كيف تعد خطتك التشغيلية؟

لا يعتبر التخطيط ترفاً إداريا أو تقييدا للعمل كما يظن البعض بل هو أداة ذكية في يد المدير من أجل النجاح وإنجاز المهام وتحقيق الأهداف.

مدارس التخطيط كثيرة ونماذجه أكثر، واعتماد هذا النموذج أو ذاك يتوقف على احتياج المنظمة ومستواها الإداري وفلسفة المخطِّط.. وفي هذه المقالة سنتعرف - بإذن الله - على طريقة عملية ومختصرة لإعداد الخطط التشغيلية مهما كان حجم المنظمة(*).

وبعيدا عن الدراسات الأكاديمية البحتة سأحاول - مستعيناً بالله - تبسيط عملية التخطيط التشغيلي إلى أبسط صورها وسأرفق الصور والنماذج وروابط البرامج الإلكترونية التي تسهل عملية التخطيط وتساعد على الفهم بشكل أكبر.

(1) جمع المعلومات:

يحتاج المخطط أن يجمع معلومات وبيانات قبل البدء بإعداد الخطة التشغيلية، وأبرز الأمور التي ينبغي عليه استحضارها ما يلي:

الخطة الاستراتيجية للمنظمة:

تحوي الخطة الاستراتيجية غالباً أهدافاً استراتيجية وسياسات، ولكل سياسة مؤشرات أداء تُطالَب الإدارات التنفيذية بتحقيق هذه المؤشرات خلال مدى الخطة الاستراتيجية، وعلى الإدارات التنفيذية تحويل هذه المؤشرات إلى أهداف مرحلية "غالبا سنوية".

مثال تحويل المؤشرات إلى أهداف مرحلية:

فعندما تعد المنظمة خطتها التشغيلية لعام 1436هـ ستدرج فيها الأهداف التالية:

1. اكتمال مرحلة العظم للمقر
2. رفع نسبة الرضا الوظيفي إلى 55%
3. تدريب 10% من العاملين

الخطة الخمسية للمنظمة:

أحيانا يكون للمنظمة خطة "طويلة المدى" خمسية أو أقل أو أكثر، وتحوي الخطة طويلة المدى أهدافا عامة وأهدافا خاصة ، ويطلب من الوحدات الإدارية داخل المنظمة تحقيق أهداف هذه الخطة، وفي مثل هذه الحالة ستكون أهداف الخطة الخمسية العامة والتفصيلية "السياسات" هي قوام الخطة التشغيلية لتلك المنظمة.

الخطة التشغيلية السابقة:

يفترض أن لاتختلف الخطة التشغيلية من سنة إلى أخرى اختلافات كبيرة وجوهرية، فكثير من المشاريع التي كانت تنفذها المنظمة في العام المنصرم يتوقع أن تنفذها هذا العام أيضاً..

إن تكرار المشاريع في الخطة التشغيلية سنوياً لايعتبر عيباً أو نقصا في التخطيط، بل هو أمر طبيعي ومتوقع.. المشكلة تحدث عندما نستنسخ تلك المشاريع ونكررها دون تطوير وتحسين.

البيئة الداخلية:

الاطلاع على تقارير الأداء سواء للمنظمة أو للعاملين مهم جدا في تصور ما يجب فعله على ضوء الإمكانات المالية والمادية والبشرية، ولا يمكن إعداد خطة تشغيلية ناجحة دون الوقوف على البيئة الداخلية وتقييمها بدقة وشفافية.

البيئة الخارجية:

على المدير أن يراجع الوثائق والمستندات التي بين يديه "لوائح، أنظمة، تعاميم، أدلة، إجراءات، تقارير.." ويستخرج منها ما يجب على منظمته أن تقوم به لتحقيق رسالتها وماهي الفرص المتاحة أمامها أو التحديات والمعوقات، إضافةً إلى رصد احتياجات المتعاملين وآرائهم ليراعي كل ذلك عند إعداد الخطة التشغيلية.

آراء الصف الثاني:

يجب على المدير أن يستشير الصف الثاني قبل وأثناء إعداد الخطة التشغيلية:

ماهي البرامج والمشاريع التي تنفذها المنظمة أو تلك التي يتوقع أو يجب أن تنفذها في السنة القادمة؟ ولماذا؟ وكيف؟

يجب أن يناقش فريق العمل: ماهي إمكانياتنا؟ ماذا نستطيع أن نفعل؟ وماذا يجب ألا نفعل؟

(2) الخريطة الذهنية:

خلال مرحلة جمع المعلومات يفترض أن يقوم المدير بجمع المعلومات وتنسيقها موضوعيا في خريطة ذهنية.. ممكن أن يعد الخريطة يدوياً.. والأفضل أن يستخدم برنامجا خاصا بالخرائط الذهنية..

أنصح ببرنامج free mind وهو برنامج مجاني وسهل الاستخدام، وستكون التطبيقات اللاحقة على هذا البرنامج.

يمكنك تحميل البرنامج من خلال هذا الرابط:

http://freemind.sourceforge.net/wiki/index.php/Download

مهما كانت الخريطة الناتجة عن العصف الذهني يجب على المدير أن يعيد ترتيبها وفقا لما يلي:

إذا كانت المنظمة صغيرة فترتب الخطة على شكل :

هدف عام/مجال >> هدف خاص/ هدف تفصيلي/ سياسة >> مهمة/نشاط

إذا كانت المنظمة متوسطة أو كبيرة فيجب أن ترتب كما يلي:

هدف عام/مجال >> هدف خاص/ هدف تفصيلي/ سياسة >> برنامج >>مشروع >> مهمة/نشاط

مع ملاحظة مايلي:

1. علامة "/" تعني "أو" أي أن المخطِّط إما أن يعتمد مثلا وضع أهداف عامة أو مجالات لكن أحدهما يغني عن الآخر وهكذا في "الأهداف الخاصة أو التفصيلية أو السياسات" فأحد هذه المصطلحات يغني عن الآخر.
2. أحيانا المخططون يضعون مستويين من الأهداف كما هو موضح أعلاه، وأحيانا يكتفون بالهدف التفصيلي.
3. يخلط الكثير بين الهدف والمهمة مع أن الفرق واضح فالهدف متعلق بالرسالة التي تؤديها المنظمة بينما المهمة هي وسيلة تحقيق هذا الهدف.. مثلا "تدريب 30 موظفا" مَهَمَّة للهدف التالي"التطوير المهني للموظفين "
4. البرنامج يتكون من عدة مشاريع، والمشروع يتكون من عدة مهام..
5. عندما تزيد مهام الخطة التشغيلية "مثلا أكثر من 30 مهمة" فيفضَّل تحزيمها على مشاريع ولو كانت المنظمة صغيرة.
6. الأصل أن لا نضع في الخطة برنامجاً إلا في حالة وجود عدد من المشاريع المتشابهة والمتكاملة والتي يمكن تحزيمها في برنامج واحد.

والصور التالية توضح الترتيب المتوقع للخرائط الذهنية:

تنبيه: الترقيم في الصورتين أعلاه وضعته من أجل التوضيح، ويفضل عدم الترقيم في برنامج الخريطة الذهنية، لأن هذا البرنامج سيرقم الخريطة تلقائيا عند تصديرها كما في الخطوة التالية..

تصدير الخريطة: 

لتحويل الخريطة الذهنية إلى ملف تحرير نصوص اتبع الخطوات التالية:

- صدِّر الخريطة إلى صيغة open office كما في الصورة

سيطلب منك تحديد مكان لحفظها.. حدد المكان الذي تريد أن تحفظ فيه الملف ثم اضغط "حفظ"

افتح الملف ببرنامج الورد ثم حدد كل ما في الورقة "اضغط ctrl +A" ثم انسخه "اضغط ctrl+c" ثم افتح ملف أكسل والصق مانسخته فيه "اضغط ctrl+c" ..

احفظ ملف الأكسل الجديد لأننا في الخطوة القادمة سنستخدم برنامج الأكسل.

(3) تحديد المشاريع

يقوم المدير في هذه الخطوة بتحديد المشاريع المعتمدة في خطته التشغيلية وفقاً للجدول التالي:

مع ملاحظة ما يلي:

• يفضل استخدام الأكسل في إعداد الجدول.
• الهدف العام والهدف التفصيلي واسم المشروع تؤخذ من الخريطة الذهنية أو الملف الصادر عنها.
• مدة المشروع: هي المدة المتوقع فيها تنفيذ المشروع وتكتب هنا بشكل إجمالي "مثلاً: ثلاث أيام، أسبوع، شهر، عام دراسي، مستمر.." حسب اصطلاح المنظمة وطبيعة أعمالها.
• متطلبات التنفيذ: هي المتطلبات التي يتوقف عليها تنفيذ المشروع وتكون أثناء إعداد الخطة غير متوفرة.. "مثلاً: توفر دعم مالي، توفر بند صرف، التنسيق مع مدرب، صدور موافقة.."
• مؤشر النجاح: هو الحد الأدنى الذي يجب تحقيقه في المشروع والذي سيقاس نجاح المشروع بناء على نسبة ما تحقق منه، ولابد أن يكون المؤشر كمياً أو يمكن قياسه "مثلاً: عدد أو نسبة المناشط المنفذة، أو المستهدفين أو محتوى مقدم أو مهارة مكتسبة يمكن قياسها" كما يمكن ربطه بتاريخ محدد.
• لكل مشروع مدير.. يفضل دائما أن لايتولى مدير المنظمة إدارة المشاريع مباشرة، وذلك لكي يتمكن من متابعة خطط المشاريع كلها.
• مهام مدير المشروع:

1. ‌توثيق المشروع "سيأتي الحديث عن نموذج توثيق المشروع"
2. ‌متابعة تنفيذ خطة المشروع وإزالة المعوقات التي يواجهها المشروع.
3. ‌رفع تقارير عن المشروع "سيأتي الحديث عن نموذج تقارير المشروع"

• يجدر التنبيه إلى أن مدير المشروع هو المسؤول عنه أمام مدير المنظمة، ولايشترط أن يكون هو المنفِّذ لجميع مهام المشروع.
• بالإمكان إضافة بيانات على الجدول أعلاه حسب رغبة المنظمة، مثلا: تاريخ بدء المشروع.
• يجب مراجعة الخطة مراجعة شاملة والتأكد من مناسبة المشاريع قبل الانتقال إلى الخطوة التالية.. وإذا كان هناك جهة تعتمد مشاريع المنظمة فيفضل عرض هذه المشاريع عليها واعتمادها.
• إذا كانت الخطة مختصرة ولاتحوي مشاريع وإنما بضعة مهام فسيتم ترتيبها وفقا لجدول "خطة المشروع" والذي سيأتي الحديث عنه في الخطوة القادمة.

(4) توثيق المشاريع

يطلب من مديري المشاريع توثيق مشاريعهم وفقا للبيانات الأساسية المعتمدة في المرحلة السابقة..

توثيق المشروع بمثابة وثيقة تصف التفاصيل الدقيقة والمهمة المتعلقة بالمشروع، ويتم ذلك من خلال نموذج تعده المنظمة وفقا لاحتياجاتها.

النموذج المرفق "نموذج توثيق مشروع" هو ملف أكسل يحوي ورقتين: الورقة الأولى "البيانات الأساسية للمشروع" والورقة الثانية "خطة المشروع" وفيما يلي توضيح لمحتويات كل ورقة:

الورقة الأولى: البيانات الأساسية للمشروع

اسم المشروع:

يكتب هنا اسم المشروع كما هو تماماً في الخطة التشغيلية مع ملاحظة أن بعض المشاريع ستكون غير مدرجة في الخطة التشغيلية لأنها جزء من برنامج، حينها يلزم تعبئة الخانة التالية:

ضمن برنامج:

يترك فارغا في حال كان المشروع مدرجا ضمن الخطة التشغيلية.. ويعبأ فقط في حال كان المدرَج في الخطة التشغيلية اسم البرنامج وليس المشروع.

تذكر!
البرنامج أكبر من المشروع، فإذا وجد في الخطة برنامج فلابد أن يكون تحته أكثر من مشروع.

الجهة المنفذة:

أي الوحدة الإدارية المنفذة للمشروع.. فإذا كانت المنظمة صغيرة فسيكتب اسم المنظمة هنا أما إذا كانت مشاريعها موزعة على أقسام أو إدارات فتكتب أسماء تلك الأقسام.. "مثال: قسم المستودعات"

الجهة المساندة:

تكتب هنا اسم الجهة المساندة للقسم في تنفيذ المشروع.. لابد أن تكون الجهة المساندة داخل المنظمة وليس خارجها

وصف عام للمشروع:

يكتب هنا وصف عام للمشروع يفضَّل أن لايزيد عن عشرين كلمة.

المخرج النهائي للمشروع:

في حدود عشر كلمات تكتب هنا النتيجة النهائية التي نرجو تحقيقها على ضوء أهداف المشروع، أو الثمرة المترتبة على تنفيذ الأنشطة والمهام بشكل مجمل.. "مثال: معلم يتقن مهارة التعلم التعاوني"

الفرق بين المخرَج والمؤشر:المخرَج "حد أعلى" لنتيجة ترجوها من المشروعوالمؤشر "حد أدنى" لقياس نجاح المشروع

مؤشرات الأداء:

يكتب هنا الحد الأدنى الذي يجب تحقيقه في المشروع "مثلا: توزيع الكتب بنسبة 100% قبل بدء العام الدراسي"، وممكن أن يكون للمشروع مؤشر أو مؤشرين كحد أقصى.

تنبيهات:1- نجاح المشروع أو فشله يقاس بنسبة ما تحقق من المؤشر.2- لابد أن يكون المؤشر قابلا للقياس: عدد أو نسبة المناشط المنفذة أو المستهدفين أو محتوى أو تاريخ.3- نجاح المشروع يعني تحقق مؤشراته، أما نجاح خطة المشروع فيعني تنفيذ جميع مهامه.

الوضع الراهن للمؤشرات:

يكتب هنا قياسا كميا لمؤشرات الأداء قبل بدء تنفيذ المشروع أي الواقع "مثلا: تم توزيع 20% من الكتب الدراسية".

وفي حال كان المشروع مكررا أي سبق تنفيذه في الخطة التشغيلية السابقة فيكتب نتيجة المؤشر فيها "مثلا: العام الماضي تم توزيع 80% من الكتب الدراسية قبل بدء العام الدراسي".

وفي حال كان المشروع جديدا وتعذر قياس واقع المؤشر فيترك فارغا أو يوضح أنه لاتوجد معلومات تتعلق بالمؤشر.

تاريخ البدء:

يكتب هنا تاريخ البدء المتوقع للمشروع بدقة وبصيغة يقبلها ملف الأكسل..

تنبيهات:

• تاريخ بدء المشروع هو تاريخ بدء أول مهمة للمشروع. "المهام تأتي في الورقة الثانية"
• يجب أن يكون التاريخ المسجل ضمن مدى الخطة التشغيلية.
• يفضَّل استخدام إصدار حديث من برنامج مايكروسوفت أوفيس 2010 وما بعده>
• ملف الأكسل المرفق مهيأ بحيث يجب إدخال التاريخ بشكل صحيح وسيرفض أي قيمة غير صحيحة، ويمكن ضبط إعدادات إدخال التاريخ الصحيح كما يلي:

1. فك تأمين الورقة: اختر مراجعة ثم حماية الورقة ثم ادخل كلمة المرور التالية 123
2. اضبط التاريخ المناسب: اختر "بيانات" ثم "التحقق من صحة البيانات" ثم "إعدادات" ثم حدد مدى التاريخ.
3. أعد تأمين الورقة.

تاريخ الانتهاء:

يكتب هنا التاريخ المتوقع لإغلاق المشروع في الخطة التشغيلية ورفع تقرير ختامي به..

تنبيه:
تاريخ الانتهاء=تاريخ بدء آخر مهمة+مدتها

الهدف العام:

يكتب هنا نص الهدف العام المعتمد في الخطة التشغيلية، ويمكن استخدم "النسخ واللصق".

الهدف التفصيلي:

يكتب هنا نص الهدف التفصيلي "أو السياسة" المعتمد في الخطة التشغيلية، ويمكن استخدم "النسخ واللصق".

أهداف خاصة للمشروع:

إذا كان لدى المخطِّط أهدافاً خاصة للمشروع يرغب إضافتها..

الورقة الثانية: خطة تنفيذ المشروع

المهمة "أو النشاط":

المشروع يتكون من عدة مهام تنفذ بشكل متتابع أو متواز.. ويمكننا قياس تقدم المشروع أو تأخره من خلال ما تم تنفيذه من هذه المهام.

أمثلة للمهام: "تكوين لجنة..، إصدار تعميم... ، تنفيذ برنامج تدريبي... ، توزيع نشرة..."

المنفِّذ:

إما أن يكون جهة "مثال: قسم المستودعات" أو وظيفة "مثال: أمين المستودع" أو موظفا "مثال: عبدالله الفاضل".. المنفّذ هو المسؤول أمام مدير المشروع عن تنفيذ هذه المهمة.

متطلبات التنفيذ:

يكتب هنا أي احتياجات خارجية للمشروع تحتاج إلى توفير أو تنسيق.. "مثلا: التنسيق مع طبيب، توفر دعم خارجي، وصول الكتب من المطابع"

تنبيه:
لا تكتب المتطلبات المتوفرة عادة.

تاريخ بدء التنفيذ:

يكتب هنا التاريخ المتوقع لبدء تنفيذ المهمة بشكل دقيق.

تنبيهات:

1. لابد من إدخال صيغة تاريخ صحيحة يقبلها ملف الأكسل.
2. إذا كنت تستخدم أوفيس 2010 فما فوق أدخل التاريخ الهجري كما يلي: رقم اليوم ثم / ثم رقم الشهر ثم اضغط "إنتر" ستلاحظ أن التاريخ اكتمل.. مثلاً: اكتب 25/12 ثم إنتر النتيجة: 25/12/1435 مع ملاحظة أن الأكسل يكتب التاريخ بالمقلوب.
3. إذا أردت تاريخا يقع في السنة الهجرية القادمة فيجب عليك كتابة التاريخ كاملا.
4. ملف الأكسل المرفق معد بحيث ينبه المخطِّط عند إدخال صيغ التاريخ الخاطئة، ويمكن تعديل هذا الضبط كما أوضحناه سابقا.

مدة التنفيذ:

أي مدة التنفيذ المتوقعة للمهمة

تنبيهات:

1. يفضّل استخدام مدة التنفيذ بالأيام فقط، حتى لو كان العمل يستغرق أقل من يوم.. وذلك لأننا سنحسب مدة المشروع بالأيام عند انتهاء إعداد الخطة.
2. ملف الأكسل معد بضوابط إدخال لذا استخدم الأرقام فقط مثلا: لاتكتب "13 يوما" اكتب "13"، لاتكتب "يومان" اكتب "2".

التكلفة:

تُكتَب التكلفة المتوقعة للمهمة إذا وجدت، وإلا يترك فارغا.. يجب استخدام الأرقام فقط "مثال: اكتب 3000 ولاتكتب ثلاثة آلاف، اكتب 300 ولاتكتب 300 ريال"

البند:

يكتب هنا رقم البند المعتمد في الميزانية التشغيلية.. وفي حال كانت تغطية تكلفة المهمة من خارج بنود الميزانية التشغيلية فيترك فارغا.. أو يكتب مثلاً "دعم خارجي".

بعد الانتهاء من إعداد نموذج توثيق المشروع ومراجعته يرفع للرئيس المباشر لإقراره ثم يرفع لاعتماده حسب لوائح المنظمة.. وبذلك نكون انتهينا من إعداد الخطة التشغيلية.

(5) إدارة المشاريع

بعد اعتماد الخطة التشغيلية وخطط المشاريع يتبقى على المديرين إدارة ومتابعة تنفيذ الخطة، وذلك بجمع الخطط في ملف واحد.

الملف المرفق نموذج مقترح لإدارة المشاريع جميعها في مكان واحد، والمطلوب من مدير المنظمة هو نسخ خطط المشاريع "الورقة الثانية في ملف نموذج توثيق مشروع" ولصقها في هذا الملف، ثم استخدام ميزات الفرز والتصفية لمتابعة تنفيذ هذه الخطط.

لإعداد الملف وإدارة خطتك التشغيلية اتبع الخطوات التالية:

1. انسخ خطة المشروع الأول "من المهمة إلى البند"، والصقها في ملف إدارة المشاريع.
2. اكتب اسم المشروع تحت عامود "اسم المشروع" ثم ضع المؤشر في زاوية هذه الخلية السفلى من اليسار واسحبها بعدد مهام المشروع.. ستلاحظ نسخ اسم المشروع في بقية الخلايا.
3. اكتب اسم مدير المشروع تحت عامود "مدير المشروع" وانسخه كما في الفقرة السابقة.
4. كرر الخطوات السابقة بعدد المشاريع.
5. أعد فرز المهام حسب التاريخ، ثم المشروع.

=========

(*) كنت قبل سنوات قد كتبت مقالةً بعنوان "عشر خطوات لإعداد خطتك التشغيلية"(*) وبعد تطبيق تلك المنهجية على المنظمات المتوسطة والكبيرة رأيت أن المنهجية المتبعة هناك تناسب المنظمات والمشاريع الصغيرة، فكان لابد من تطويرها لتناسب جميع المنظمات على اختلاف حجمها.