كيف ترد على حرمانك من حضور الاجتماعات المهمة

ميليسا رافوني

• 
  
• 
  

سبق أن حُرمت من الانضمام إلى قائمة حضور الاجتماعات من قبل. وتكتشف أن ثمة اجتماع مهم — اجتماع تؤثر نتائجه عليك وعلى فريق عملك — بعد أن ينقضي. وعندما يتغاضى عنك المجتمعون فإنك تشعر بالاستياء شخصياً ومهنياً. ومن الممكن أن يستحضر لديك حرمانك من حضور الاجتماعات مشاعرك أيام الدراسة بالإقصاء والإبعاد أو يجعلك تشعر بأن رأيك ليس ذي قيمة تُذكر. وكونك آخر من يعلم بشأن القرارات المحورية يمكن أن يتسبب في انتكاسة لفريق عملك ويضع علامات استفهام أمام مهاراتك القيادية. عندما لا تحصل على مقعد حول طاولة الاجتماعات ويؤثر ذلك سلباً على قدرة فريق عملك على التعاونوالتنسيق والتواصل بينما يتعاون أفراده فيما بينهم لتحقيق غايات المؤسسة، يُناط بك أن تخرج للعيان وتدافع عن نفسك وعن فريقك وتثير المسألة بشكل بنَّاء.

في المرة التالية التي تكتشف فيها أنك لست ضمن قائمة حضور الاجتماع، لا تصابن بخيبة الأمل، بل حَوِّل التجاهل إلى فرصة لتقييم ما يمكن أن تقدمه للمجموعة وحدّد ما إذا كان الاجتماع يتسق معك ومع المصالح المُثلى لفريقك وأجرِ حواراً بَنَّاءً.

ولكن قبل أن تشرع في التوصية بحضورك كل اجتماع محوري بشركتك، فلتضع نصب عينيك النقاط التالية:

اكبح جماح غرورك قبل دخول الاجتماع

سَلْ نفسك: هل أشعر بانعدام الثقة بذاتي أو باضطهاد الذات أم أنني أود أن أحضر الاجتماع فعلاً؟ إننا نعلم أن زيادة عدد الحضور حول طاولة الاجتماع يفضي دوماً إلى المزيد من التعقيد ويقتضي المزيد من الوقت. أهناك مندوب آخر من فريق عملك تثق بأن يثير مخاوفك؟ هل ركيزة الاجتماع ترتبط بالعمل الذي يؤديه فريقك لكنها ستكون قفزة أعمق في واقع الأمر في الأعمال الأساسية التي يقوم بها فريق آخر؟ تواصل مع زميل لك على قائمة الحضور كي تتعرف على المزيد بشأن أجندة الاجتماع والغاية منه لتحديد ما إذا كان من المناسب لك حضور المناقشة.

حدّد أساسك المنطقي

ما أن تحيط علماً بما يكفي بأجندة الاجتماع للتأكد من ضرورة مشاركتك في النقاش، سَلْ نفسك ما إذا كانت مساوئ حضورك الاجتماع تستحق منافعه. وإذا كشف تقييمك أنك تحب أن تنضم للاجتماع، فتخلى عن الفكرة. لكن، إذا كشف لك بحثك عن أنك ينبغي أن تنضم للاجتماع، فابدأ في إثبات وجهة نظرك. كن متأهباً للإجابة عن السؤال المتعلق بعلة حاجتك للإنضمام للاجتماع لغاية غيريَّة. ضع إطاراً لجوابك على أن تكون ركيزته المنظور أو الخبرة أو المعلومات التي يجوز أن يضيفها فريق عملك للجمع الحاضر. ولا تسأل نفسك ما إذا كنت بحاجة لحضور الاجتماع، بل سل نفسك "أتقتضي الحاجة حضور الدور الذي أؤديه في الشركة الاجتماع؟".

اعرض المساعدة

إذا قررت أنه من المنطق العملي استناداً إلى منصبك بالشركة حضور الاجتماع، وكنت قد جهزت حجتك، فقد حان الوقت لمناقشة الموضوع مع القائم على تنظيم الاجتماع. أرسل رسالة بريد إلكتروني لمضيف الاجتماع موضحاً رغبتك في التعرف على أجندة عمل الاجتماع المزمع عقده (لنطلق عليه اسم اجتماع "تحديث العمليات"). اطلب إلى المضيف أن يعرج عليك لتبادل أطراف الحديث بهذا الصدد أو ادعه لاجتماع بينكما — أياً كان ما يناسبك بحسب الثقافة المؤسسية لشركتك. "عزيزتي أنيكا، ألديك 15 دقيقة لمناقشة تحديث العمليات؟ سأكون بالمكتب غداً وليس لدي الكثير من الاجتماعات. ولذا، أرجو أن تعرجي عليّ في أي وقت يناسبك". السر هنا يكمن في التواصل في عُجالة وكتابةً أولاً، وبعد ذلك إجراء حوار بشأن جوهر القضية عبر الهاتف أو وجهاً لوجه حيث يمكنك التعبير عن أفكارك ومشاعرك بأوضح ما يمكن.

عندما تتكلم، لا تقل "لِمَ لَم أُدعَ إلى الاجتماع؟ كان ينبغي أن أتلقى دعوة!"، بل حاول أن تنطق بشيء على غرار "لقد لاحظت أنني لست على قائمة حضور اجتماع العمليات الأسبوعي. وبعد أن تحدثت إلى جو بشأن الموضوعات التي تشتمل عليها أجندة عمل الاجتماع عموماً، أعتقد أن حضوري سيكون مفيداً. فهذا سيضمن طرح منظور قسم التسويق وسيضمن أيضاً إلمام فريقي بالأولويات المقبلة بحيث يمكننا التخطيط وفقاً لها والوفاء بالمواعيد النهائية الحسّاسة. إذا كنت متفق معي على أنه من المنطقي ضم قسم التسوق للاجتماع، فيمكننا مناقشة ما إذا كنت سأحضر أنا بصفتي أم سأختار من ينوب عني من فريقي".

كُن على سجيتك

ركز على العملية نفسها لا الشخصيات. فلا ينبغي للنقاش أن يتعلق بك أو بمشاعرك أو عن كيف أنه من الخطأ أن فلان وفلان سيحضرون على خلافك أنت، وما إلى ذلك. وَجِّه النقاش باتجاه معالجة علة أنه من المنطق أن الدور الذي تؤديه بالشركة ينبغي أن يكون حاضراً بالاجتماع.

خلال عملنا مع فرق القيادة بشأن إدارة الاجتماعات، نقوم بتدريب المشاركين على وضع الشركة كأولوية قصوى بواسطة "التصويت على الخروج من قائمة الحضور" والرحيل عن الاجتماعات التي يعتقدون أنهم لا يضيفون لها قيمة. وعندما يقول أحدهم "بما أن رئيسي في العمل المُعيَّن حديثاً سيحضر هذا الاجتماع أيضاً، فلا حاجة لأن أحضره بعد الآن" — حتى ولو كان اجتماعاً مهماً جداً ورفيع المستوى — فهذا دليل للرؤساء التنفيذيين وأندادهم على أن هذا الشخص يضع الشركة على رأس أولوياته، وأن الإيثار والنضج يساهمان كثيراً في بناء رأس المال الاجتماعي والسمعة الطيبة.

عندما تقتلع المشاعر من المعادلة وتبحث عن الفرص المتاحة للمؤسسة للعمل بفعالية وإنتاجية أفضل وتطرح غرورك وغاياتك المهنية الفردية جانباً، ستحظى باحترام رؤسائك وأندادك والعاملين لديك، الأمر الذي يزيد من احتمالات فوزك بمقعد حول طاولة الاجتماعات متى استحققته.

ﺟﻣﯾﻊ اﻟﺣﻘوق ﻣﺣﻔوظﺔ ﻟﺷرﻛﺔ ھﺎرﻓﺎرد ﺑزﻧس ﺑﺑﻠﯾﺷﻧﻎ، ﺑوﺳطن، اﻟوﻻﯾﺎت اﻟﻣﺗﺣدة اﻷﻣﯾرﻛﯾﺔ - 2019