكانية مقابلته شخصيًا، فأغلب الأوقات يتفاعل المدراء مع مقترحات التطوير والتغيير بفاعلية أكثر من خلال التواصل الشخصي وجهًا لوجه. إذا لم تتمكن من ذلك، يمكنك إرسال نسخة من مستند المقترح ورقيًا أو عبر البريد الإلكتروني.