مجموعة أمثلة لتقديم تغذية راجعة فعالة للموظفين

سواء كنا ندرك ذلك أم لا، فإننا دائمًا نقوم بتقديم أو استقبال التعليقات والتغذية الراجعة. أحيانًا يتم الأمر بشكل صريح، كما هو الحال في اجتماع شخصي مثلًا، أو يتم بشكل ضمني، من خلال نبرة الصوت ولغة الجسد. قد لا ندرك الصورة التي نقدمها، لذلك فإننا بحاجة لأن نضع ذلك الأمر بعين الاعتبار.
إن التغذية الراجعة الخاصة بالموظف هي محور التطوير الشخصي والمهني. كما يمكن أن تحسن أداء الموظف أو سلوكه داخل الفريق بشكل ملحوظ. ولكن تقديم تغذية راجعة فعّالة وذات أهمية يمكن أن تكون عملية صعبة بعض الشيء. ومن أجل ذلك السبب قمنا بوضع قائمة من التعليقات والتغذية الراجعة التي يمكن أن تساعدك في حياتك يوميًا بالإضافة لبعض النصائح التي يمكنك استخدامها مباشرةً.

أمثلة عن تغذية راجعة تم تقديمها بشكل ملائم للموظفين

فيما يلي مجموعة من الأمثلة يمكنك البدء في استخدامها مع الموظفين اعتبارًا من اليوم.

1. إذا بدا الموظف منفصلًا أو مستقلًا بذاته

إذا كان أحد الموظفين مستقلًا بذاته، فيجب أن تعلم فيما إذا كان هناك أي شيء يزعجه، لذلك فإنك بحاجة إلى:

• تبيّن له أنك تلاحظه / وتبحث عنه
• أخبره كيف تشعر حيال الأمر
• اعرض تقديم المساعدة

إليك ما يمكنك قوله:
لاحظت بأنك لا تبدو سعيدًا كما هي عادتك، ومن الواضح أن ذلك يجعلني أشعر بأني أقوم بأمر خاطئ.
هل كل شيء على ما يرام؟ أعتقد أننا إذا اجتمعنا مرة كل أسبوع للتأكد من أن كل شيء على ما يرام، ستكون أكثر سعادة.

2. إذا لم يقدم أحد الموظفين مشروعًا في الوقت المحدد

في حين أن هذا الأمر قد يكون مخيبًا للآمال، لكن ليس هناك ما يمكن القيام به حياله. ليس هناك فائدة من الغضب، فقط تأكّد من أن الأمر لن يتكرر مرة أخرى. يجب أن يكون الجميع مسؤولين عن عملهم، لذا فعند تقديم التغذية الراجعة بشأن الموضوع فإنك بحاجة إلى:

• تسليط الضوء على أهمية الأمر
• تحفيزهم للمرة القادمة
• تقديم أفكار للتطوير

إليك ما يمكنك قوله:
لم يتم تسليم المشروع في الوقت المحدد، هل لديك فكرة عن السبب؟
كما تعلم إننا نحاول تنظيم كل شيء للموقع الجديد، لذا فإن تأخيرك في تسليم المشروع سيبطئ من عمل بقية الفريق.
سنقوم فقط بالتأكد من أنه بالنسبة للمشروع التالي، فإنك تمتلك المزيد من الوقت والموارد لإنهائه حسب الخطة. سيكون الموقع الجديد عظيمًا! وأخيرًا، كل ما يمكنك فعله هو جدولة عملك مسبقًا، ربما يوم واحد في الأسبوع كافي للتأكد من أنك لا تترك الكثير من الأعباء للنهاية.
قمت بتجربة ذلك على مشروعي الأخير، وقد أحدث فرقًا كبيرًا.

3. إذا ارتكب أحد الموظفين خطأً مع العميل

لابد من حدوث بعض الأخطاء، ولكن يجب أن تقوم بما في وسعك للتأكد من عدم تكرار الأمر مرة أخرى، فالعملاء على غاية من الأهمية.
عند تقديم تغذية راجعة بشأن هذا الموضوع، فإنك بحاجة للتحدث بالتفاصيل التي توضح ما حدث حتى يكون الموظفين جاهزين بشكل أفضل:

• قل لهم بأنه لا داعي للقلق حيث يمكن إصلاح الأمر
• اشرح لهم الظروف حتى يدركوا ذلك في المرة القادمة
• اعرض تقديم مساعدة

إليك ما يمكنك قوله:
ليست نهاية العالم، ولكن تذكر في المرة القادمة أن تقوم بتحديث معلومات فواتيرهم قبل أن ترسل لهم مفتاح الوصول.
إن الطريقة التي يعمل بها رقم مفتاح الدخول تعتمد على معلومات الفواتير، لذا فإنها هامة للغاية. ولكن لا تقلق، سنرسل لهم اعتذار عبر رسالة بالبريد الإلكتروني وسنقوم بذلك يدويًا الآن.
إن كنت ترغب بتخصيص بعض الوقت للاطلاع على كيفية عمل البرنامج، فإني سأكون سعيدًا بمساعدتك، لا مشكلة بذلك.
مدير يقدم تغذية راجعة لأحد الموظفين.

4. إذا كان الموظف وقحًا مع أحد زملاء العمل

من الناحية المثالية، جميع من في الفريق يعملون معًا بشكل جيد ويتعاونون بسلاسة، ولكن حدوث التوتر بين زملاء العمل هو أمر طبيعي يحدث في كثير من الأحيان. ويجب عليك أن تضع حدًا للأمر حين حدوثه وبسرعة.

• اشرح له لماذا تتحدث معه وليس مع زميل العمل
• لا تلقِ باللوم عليه، بل استمع إليه
• قم بتقديم النصيحة

إليك ما يمكنك قوله:
لقد طلبت مني ستايسي أن أتحدث معك بخصوص ما قلته في وقت سابق، ولا أعتقد أنها ستشعر بالراحة عند الحديث بالأمر لذلك فإني عرضت القيام بذلك.
لدي بعض الفضول، هل يمكن أن تشرح لي ما حدث؟ إنني أفترض بأن الأمر كان عبارة عن سوء فهم، ولكن بالطبع أريد من الجميع أن يقوم بتصحيح ذلك الأمر.
لو كنت أنا من قام بذلك، كنت سأنتظر حتى نهاية اليوم ثم أعتذر منها، وربما سأطلب منها الذهاب لتناول الغداء معًا للحديث عن الموضوع.

5. إذا كان الموظف لا يتعاون مع أي شخص

يعتبر هذا الوضع أكثر إثارة للقلق بعض الشيء، ولكن مرة ثانية، عليك أن تركز على السلوك بدلًا من الشخص.

• كن واضحًا
• قم بتقديم أفكار لحل المشكلة

إليك ما يمكنك قوله:
أردت فقط أن أخبرك بأني تلقيت مؤخرًا بعض الشكاوى من بعض الأشخاص في الفريق بشأن هذا الموضوع.
كنت أرغب بالتحدث معك مباشرةّ بشأن ذلك الموضوع لمعرفة فيما إذا كان هناك أي شيء يمكننا القيام به. قد يكون السبب في حدوث ذلك أنك كنت متوترًا، ولكني أعتقد بأنك عندما ترفع صوتك أحيانًا فإنك تجعل الناس يفكرون بأسلوبك بطريقة خاطئة، وقد يكون هو السبب في اعتقادهم بأن تصرفك كان وقحًا.
إني أتساءل فيما إذا كان العمل من المنزل ليوم واحد في الأسبوع قد يساعدك بالتخفيف من بعض التوتر الذي تشعر به.

6. إذا لم يحدد الموظف أهدافًا جيدة

إنه لأمر صعب، لأنك لا تريد أن تثبط عزيمتهم، فقد يكونوا غاضبين بما يكفي لأنهم لم يحققوا أهدافهم. تذكر:

• كن إيجابيًا
• قم بتحديد الأمور بشأن ما يمكنهم القيام به بشكل أفضل

إليك ما يمكنك قوله:
لقد قمت بعمل رائع فيما يتعلق بأهدافك هذا الربع من العام. لا بأس إن لم تحقق جميع الأهداف، فأنا أعتقد بأننا نستطيع أن تكتشف ما الذي يساعدك على العمل بشكل أفضل.
وأعتقد أن أهدافك كانت بحاجة لكثير من العمل، وفي المرة القادمة سأقوم بتحديد هدفين فقط بدلًا من 5 أهداف. بهذه الطريقة، ستكون قادرًا على التركيز حصرًا على هذين الهدفين.

7. إن لم يكن الموظف مبادرًا

عندما تقدم تغذية راجعة بشأن هذا الموضوع، تذكر:

• أخبره بمدى تأثيره عليك
• قم بتقديم المساعدة والنصيحة

إليك ما يمكنك قوله:
لاحظت بأنك لا تأخذ زمام المبادرة كما كنت تقوم سابقًا. إن هذا الأمر يجعلني أشعر بأني قمت بشيء خاطئ. هل قلت أو قمت مؤخرًا بما يزعجك؟
اثنين من زملاء العمل يتبادلان التغذية الراجعة

8. إذا كان الموظف يعاني من مشكلة في إدارة الوقت

من الصعب اكتساب القدرة على إدارة الوقت بسهولة، فهي عملية مستمرة من التطوير الدائم، ولكن في حال تحول الأمر لمشكلة حقيقة، عليك أن تقدم له بعض الملاحظات. عندما تقدم تعليقات أو تغذية راجعة بشأن هذا الأمر، تذكر:

• أخبره كيف يؤثر ذلك على الفريق
• اعرض عليه تقديم النصائح

إليك ما يمكنك قوله:
لقد لاحظت بأنك لم تكن قادرًا على إدارة وقتك للمهام الثلاثة الماضية.
لم يتمكن بعض الأشخاص الآخرين في الفريق من إنجاز عملهم، الأمر الذي أدى لظهور بعض المشاكل في الأقسام الأخرى. سنقوم باكتشاف كيفية حل المشكلة للمرة القادمة.
لقد اعتدت على المعاناة من هذه المشكلة أيضًا، ولكني اكتشفت بعد ذلك أداة ساعدتني في حلها. شخصيًا، إني أقوم باستخدام أداة تدعى وقت الإنقاذ RescueTime، لقد أنقذت لي حياتي.
أود أن أوصيك بتجربة ذلك لترى كيف بإمكانك تنظيم وقتك بشكل أمثل.

9. إذا تم رفض أداء الموظف

هناك العديد من الأسباب التي قد تؤدي لرفض أداء الموظف، فمن المهم عدم التوصل إلى استنتاجات ومعالجة الموضوع بعناية تامة. قبل توبيخ الموظف أو تقديم تغذية راجعة سلبية، عليك أولًا أن تقابل الموظف وتحاول معرفة السبب وراء ذلك التراجع. قم بتقديم الدعم فهو أمر مهم للغاية.
إليك ما يمكنك قوله:
لقد لاحظت بعض التغييرات في عادات ونتائج عملك خلال الأسبوع الماضي. إني أعلم تمامًا كيف هي إنتاجيتك الاعتيادية في العمل، لذا فإني أردت أن أتحقق وإياك من احتمال وجود مشكلة ما فقد أكون قادرًا على مساعدتك.
أو إن كان هناك ما تريد التحدث بشأنه، فأنا هنا دائمًا لأستمع إليك. إنني أعلم بأننا نستطيع حل هذه المشكلة معًا، وأنا واثق من أنك تستطيع العودة لأدائك المميز مرة أخرى.

10. إذا كان الموظف يقوم بنشر الإشاعات

لسوء الحظ، تنتشر الإشاعات كثيرًا في ساحة المدرسة. كما تنتقل إلى جميع أماكن العمل تقريبًا.
من المهم أن يتحكم المدراء بالأمر في حال حدوثه لأن الأحاديث والشائعات الكاذبة يمكن أن تقتل روح الجماعة وتساعد على ظهور المشاكل. إن كنت تعلم من هو الموظف الذي يقوم بنشر الإشاعات، فمن المهم أن تقوم بالتحدث معهم بشكل خاص.
إليك ما يمكنك قوله:
لقد فوجئت قليلًا عند اكتشافي بأنك كنت تتحدث بشأن هذا الأمر مع الموظفين الآخرين. إني أتفهّم السبب ومتأسف لشعورك بتلك المشاعر تجاه هذا الموضوع، ولكني أريد منك أن تعرف بأنه يمكنك دائمًا أن تأتي وتتحدث معي بشأن هذه المخاوف. وستكون تلك هي الطريقة الأكثر فعالية لمعالجة المشكلة.
المشكلة هي أنك عندما تتحدث بشأن ذلك مع الموظفين الآخرين فإن ذلك من شأنه أن يخلق نوع من الطاقة السلبية في مكان العمل وقد يؤدي إلى إضعاف روح العمل. أريد أن يكون جميع الموظفين سعداء ويشعرون بالأمان، وأعلم أنك تريد الأمر ذاته- لذلك دعنا نقوم بحل هذه المشكلة معًا. بعد ذلك إن كنت تعتبر أن الأمر لا يزال يتعلق بالفريق، يجب علينا حينها أن نتحدث جميعًا ومع بعضنا، ولكن من الأفضل أن نخرج لمكان آمن.

نصائح لمزيد من التغذية الراجعة الفعّالة

من المدهش مدى مشاركة علم النفس والليونة في الحديث في تقديم التغذية الراجعة.
في حين أن بعض تلك البنود قد تبدو مبالغًا بها، إلا أنها حقًا ليست كذلك. إن الناس أكثر حساسية مما قد تعتقد، لذلك فمن المهم أن تكون لطيفًا عند تقديم تعليقاتك وتغذيتك الراجعة.

1. التركيز على السلوك، وليس على الشخص

ربما كانت تلك هي أهم نصيحة. يجب ألا تكون التغذية الراجعة بمثابة هجوم شخصي، بل يجب أن تكون مفيدة وتهدف إلى تحسين سلوك معين.
إحدى الأفكار المفيدة هنا هي أن تشرح كيفية شعورك حيال ذلك السلوك. فمن خلال القيام بذلك، تكون قد أجبرت نفسك على التركيز على السلوك.
على سبيل المثال:
لقد لاحظت أنك لم تكن موجودًا في آخر اجتماعين للفريق. إني قلق لأنك قد تفوّت بعض المعلومات الهامة. هل يمكن أن نلتقي لمناقشة ما فاتك؟
هذا أفضل من أن تقول “من الواضح أنك لا تهتم بهذا الفريق لأنك لا تأتي لحضور الاجتماعات”.

2. تذكر بأن التغذية الراجعة هي ببساطة رأيك

في بعض الأحيان، يقول القادة عبارات مثل “يشعرون” أو “نعتقد” أو عبارات أخرى على نمطها حيث يبدو وكأن الجميع يتفق مع ملاحظاتك.
ويتم ذلك بهدف جعل الرسالة أكثر قوة وتجنيب نفسك تلقّي اللوم.
في حين أن هذا قد يبدو وكأنه فكرة ذكية من الناحية النظرية، إلا أنه يجب عليك استخدام كلمة “أنا” بدلًا من تلك العبارات. الأمر الذي سيسمح للموظف بأن يتعاطف معك (وخاصة إن تحدثت بشعورك تجاه سلوك معين).
مرة أخرى، تذكر بأن التغذية الراجعة هي ببساطة عبارة عن رأيك.

3. لا تستخدم أسلوب شطيرة التغذية الراجعة

يعتقد الكثير من الأشخاص بأن شطيرة التغذية الراجعة ستعمل على التخفيف من وطأة التعليقات كما تعتبر فكرة عظيمة.
لا تقم بذلك.
في الحقيقة ليست فكرة جيدة. إحدى الأوراق البحثية تدعى أخبرني بالخطأ الذي اقترفته حيث تبحث في كيفية استجابة مختلف الأشخاص للتغذية الراجعة، وقد أظهرت تلك الورقة بأن شطيرة التغذية الراجعة غير مجدية في معظم الوقت.
من الورقة البحثية:
غالبًا ما تكون التغذية الراجعة السلبية مدفونة وغير محددة أبدًا.
يقولون بأن الفكرة الأذكى هي أن تكون واضحًا، وسيقدّر الموظفون صدقك.
تكمن المشكلة في أن بعض الأشخاص يستمعون فقط إلى الجزء الإيجابي من التغذية الراجعة ويتوقفون عن الاستماع عندما تصل إلى الجزء السلبي.

4. لا تنسى الإيجابية

لقد أظهرت الدراسات أنه عندما تكون التغذية الراجعة سلبية في معظمها فإنها تقوم بتثبيط الجهد والعزيمة في المستقبل.
تذكر بأن تسلط الضوء على الجهد الجيد وأن تحرص على تحفيز الموظفين. لا تستخدم تلك الإيجابية كجزء من أسلوب الشطيرة، ولكن ضع في اعتبارك بأنه يجب أن يتم ملاحظة الجهود الإيجابية.

5. المتابعة

قد يبدو هذا واضحًا، ولكن تذكر أن تقوم بمتابعة كل الأشخاص الذين تقدم لهم التغذية الراجعة.
إن التغذية الراجعة غير مجدية دائمًا إن لم يتطور الموظف ويحسن أدائه، لذلك عليك أن تتأكد من متابعتك له بعد فترة زمنية معينة لتلاحظ كيفية سير الأمور. قد بتقديم الدعم للموظفين أثناء تنفيذ العملية بأكملها.

ترجمة –بتصرّف- لمقال 10 Examples Of Giving Effective Employee Feedback لكاتبته Ali Robins