استمع وأنت تقود: ثلاث دروس غير متوقعة للمدراء الجدد

قد يكون القيام بدور إداري لأول مرة صعبًا. في حين يمكنك أن تجد جميع أنواع المقالات، والاستقصاءات، والمصادر الأخرى حول كيف تصبح مديرًا لأول مرة، لن تجد من يعطيك سر المهنة. ومع ذلك، سوف تتعلم الكثير من الدروس عن طريق الثقة بحدسك، وارتكاب الأخطاء، والأهم من ذلك، الاستماع إلى فريقك. عندما عيّنتُ  فريقًا من الكُتّاب لأول مرة، تحولت من كوني فريقًا من شخص واحد إلى إدارة فريق مكون من أربعة أشخاص. وشدّدت على أهمية جعل الفريق من النوع الذي طالما أردت العمل معه، ولقد أحببت حقيقة أننا سوف نُكوّن هذا الفريق معًا.

إليك ثلاثة أشياء تعلمتها عندما منحت فريقي القوة - وأنا نفسي كمديرة جديدة - عن طريق الاستماع إليهم.

1. كافئ الإبداع

من لديه الوقت ليكون مبدعًا عندما تكون هناك قرارات يجب اتخاذها ومشاكل يجب حلها؟ لكننا نتعثر من دون إبداع ، ونقضي وقتنا في التركيز على الحلول الأكثر وضوحًا. والحقيقة هي أن الإبداع لم يعد اختياريًا. فالآن أكثر من أي وقت مضى، من المتوقع أن يكون المديرون قادة مبدعين يساعدون فرقهم على الكشف عن أفكار غير المتوقعة (أو مزيج من الأفكار) التي تؤدي إلى عمليات ومنتجات وخدمة أفضل للعملاء.فما هو الجزء الأفضل؟ على الرغم من ما قد تخشاه في البداية، فلن يقضي الإبداع على إنتاجية فريقك. بعد أن أمضى فريقي الجديد بضعة أشهر في الكتابة والتحرير وإتقان أدوارهم والالتزام بالمواعيد النهائية، أرادوا معرفة كيفية تطوير مسؤولياتهم إلى مستوى أعلى من ذلك. وأرادوا قضاء بعض الوقت في تعلم مجالات أخرى من الأعمال وزيادة مهاراتهم. في البداية كنت قلقة من عملهم على مشاريع غير مرتبطة بطبيعة عملهم لأنني لم أكن أعرف كيف سيكون لذلك تأثير على عبء العمل الثقيل بالفعل، ولكنني اُضطررت إلى التخلي عن مخاوفي والثقة بهم.

بعد قضاء الوقت في الاستماع والتعلم والعصف الذهني، وجدنا أنشطة ومشاريع يمكن أن تساعدنا على العمل والتفكير واللعب بطرق مبتكرة:

• المساهمة في مشاريع الاتصال الداخلية، مثل النشرة الإخبارية للشركة والويكي الخاص بها.
• تنظيم لقاء شهري للفريق بعنوان "أعرض وتكلم" حيث نتحدث عن المقالات وأشرطة الفيديو والمدونات الصوتية المتعلقة باللغة والكتابة، ثم نبحث عن طرق لتطبيقها على عملنا.
• لعب جولات متباعدة من لعبة المحظورات أو الحزورات.

يواصل فريقي التركيز على مسؤولياتهم الأساسية، ولكننا الآن نجني فوائد مسؤولياتهم الجديدة. تساعدنا لحظات النقاش الجاد، وكذلك أوقات المرح، على توثيق علاقتنا كفريق واحد. قد تبدو للآخرين وكأنها لعبة الحزورات ببساطة، ولكننا في الحقيقة نبني لأنفسنا مساحة استرخاء وراحة ومرح. وهذا المستوى من الثقة يعني أننا نستطيع تبادل ملاحظات صادقة وأفكار قيمة دون خوف أو إحراج.

2. قم بتقدير قوة الكلمة المكتوبة

نحن نبحث دائما عن الإجابات والمعلومات - ويستغرق البحث وقتًا طويلًا. ووفقًا لتقرير ماكينزي، فنحن ننفق حوالي 20 في المئة من ساعات عملنا في البحث للحصول على المصادر الداخلية أو إجابات على أسئلة تخص عملنا. ولكن الخبر الجيد هو أنه عندما يكون لدى أعضاء الفريق قاعدة معارف قابلة للبحث، يمكن تخفيض وقت البحث بنسبة تصل إلى 35 في المائة.

عندما يقوم الفريق بتسجيل وتبادل المعرفة:

• يصبح من الأسهل والأسرع نقل المعرفة من شخص إلى آخر.
• لا يتم فقدان أو نسيان العمليات والقواعد الإرشادية والأهداف، والتفاصيل الهامة.
• يمكنهم تقديم عمل متناسق.
• يمكن استخدام هذه الموارد كمواد تدريبية.

نعلم أن التوثيق له فوائده، ولكن قد يكون من الصعب القيام به أو يسهل علينا تجاهله، حتى بالنسبة لفريق من الكُتّاب! أدركت أنني كنت أطلب من فريقي إنشاء مقالات المساعدة مع مراعاة وضوح الكتابة والتنسيق المتسق ولكنني لم أعتني كفايةً بتوثيق القواعد الإرشادية والعمليات الهامة التي كانت موجودة بالفعل. لقد حان الوقت لممارسة ما كنت أنصح به. استثمرنا الوقت لبضعة أشهر وركزنا على إنشاء أدلة إرشادية لفريقنا. في النهاية، وفرنا الوقت والجهد بإنشاء هذه الموارد. أصبح لدينا الآن قواعد إرشادية واضحة، يمكن الوصول إليها للمرجعية اليومية أو لأغراض التدريب، بدلًا من الاعتماد على الذاكرة.

إذا أمكن لفريقك الاستفادة من توثيق أفضل لعملية ما، إليك بعض الأفكار التي تساعدك على البدء:

• أدرج قائمة بأفكارك ورتبها. ما هي أهم المشكلات؟ ما هي قوائم التحقق أو التذكيرات أو الخطوات المعقدة التي يجب توثيقها؟ ما هي الأسئلة الأكثر شيوعًا في فريقك؟ متى وضعت قائمتك، رتب بنودها تبعًا لأهميتها.
• ابدأ صغيرًا وتقدم ببطء. ركز على العناصر التي لها أكبر تأثير على عملك اليومي. بعد تحقيق بعض التقدم، يمكنك البدء في العمل على أدلة إرشادية وموارد أخرى من قائمتك.
• ابحث عن الإلهام. استخدم أفكارًا ونصائح من قاعدة معارف داخلية أخرى كمخطط. توفر قاعدة معارف أفضل الممارسات لأنظمة المعلومات والتكنولوجيا لمعهد ماساتشوستس للتكنولوجيا قواعد إرشادية واضحة التنسيق. ويعطي دليل قاعدة معارف تكنولوجيا المعلومات في جامعة نورث وسترن أمثلة على إظهار ما هو "فعال" مقابل ما هو "أقل فعالية".

حين يكون لديك عدة أدلة إرشادية للفريق جاهزة، تأكد من العناية الدورية بها للحفاظ على المعلومات مُحدّثة ودقيقة. مكّن فريقك من العثور على إجابات عندما يحتاجون إليها من قاعدة معرفة تعمل بسلاسة مع مكتب الدعم الخاص بك.

3. اسأل عن التقييم، حتى عندما يكون ذلك صعبًا

تمنحك ردود الفعل فرصة للتطور كقائد، وتظهر لفريقك أن مشاعرهم تهمك عندما تأخذها على محمل الجد. إن طلب الاستماع إلى الآراء هو أمر مخيف حقًا، ولكن الأمور التي قد تمنعنا من أن نكون قادة فعّالين تظل موجودة سواء كنا سنواجهها أو نتجاهلها. فعندما نتجاهلها، نبقى عالقين ونقوم بنفس الأخطاء. لقد قيل لي ذات مرة أنني أبدو قليلًا وكأنني "رئيسة متعسفة" - أوزع المسؤوليات دون أن أسأل أي نوع من العمل قد يحفز حقًا كل عضو من أعضاء الفريق. آلمني هذا. كان هذا التعليق محبطًا ولكنه كان صحيحًا تمامًا. كنت قلقة جدًا بشأن المواعيد النهائية والمشاريع القادمة، ونسيت أن أتحقق من الروح المعنوية للفريق ورغباته. عندما سألت الفريق المشورة، أعطوني قائمة بالمشاريع والأنشطة التي كانوا مهتمين بها. لقد وجدنا طرقًا لإدراج تلك الأشياء في جدولنا الزمني الاعتيادي. وتخلصت من بعض قلقي كمديرة جديدة بمنحهم الثقة. أنا أتشرف بثقة فريقي فيّ والتي تظهر في كلماتهم وآرائهم الصادقة. نعم، يمكن أن تُشعرك الكلمات بالقسوة في بعض الأوقات من أول وهلة، ولكن تلك الكلمات نفسها تقدم نظرة ثاقبة لا تقدر بثمن تتجاوز ما تعرفه وتراه وتتصوره. عندما تسأل فريقك عن آرائهم ثم تتعامل معها، فهم يعرفون أنك تقدر آراءهم وتتفهمها.

ماذا يقول فريقك لك؟

أعضاء فريقك ليسوا آليين بلا مشاعر. لديهم احتياجات وآمال ورغبات. إذا كنت محظوظًا، سيكون لديهم الرغبة في العمل الجاد وتحقيق الذات في عملهم. استمع لهم. وراقبهم. سواء كان ذلك في أفعالهم أو كلماتهم، ففريقك يقول لك شيئًا. وعليك أن تسأل وتستمع وتتفاعل. أعر انتباهك وستجد طرقًا عديدة للتطوير من فريقك ومن عمله، ومن نفسك.

ترجمة –وبتصرّف- للمقال Listen While You Lead: 3 Unexpected Lessons for New Managers لصاحبته Jenelle Blanchard

اسرار سحرية لرواد الأعمال