18 مهمة لمدير الموارد البشرية عند استلام عمله فى شركة جديدة..

حضرتك كقائد او مدير لادارة الموارد البشرية، انت قبل ما بتستلم شغلك الجديد اكيد طبعا بتكون عارف ايه اللى هاتعمله وهاتطلع عليه اول ما تستلم شغلك ده، واللى المفروض انه مابيخرجش بره الـ، 18 نقطة او موضوع التالي:

1))- التعرف على رؤية ورسالة وأهداف الشركة..
انت كقائد موارد بشرية فى شركة ما.. من اهم مهام عملك تحقيق أهداف ادارة الموارد البشرية فى تعيين عدد معين من العمالة والمحافظة عليها وعدم تعرض الشركة للمسائلة القانونية من قبل الجهات الرقابية فى الدولة (مكتب العمل / التأمينات)، والاهداف دى فى حد ذاتها مكون من مكونات اهداف الشركة..

برضه متنساش دورك كقائد لادارة الموارد البشرية فى توصيل تلك الرؤية والرسالة الى جميع الاطراف ذات العلاقة سواء كانت داخلية تتمثل فى العاملين بادارتى او الادارات الاخرى داخل الشركة او العاملين الجدد، او سواء كانت من خارج الشركة والمتمثلة فى مكتب العمل والتأمينات والعملاء..

2))- الهيكل التنظيمى العام والفرعى لجميع ادارات الشركة..

وده عشان تتعرف منه على النقاط التالية:

- العلاقات الافقية والرأسية لجميع الوظائف الواردة بجدول الوظائف..
(عشان تعرف من خلال تلك العلاقات مين بيتبع مين ومين رئيس مين ومين على نفس المستوى الوظيفى مع مين.. وهكذا).

- حصر الوظائف الواردة بالهياكل العامة والفرعية لمقارنتها بجدول الوظائف واجراء التعديلات المناسبة.
(وده لان طبيعى حضرتك بعد مابتعمل الهيكل التنظيمى العام والفرعى لاى شركة بتعمل جدول وظائف بتفرغ فيه كل (الـ Boxes) الوظائف الواردة بالهيكل ده على Excel Sheet بيكون فيه الاعمدة التالية:
*) مسلسل S
*) الادارة Department
*) اسم الوظيفة Job Title
*) التبعية الوظيفية Reports To
*) الكود Code#
*) ملاحظات Notes

مثال لعمل جدول وظائف باكواد: خد بصة كده على #الجدول_المرفق، ذكرنا فيه ادارة الموارد البشرية واكوادها الوظيفية على سبيل المثال..
3))- ادلة سياسات واجراءات العمل بادارة الموارد البشرية..
وده عشان نتعرف على سياسات وتعليمات مجلس الادارة واجبة الاتباع واجراءاتها التفصيلية كمهام وعمليات للعاملين بالادارة مرفقاً بها النماذج المستخدمة (وراعى ان تحصل على اخر اصدار معتمد من مجلس الادارة من اللوائح وادلة الاجراءات الخاصة بادارة الموارد البشرية).

4))- صورة من الموازنات التقديرية لجميع ادارات الشركة..
ودى عشان تعرف منها الموازنة المعتمدة للعمالة للسنة الحالية واللى بناءا عليها هاتقدر تحدد خطة القوى العاملة للشركة فى السنة القادمة باذن الله، وده بيكون من خلال طلبك لصورة من موازنات كل ادارات وقطاعات الشركة من الادارة المختصة بعد موافقة مجلس الادارة.. واوعى تنسى تاخد صورة موازنة ادارة الموارد البشرية من ضمن الادارات عشان تبقى عارف انت ماشى فى حدود الموازنة ولا لاء.

5))- نظام الاجور والمرتبات والحوافز والمزايا والمنافع والتعويضات..
وده عشان تحدد منه بداية دراساتك الخاصة بهيكلة الاجور لو لقيت فى يوم ان معدل دوران العمالة فى تزايد عشان ترجعلها وتقارنها بمثيلاتها لدى المنافسين.

6))- نظام التأمين الاجتماعى والطبي والتأمينات الخاصة..
وده شئ اساسى عشان تتجنب مساءلة مكتب التعمل والتأمينات الاجتماعية من ناحية.. والحفاظ على العاملين من ناحية اخرى عن طريق منحهم تأمين طبي يشمل رعايتهم ومن يعولون.

7))- لائحة الجزاءات والقرارات الادارية عن مجلس الادارة..
ودى طبعا عشان تعرف ايه هى ضوابط العمل والجزاءات المقررة على العاملين المخالفين لنظم العمل وتعليمات مجلس الادارة.

8))- بطاقات التوصيف الوظيفي لجميع الوظائف الواردة بالهياكل التنظيمية..
من شوية قولنا من من اهم النتائج المترتبة على التعرف على الهيكل التنيظمى العام والفرعى لجميع ادارات الشركة انى من خلالها بقدر احدد كم وعدد بطاقات الوصف الوظيفي المطلوبة طبقاً للوظائف الواردة بالهياكل دى.. وبناء عليه ان حضرتك عارف انك لما تلاقى البطاقات دى بتبص عليها وبتراجعها كويس ازاى ودى زى ماقولنا ان منها (بطاقات التوصيف الوظيفي) بنقوم بتقيم اداء العاملين بالشركة للوقوف على قدراتهم المنية والادارية.. الخ، وتقدر ترجع لبوست التحليل والتوصيف الوظيفي بتاعنا اللى عملناه فى رمضان.

9))- نظام تقييم الاداء المتبع..
اكيد هاتطلع على نظام تقييم الاداء PMS المتبع بالشركة.. وبرضه هاتطلع على قرارات مجلس الادارة فيما يخص تقييم الاداء وهاتتعرف على الطريقة المتبعة سواء كانت 360 او HAY او اى طريقة تانية قديمة والنماذج المستخدمة فيها والقائمين بعملية التقييم واطراف عملية التقييم والاثر الناتج عن تقييم الاداء سواء كانت علاوات او تدريب او ترقيات او حتى انهاء خدمات.. وكمان عشان تعرف ميعاد التقييم سواء كان سنوى او دورى.

10))- كل خطط الادارة السابقة..
- خطة القوى العاملة.
- خطة التوظيف.
- خطة التدريب.
- خطة الاحلال والتبديل (مين هايروح مكان مين ومين هايحل محل مين..)
- خطة المسار الوظيفى.
- خطة الطوارئ (بالنسبة للصحة والسلامة المهنية).. Human Capital
- الموازنة التقديرية السابقة (زى ماشرحنا فوق عشان تعمل منها وعلى اساسها خطة ادارتك بتاعة السنة الجاية).
- .............. الخ.

وطبعا هاتدرس كل خطة منهم عشان تطلع نقاط القوة والضعف واللى بناء عليها هاتشوف انت هاتأسس خطط القادمة ازاى.

11))- التعرف على جهات تعامل الادارة الخارجية..
طبعا لازم تتعرف على اماكن واسماء وتليفونات وايميلات:
- مكاتب العمل اللى بتتعامل ادارتك معاها.
- مكتب التأمينات اللى بتتعامل معاه شركتك.
- مكاتب التوظيف واستقدام العمالة.
- مراكز التدريب المعتمدة بالشركة.
- شركات التأمين الطبي والتأمين غير العادى.
- الشركات الاستشارية التى تتعامل معها الشركة. الخ.

12)) طبيعة نظم العمل اللى فى ادارة الموارد البشرية (يدوية / مميكنة)..
شوف نظم الادارة يدوية (يعنى التعامل بالورق زى الشركات الصغيرة وبرامج الاكسيل العادية) ولا فى برامج جاهزة بيشتغل عليها الموظفين عندك ولا برامج كبيرة زى Oracle... SAP وايه المنهجية اللى بتشتغل بيها الادارة سواء كانت HAY ولا الطرق التقليدية.

13))- دليل الموظف..
وده عشان تعرف من خلاله الاطار العام لنظم العمل بالشركة والسلوكيات المطلوب نهجها من قبل العاملين بالشركة.

14))- ملفات العاملين..
ودى أهم وأول وظيفة لقائد الموارد البشرية الجديد، لان الملفات دى بتكون قنبلة موقوتة، بمعنى انك لو ماضبطتش موضوع الملفات دى واستكملت كل محتوياتها لكل موظف هاتحصل مشكلة مع مكتب العمل والتأمينات.. فاخلى بالك.. وكمان عشان تتأكد من اكتمال تلك الملفات على النماذج المعتمدة بالشركة زى نموذج طلب التوظيف ونموذج انهاء الخدمة او الاستقالة.. الخ.

15))- صورة من قانون العمل 12 لسنة 2003 ولائحة التنفيذية..
وده طبعا عشان يكون مرجعك فى اى مسألة شائكة قد تطرأ على عمل الادارة عندك وخاصة فى المسائل اللى بتكون ممارساتها قليلة.

16))- تقارير اﻻدارة للغير..
التقارير اللى بتصدر عن اﻻدارة بصفة دورية للجهات الخارجية و/او الداخلية بالشركة ومحتوى تلك التقارير ومضمونها.
ايه التقارير المطلوبة منك شهريا او دورياً (كل 3 شهور او كل فترة متفق عليها بالشركة) ومين اللى بيستلم التقارير دى، ومين بيراجعها.. الخ. (خلى بالك منها لانها من اهم مهام عملك الدورى بالشركة).

17))- ملف بيانات العاملين (Data) والمسجل فيه كل بيانات العاملين.

18))- الـ Contacts اللى بتعرف من خلاله اسماء مديروا الادارات بالشركة وارقامهم الداخلية وارقام موبايلاتهم وايميلاتهم والفروع ووو.. الخ.

اوعى تنسى.. وخلى الـ 18 عنصر دول فى دماغك، وسامحونا على تقصيرنا معاكم.. لا الوقت ولا الظروف سامحة نكون معاكم اكتر من كده لحد ما نبدأ ورشة عملنا ان شاء الله على خير..

تحياتى،،