كيف يمكن لقيادة فرق العمل عن بعد أن تشكل مستقبل العمل ؟

هناك العديد من فرق العمل التي تعمل عن بعد باستمرار وتقوم الشّركات باعتمادها منذ بدايات العقد الماضي وحتى الآن. وقد أظهرت نوعيّة العمل عن بعد تطوّرًا إيجابيًّا وخاصّة بعد تحسّن طرق التّواصل بين الموظّفين وذلك من عام 2005 إلى عام 2012 بنسبة 80٪، ولكن ما الذي تتطلّبه إدارة فريق عن بعد ليكون ناجحًا؟ وهنا نريد أن نشارك بعض الأفكار المفضّلة لدينا بالإضافة إلى أفضل الممارسات العمليّة التي تمكّنكم من تحقيق أقصى استفادة ممكنة من العمل عن بعد:

ما هو وضع الفرق التي تعمل عن بعد؟

في أعقاب إعلان شركة ياهو عن انتهائها من تطبيقات العمل عن بعد، بدأ النّقاش حول ما إذا كانت فرق العمل عن بعد بمقدورها أن تعمل بمستوى موازي لمستويات عمل فرق العمل الموجودة في المكاتب التّقليديّة. يقول ريتشارد برانسون أنّه في يوم من الأيّام، سوف تكون المكاتب “شيئًا من الماضي”، ولكن هل يوجد أمور جوهريّة لم يتم التطرّق إليها في العمل عن بعد؟ هناك بالتّأكيد عدد من العناوين الرّئيسية يجب تناولها حول هذا الموضوع:

• إنّ فرق العمل التي تعمل عن بعد تسجّل عدد أكبر من ساعات العمل.
• إنّ فرق العمل عن بعد هي في الواقع أكثر تشاركيّة وتعاونًا فيما بينها.

وقد أظهرت دراسة صادرة من معهد ماساتشوستس سلون للتكنولوجيا أنّ " فرق العمل التي لا تتشارك نفس المكان يمكن أن تتفوّق في الواقع على الفرق التي تكون في مكان واحد"، وهذا يتحقّق عند وجود تعاون جيّد فيما بينها في مجال العمل. وبالإضافة إلى ذلك، فإنّ أكثر الحالات الشّائعة التي لوحظت لفرق العمل عن بعد والتي تأتي من دراسة عام 2009 التي أجرتها شركة سيسكو وشملت حوالي 2000 موظف تؤكّد ذلك، وهنا بعض النّتائج التي تمّ التّوصل إليها:

“إنّ نحو 69 ٪من الموظّفين الذين شملهم الاستطلاع صرّحوا بازدياد إنتاجيتهم عندما يعملون عن بعد، وقال 75 ٪من الذين شملهم الاستطلاع أيضًا أنّ توقيت العمل الحالي ( المفتوح وغير المحدّد) هو أفضل بالنسبة لهم”.

وفي حين أنّ إنتاجيّة العمل هي في تزايد مستمر، فإنّ العمل بشكل جماعي يمكنه أن يجعل من نجاح العمل وتطويره حلمًا يسعى إليه جميع أعضاء فريق العمل، وهنا يأتي السّؤال التالي: كيف يمكن للعمل عن بعد أن يؤثّر على قدرة الموظّفين على التّواصل مع بعضهم البعض؟ فيما يلي نتائج دراسة سيسكو:

لقد صرّح 83 ٪ من الأشخاص الذين يعملون عن بعد أنّ قدرتهم على التّواصل والتّعاون مع زملائهم في العمل كانت هي نفسها، إذا لم تكن أفضل منها عند العمل في مكان واحد.

ومع وجود غالبيّة كبيرة من الموظّفين الذين يملكون اتّصالات قويّة مع زملائهم في العمل بالرّغم من البعد الجسديّ بينهم، فيمكننا القول بأنّ العمل عن بعد يمكن أن يكون ناجحًا تمامًا مثل العمل في المكاتب التقليدية وذلك بالنّسبة للكثير من الشّركات؛ فهو يعتمد على الفريق المعني في تنفيذ الأعمال المطلوبة لا على بيئة العمل.

وهذا يقودنا إلى سؤالنا التّالي: ما التّعديلات التي يتوجّب القيام بها؟ ما الذي يتوجّب على فرق العمل عن بعد أن تقوم به بشكل مختلف لكي تزدهر؟

احتواء عيوب فرق العمل عن بعد:

هناك العديد من العيوب لاعتماد فرق العمل عن بعد و غالبًا ما تكون متخفّية نوعا ما. وقد تمّ توضيح هذه النّقطة جيّدًا من قبل والتر تشن في مقاله عن العمل عن بعد، حيث يسلّط والتر الضّوء على كيفيّة عملها:

1. يجب على فرق العمل عن بعد أن تجتمع على قيم مشتركة وأكثر عمقًا.
2. إن الأشخاص الذين يعملون عن بعد، سوف يكون لديهم فرص أقلّ للتّقصير في العمل أو الانجراف في أي انحرافات طائشة وذلك من خلال إجبارهم على العمل بشكل غير متزامن.
3. وبما أن الاتّصال بينهم لا يتمّ بشكل شخصي، فإنّ فرق العمل عن بعد سوف تتعلّم التّواصل فيما بينها بشكل منظّم.

والنّتيجة هي فريق عمل مع انحرافات أقلّ نسبيًّا، بالإضافة إلى أنّ هذا الفريق يتمتّع بمهارات تواصل كتابيّة قويّة خاصّة أثناء التّناقش في أمرٍ ما، وبسبب هذا الأخير، فإنّ التّكنولوجيا هنا تأتي لتنقذ العمل، فقد أصبح الآن إنشاء نظام رسائل منظّم أسهل بكثير من أي وقت مضى.

إنشاء خطّة رسائل التّسلسل الهرمي:

إنّها واحدة من المزايا التي يقدّمها لنا العمل عن بعد، فهي تساعد على تجنّب المراسلات السيّئة وغيرها من الانحرافات غير اللّائقة.

ولكن لا يزال من الضّروري أن تعتمد الاتّصالات على أسس منظّمة، فغالبًا ما يتعلّق كلّ شيء بالبريد الإلكتروني، كما أنّ فرق العمل عن بعد سوف تحتاج لإمضاء وقت أكبر في العمل على رسائل البريد الإلكتروني وهو أكثر بكثير من الوقت الذي يمضيه الأشخاص الذين يعملون في المكاتب التّقليديّة (التي تحتاج بالفعل وقت أكبر).

وبدلًا من ذلك، يتوجّب على فرق العمل عن بعد إنشاء خطّة رسائل التّسلسل الهرمي والتي تقدّم لهم إرشادات حول أنواع الرّسائل المناسبة للعملاء، في ما يلي مثال لكيفيّة القيام ببعض هذه الأمور:

الرّسائل الفوريّة والأسئلة والتّحديثات:

إذا كان لديك حدث ما وتريد إعلام الفريق به بشكل فوري، أو حتى شيء شخصي تودّ مشاركته، فليس من الضّروري أن تقوم بإرسال رسالة بريد إلكتروني جماعيّة، وبدلًا من ذلك يمكنك مشاركته في " Slack "، وهو برنامج الدّردشة الأفضل ، كما أنّ حقيقة أن الرّسائل فيه تصل بشكل فوري يجعل منه برنامجًا جيّدًا لحالات الطّوارئ.

الرسائل الطويلة لشخص واحد أو لشخصين:

إذا كان لديك رسالة طويلة نوعًا ما أوغير مستعجلة وكان عليك إرسالها لشخص في الفريق فإنّه من الأفضل أن ترسلها له فقط فهذا النوع من الرسائل من الأفضل أن يتم الاحتفاظ به بين شخصين فقط.

مشاركة تحديثات مطوّلة مع فريق العمل:

إذا كنت ترغب في مشاركة تحديث ما عمّا كنت تفعله على مدار الأسبوع، أو بعض التّقييمات نصف الشهريّة / الشهريّة، فإنّنا نشجّعك على مشاركتها في " Slack "، وهي لوحة الإعلانات الافتراضيّة المفضّلة لدينا والتي يمكن لفريق العمل أن يطّلع عليها.

قم بالتّأكد من أنّ الأشخاص الذين يعملون عن بعد يملكون وسائل سهلة للّتواصل مع النّاس بحيث لا يحتاجون للقيام هجمات منتظمة من خلال الرّسائل البريدية.

القيام بعمل منظّم ومفتوح للجميع:

من المهم لفرق العمل عن بعد أن تبقى منظّمة وعلى معرفة بكلّ ما يقوم به أي فرد، في ما يلي قائمة مختصرة بأفضل التطبيقات التي يمكنها أن تساعد على ربط فريقك مع بعضه وتنظيمه:

Basecamp
وهو برنامج خاص بإدارة المشاريع حيث يعمل على تسهيل عرض وتحديث أي مشروع بينكم، كما أنّه يتيح لكم التّخطيط لما ترغبون في إنجازه في الأيّام التّالية.

Dropbox
يعمل تطبيق Dropbox على تسهيل عمليّة تبادل الملفّات في شركتك ويجعل منها تجربة سهلة.

Draft
يجعل العمل التّعاوني على المستندات غاية في السّهولة، وهو مفيد جدًّا في مهام الكتابات الطّويلة (تحديثات، وظائف، إلخ)

Hello Sign
وهو خيار مميّز يجمع كل من الوظائف التاّلية: (طباعة، توقيع، مسح، رسائل البريد الإلكتروني) ويمكّنك من إنشاء توقيعك الخاص على الأشياء التي تريد من فريق العمل إنجازها.

Join.me
وهو تطبيق مهم للأشخاص الذين يرغبون بعرض شيء ما على شكل سيناريوهات متتالية، فهذا البرنامج يقدّم لهم شاشة بسيطة تسهّل عليهم تقديم أي عرض تقديمي للجميع.

Appear.in
تأكّد من أنّ فريقك يمتلك أحد البرامج التي يتم استخدامها بانتظام للدردشات المرئيّة، وتتوفّر هناك العديد من البدائل، مثل غوغل هنغوتس، أو سكايب.

إنّ قائمة هذه التطبيقات لا تنتهي، ولكن تذكّر أنّ الشّيء الأكثر أهمّية بالنّسبة لك هو أنك تعمل لتقليل نسبة الانحراف بين الموظّفين.

وعلى أيّة حال يمكنك التسجيل في هذه التّطبيقات لكي تحل بعض المشاكل التي قد تواجهك في التّواصل مع الموظّفين أو حتّى يمكنها أن تكون مجرد إضافة جديدة للعمل الخاص بك.

قم بالتّشجيع على الكتابة الواضحة والموجزة:

وبما أنّ معظم عمليّة التّواصل بين فرق العمل عن بعد تتمّ من خلال الرسائل النّصيّة، فمن المهم أن تركّز على كتابة واضحة وموجزة، يوجد هناك الكثير من فرق العمل التي تعمل عن بعد فضّلت العمل على بعض البرامج المميّزة مثل Basecamp ، فيمكنك أن تأخذها بعين الاعتبار:

لو وقعت في الحيرة بين عدد من الأشخاص حول توظيفه من عدمه فقم دائمًا باختيار الكاتب الأفضل، وعلى افتراض أنّ المرشّحين كانوا يملكون مؤهّلات متساوية إلى حدٍّ ما بشكل عام فقم باختيار الكاتب الأفضل بشكل دائم.

Buffer
وهو تطبيق آخر يعتمد اعتمادًا كبيرًا على توزيع الأعمال المفروضة، وقد اعتبر أنّ التّواصل هو أحد القيم الأساسيّة لأي شركة لتجنّب حدوث سوء تفاهم بين الموظّفين، وإليك بعض الأمور المهمّة التي يمكن أن تستفيد منها من خلاله:

يمكنك أن تتحدّث، تقيّم، تصمّم، وتكتب بطريقة واضحة لكي تبدو ذكيًّا، فأنت لا تصنع الافتراضات، في حين أنّك تطرح أيّ سؤال إضافي فسوف تتكوّن لديك صورة كاملة عن العمل.

ويصبح الارتباك أمرًا بعيدًا عن فريق العمل، ممّا ينتج عنه الوضوح في التّعامل، ويكون هناك تّواصل كتابي متماسك، وتظهر مهارات جديدة.

ولكن تبقى المسألة هي الاجتماع مع شخص ما!

على الرّغم من وجود العديد من المزايا للعمل عن بعد، فإنّ الاجتماع مع فريقك وجهًا لوجه وفي نفس الوقت لا يزال من الأولويّات، خاصّةً عندما يتعلق الأمر ببناء العلاقات وتعزيز الثّقة، فإنّ مقابلة شخص ما وجهًا لوجه هو أهمّ جزء من العمليّة.

وقد خلصت أبحاث جامعة هارفارد إلى أنّ "أي فريق متّصل، هو فريق مندفع "، فهناك العديد من الأشخاص يمكن أن يتم تحفيزهم بمجرّد وجود علاقة قويّة مع زملائهم، ممّا يخلق التزامًا جيّدًا بالعمل ،ولكن لا تزال المقابلات المنتظمة أمرًا حاسمًا حتى بعد اللّقاء الأول:

"…بحسب ما يشير إليه بحثنا أنّ ما يقارب من 85 ٪ من الشّركات لاحظت أنّ معنويّات الموظّفين قد تراجعت بشكل حاد بعد الأشهر الستّة الأولى من بدء العمل، واستمرت في التّدهور لسنوات بعد ذلك"

قم باستخدام وقتك الخاص للتحقّق إذا ما كان شخص ما من فريقك خارج العمل، وهذا سوف يساعد على خلق روح الاتّحاد في الفريق وسوف يقضي على ما يسمّى ب " تحكّم الآلات” وهو الشّعور الذي يسبّب الخلافات التي تؤدي لفصله.

تجاوز الأدوار التّقليدية:

يسلط الدكتور مايكل واتكنز الضّوء على هذا الموضوع في مقاله عام 2013، حيث أنّ فرق العمل عن بعد تحتاج إلى التّركيز على تجاوز الأدوار بشكل خاص لكي يتمكّن الأعضاء من تفهّم المسؤوليّات الأولى:

“تأكّد من أنّ عمليّة سير العمل واضحة للجميع، وقم بتوفير تفاصيل أكثر حول ماذا ومتى، وبعد الانتهاء من العمل يجب عليك القيام بمراجعات دوريّة لتقييم كيفيّة سير الأمور وتحديد التّعديلات العمليّة وكذلك الاحتياجات التّدريبيّة”.

تضارب شائع حول: " هذا ليس مسؤوليتي!":

يمكن أن تحدث هذه الإشكاليّة عندما يكون الجلوس مع رئيس العمل غير متاحًا، وهنا من المهم بالّنسبة للمسؤولين أن يتأكّدوا من تحديد مهام الفريق بشكل واضح.

توظيف الأشخاص عن بعد

وكما يبيّن ويد فوستر، المؤسّس المشارك والرّئيس التّنفيذي لشركة زابير، في هذا المقال المميّز، “يوجد هناك بعض الصفات والمهارات والتي من الممكن أن تكون حاسمة في موضوع العمل عن بعد، فهو يصرّ على توظيف الأشخاص الذين بمقدورهم أن يعملوا على المشاريع بدون الحاجة للكثير من المراقبة، كما يتوجّب عليهم أن يكونوا قادرين على الّتعامل مع الطّبيعة الفردية للعمل عن بعد”.

وأخيرًا، وليس آخرًا، يؤكّد ويد على أهميّة وجود الثّقة في موضوع العمل عن بعد، فهي تحفظ استمراريّة العمل مع الأشخاص الذين تقوم بتوظيفهم:

“تجنّب توظيف الأشخاص الذين يعملون عن بعد إذا كنت لا تتمكّن من الوثوق بهم، وإذا كنت تجد نفسك دائم القلق تجاه ما يفعله شخص ما فعندها سوف تهدر وقتك وأفكارك بالتّركيز على أمور أخرى غير المنتج”.

ترجمة -وبتصرّف- للمقال How Remote Teams Are Becoming the Future of Work لصاحبه GREGORY CIOTTI