عشر خطوات لإعداد خطتك التشغيلية (1)

قبل البدء:

لا داعي لتعقيد الموضوع، فالأمر في منتهى البساطة.. باتباعك للخطوات العشر التالية ستكون انتهيت - بعون الله - من إعداد خطة تشغيلية متقنة:

(1) اجمع المعلومات:
المعلومات هي الأرضية التي يبنى عليها التخطيط.. حاول أن تجمع أكبر قدر من المعلومات.. ربما تحتاج أن تطلع على السجلات والملفات التالية:

1. الأنظمة واللوائح التي تسير عليها إدارتك.
2. التعاميم والتوجيهات الصادرة من جهات عليا.
3. الخطة الاستراتيجية للمنظمة التي تتبعها.
4. الخطة التشغيلية لإدارتك الفترة الماضية.
5. تقارير إدارتك الفترة الماضية (تقارير أداء العاملين، تقارير مديري الأقسام، تقارير جودة المنتج، تقارير العلاقات العامة وخدمة العملاء).
6. كما يمكنك استطلاع آراء منسوبي إدارتك حول مشاريع وأفكار تفيد العمل..

(2) حدد مجالات الخطة:
لكي تكون خطتك شاملة لاحتياجات إدارتك حدد المجالات التي ستهتم بها وتعمل من خلالها..
يمكن النظر إلى المجالات من زاويتين:

1. مجالات تخصصية: تتعلق بالمهمة المناطة بإدارتك “وهي الأهم”.. في المدرسة مثلاً يمكن تحديد المجالات التالية : (الطالب، المناهج، البيئة المدرسية، المعلمون، الأنشطة اللاصفية..)
2. مجالات إدارية: تشترك فيها جميع المنظمات.. تتعلق بالتخطيط وتطوير العاملين وتقويمهم ومراجعة اللوائح والنظم ونماذج وإجراءات العمل.

لا يشترط أن تغطي جميع المجالات في خطتك التشغيلية.. لكن أقترح عليك ابتداءً أن تحدد جميع مجالات العمل الممكنة..ثم رتبها حسب الأولوية.. وفي مرحلة لاحقة قد تقرر إلغاء أحد المجالات الأقل أهمية.
ابدأ الآن برسم خريطتك الذهنية من خلال تحديد مجالات الخطة كما في الشكل التالي:
يمكنك استخدام برامج مخصصة للخرائط الذهنية كبرنامج MindFree وهو برنامج مجاني.

(3) حدد أهداف الخطة:
تعتبر هذه المرحلة هي المرحلة الأهم في إعداد الخطة التشغيلية.. تحتاج في هذه المرحلة إلى الاستفادة مما دونته في المرحلة الأولى ..
لديك المعلومات.. اجمع فريق العمل واعقد جلسات للعصف الذهني:

1. العصف: اطلب من أفراد الفريق تقديم أفكارهم ومقترحاتهم للعمل بشكل حر، ودون نقد للأفكار ودون تنظيم أو تأطير للتفكير.. المطلوب هو الحصول على أكبر كم من الأفكار..قيد جميع الأفكار ثم انتقل للخطوة التالية.
2. الفرز: صنف الأفكار السابقة بناء على المجالات التي حددتها سابقا.. وعند ورود فكرة لا تتعلق بأي من المجالات .. فلا تلغ الفكرة.. وإنما أضف المجال الذي يحويها.. في مرحلة الفرز قد تطرأ فكرة جديدة لم ترد .. سجلها وصنفها مباشرة..
3. التقييم: قم مع فريقك بعد ذلك بتقييم الأفكار .. وتحديد أولاها بالتطبيق.. يمكنك إعداد استمارة خاصة لتقييم الأفكار..
4. الصياغة: أعد صياغة الأفكار على صورة هدف قابل للتنفيذ والقياس.
5. مؤشرات الأداء: تحديد معايير أو مؤشرات الأداء مهم عند تقييم الهدف، ونقصد بمصطلح (مؤشرات الأداء) أي: الحد الأدنى المطلوب لتنفيذ الهدف.. أو هو: النسبة من الهدف التي إذا نُفِّذت تَحقَّق الهدف.. أحيانا يُشترط لتحقق الهدف إنجازه في مدة محددة أو قبل وقت محدد .. وربما ارتبط الهدف بعدد محدد، أو آلية تنفيذ محددة..

مثال:
الهدف: تعبئة استمارات تقويم الأداء الوظيفي.
المؤشر: تعبئة جميع الاستمارات قبل الأسبوع الخامس عشر.
الهدف: تفعيل الإذاعة المدرسية
المؤشر: أن يُقدَّم في الإذاعة مادة إبداعية مرة في الأسبوع. (أو) أن يدير الإذاعة خمسة فرق طلابية كل فريق مكون من عشر طلاب.
تابع رسم خريطتك الذهنية:

يرغب بعض المخطِّطين أحيانا أن يبدؤوا بالعصف الذهني قبل تحديد المجالات.. فيبدؤون - بعد جمع المعلومات - برسم الخريطة الذهنية كما في الصورة السابقة..فيكون المستوى الأول هو المجال والمستوى الثاني هو الهدف.. وهذه الطريقة مفيدة عند عدم قدرة المخطِّط على تحديد المجالات، كما أنها تمنح المخطِّط مرونة عند تصنيف الأفكار كأهداف أو كمجالات.

(4) حدد الأنشطة والبرامج:
تتناول هذه المرحلة الجانب التطبيقي من الخطة التشغيلية..
اجمع فريق العمل.. وابدؤوا بالأهداف واحداً تلو الآخر.. حسب الأولوية.. استفيدوا من نتائج جلسة العصف الذهني السابقة.. أو اعقدوا جلسة عصف جديدة إن لزم الأمر.. ضعوا لكل هدف وسائل أوأنشطة أوبرامج.. إذا نُفِّذَت على الوجه الصحيح وفق المعيار المحدد سيتحقق الهدف..أحيانا يكون الهدف هو نفسه برنامجاً فتعيد كتابته ثانية..
مثال:
الهدف: تفعيل المجلس الطلابي.
المؤشر: إقامة 6 اجتماعات للمجلس وتقييمها.
الوسائل والأنشطة:

1. تكوين المجلس الطلابي
2. عقد الاجتماع الأول للمجلس الطلابي
3. عقد الاجتماع الثاني للمجلس الطلابي
4. عقد الاجتماع الثالث للمجلس الطلابي
5. إعداد تقرير عن فاعلية المجلس الطلابي
6. عقد الاجتماع الرابع للمجلس الطلابي
7. عقد الاجتماع الخامس للمجلس الطلابي
8. عقد الاجتماع السادس للمجلس الطلابي
9. إعداد تقرير ختامي عن أداء وفعالية المجلس

مثال آخر:
الهدف: رفع استمارات تقويم الأداء الوظيفي
المؤشر: تعبئة استمارات التقويم الأداء الوظيفي ورفعها قبل تاريخ 6/7
الأنشطة:

1. تعبئة استمارات تقويم الأداء الوظيفي
2. رفع استمارات تقويم الأداء الوظيفي.

الشكل التالي يوضح مكان الوسائل والأنشطة في الخريطة الذهنية:

بعض المخططين يفضل إدراج المؤشرات في الخريطة الذهنية، وفي هذه الحالة سنضطر إلى إدراجها بعد الأنشطة وليس قبلها كما في الصورة التالية:

وإدراجها بعد الأنشطة وليس قبلها أمر فني يتعلق ببرامج الخرائط الذهنية حيث أن هذه البرامج ترقم المستويات وتضع ارقاما فرعية للمستويات المتفرعة عنها.. فإدراج المؤشرات بعد الأنشطة سيجعل ترقيمها تاليا للأنشطة وعندما نحذفها من قسم الأنشطة لايختل الترقيم..
حسنا! إذا لم تفهم هذه الجزئية المكتوبة باللون الأخضر فتجاوزها.. ستفهمها مع الممارسة لاحقا!! 


لاحظ التالي:

1. لكل هدف مؤشر أو مؤشرين كحد أقصى، ولكل هدف عدد من الأنشطة.
2. بعضهم يضع أمام كل نشاط مؤشر للأداء وهذا خطأ! فلا يوجد ارتباط بين المؤشرات والأنشطة.
3. المؤشرات ترتبط بالأهداف وتركز على النتيجة النهائية التي نريد أن تصل إليها الأنشطة.

(5) حدد المنفذين:
في الميدان لديك واحد من ثلاثة:

1. منفِّذ: هو من سيباشر تنفيذ النشاط أو البرنامج.
2. مشارك: هو من سيشارك في البرنامج لكنه ليس المسؤول الأول.. مهما كانت درجة المشاركة..
3. مشرف (متابع): هو من سيتولى متابعة تنفيذ البرنامج، والتأكد من تنفيذه وفق المعيار المحدد.

أقترح الآن أن تفرِّغ ما دونته في الخريطة الذهنية في( ورقة بيانات) تحوي الأعمدة التالية:
أنصح باستخدام برنامج أوراق البيانات OpenOffice Calc وهو برنامج مجاني ومفتوح المصدر(*)..
تمنحك ميزتي الفرز والتصفية في هذا البرنامج إمكانية مراجعة ومتابعة الخطة بشكل دقيق..

يمكنك تحميل حزمة OpenOffice كاملة من خلال الضغط على هذا openoffice عربي.
حسنا!!
إذا كنت تستخدم برنامج freemind فضع المؤشر على قلب الخريطة الذهنية حتى يتغير لونه بالأسود ثم انتقل بالمؤشر إلى:
ملف > تصدير > بتنسيق وثيقة OpenOffice
كما في الصورة:

سيطلب منك تحديد ملف الأوفيس الجديد .. حدد المكان في جهازك ثم اختر حفظ
الآن انتقلت الخريطة إلى ملف Word أو Writer  ..
كما في الملف المرفق:  خطة تشغيلية
افتح الملف وحدد كل مافي الملف "اضغط Ctrl+A" ثم نسخ Ctrl+C
الآن افتح برنامج أوراق البيانات OpenOffice Calc أو Microsoft Excel ثم اختر لصق Ctrl+V
كما في الملف المرفق:  خطة تشغيلية - ورقة بيانات
الآن افتح ملف Calc أو Excel جديد ورتب جدول الخطة التشغيلية من خلال النسخ واللصق
كما في الملف المرفق:  خطة تشغيلية مجدولة1

بعض برامج الخرائط الذهنية تحيلك مباشرة إلى حزمة مايكروسوفت أوفيس مثل برنامج Mind Manager


الآن انتقل إلى الجدول لاستكمال بياناته..

امنح المجال الأول رقم (1) وامنح هدفه الأول رقم (1-1) ولو افترضنا أن الهدف الأول له ثلاث أنشطة لتحقيقه فسمنحها الأرقام التالية على التوالي (1-1-1، 1-1-2، 1-1-3)..
وهكذا.. فالنشاط الخامس للهدف الثاني من المجال السادس سيأخذ الرقم (6-2-5)..
الترقيم بهذه الطريقة يفيدك في الإحالات خاصة عند خطوة (متطلبات التنفيذ)..

إذا كنت تستخدم برنامجا إلكترونيا للخرائط الذهنية فإنها ستتولى الترقيم نيابة عتك كما أوضحنا سابقا!

دوِّن اسم المنفذ أو اسم وظيفته.. ونفس الأمر مع المشارك والمشرف..
مثال: (عبدالله الصالح).. أو (المرشد الطلابي).
أحيانا تكتفي في الخطة بذكر المنفذ فقط كما في الملفات المرفقة السابقة..



وللحديث صلة..

=============
(*) اعتاد الناس عندنا الإحالة على برامج مايكروسوفت أوفيس ms office إلى درجة أنهم يسمون ملفات تحرير النصوص (وورد) وملفات أوراق البيانات (آكسل).. ومع جودة حزمة مايكروسوفت أوفيس إلا أني أفضل دائما التعامل مع برامج مفتوحة المصدر أو مجانية على الأقل.. إذا كانت تقوم بنفس الغرض وبأداء مقارب.