نموذج تطبيقي “KPI” لعمل تقييم قياسي للعاملين وإعداد نظام فعال للرقابة والحوافز

سأستعرض لكم اليوم بمشيئة الله نموذج تطبيقي بعنوان ” مؤشر أداء قياسي للمهام”يصلح هذا النموذج لجميع المؤسسات سواء كانت صناعية أم خدمية فهي تقيس مدى تنفيذ المهام المكلف بها الموظف في الوقت المحدد والجودة المطلوبة كما أنها تسهل عملية الرقابة للمدراء وتعتبر أساس لتقييم و إعداد نظام حوافز ومكافئات للعاملين المتميزين.

إجراءات تطبيق النموذج: 

1. يطلب المدير  في نهاية كل أسبوع من جميع العاملين أن يقوموا بتسجيل المهام المكلفون بها في الأسبوع القادم والوقت اللازم لإنجاز كل مهمة.
2. بعد تسجيل المهام الأسبوعية يقوم كل موظف بمراجعة المهام والوقت اللازم لإنجاز المهام مع رئيس القسم أو المشرف .
3. يقوم رئيس القسم بمراجعة المهام مع المدير .
4.  توقيع كل من الموظف ورئيس القسم ثم الإعتماد النهائي من مدير الإدارة.
5. يحتفظ الموظف بالنموذج لتسجيل وقت إنتهاء المهمة الفعلي في الخانة المخصصة لذلك.

شرح النموذج:

1- “المهمة” لا بد أن تكون محددة وقابلة للقياس مثل كلمة ” ترصيد الإجازات” لا تصلح أن تكوم مهمة قابلة للقياس ولكن يمكن أن تعدل ” فتصبح تسجيل عدد …. من الإجازات.  أو تسجيل جميع إجازات قسم …….أو إدارة…… . يسجل في هذا النموذج المهام المخططة من الأسبوع السابق.

2- “الوزن” يعكس أهمية وصعوبة كل مهمة عن الأخرى فيعطى وزن من 1—-إلى—–5 ، يعطى رقم 1 للأقل أهمية ———- ثم يعطى رقم 5 للأكثر أهمية ثم يعطى رقم 3 لمتوسظ الأهيمة …..وهكذا. 

ملحوظة : الذي يقوم بتحديد وزن كل مهمة هو رئيس القسم بالتنسيق مع مدير الإدارة فمن الأفضل تسجيل كل مهام العاملين بجميع وظائفهم في ملف يسجل فيه درجة وزن كل مهمة .

3- “الجودة” تعكس جودة المخرج أو جودة المهمة المنفذة من قبل الموظف ويعطى الجودة من 0 —إلى–3 فرقم 3 تعبر عن جودة متميزة ، والذي يقدر جودة المهمة الرئيس المباشر.

4- “النقاط”  يتم حساب النقاط وفقا للآتي:

• عند إنتهاء المهمة في الوقت المحدد —-يتم إعطاء الموظف 2 نقطة.
• عند التأخر في تنفيذ المهمة عن الوقت المحدد يتم إعطاء الموظف 2- (سالب 2) عن كل ربع ساعة تأخير.
• عند تأخر الموظف لأسباب خارجة عن إرادته كنقطاع الكهرباء مثلا ،تكتب في الملاحظات ويعطى 2 نقطة.

5- “الدرجة الإجمالية”  = عمود النقاط × عمود الوزن × عمود الجودة

• نفترض أن الموظف أنهى المهمة في الوقت المحدد = 2 نقطة 
• وكان وزن المهمة = 3
• وكان جودة المهمة المنفذة = 1

الدرجة الإجمالية : 2 × 3× 1= 6 

مثال آخر:

• نفترض أن الموظف تأخر في إنهاء المهمة ربع ساعة  = 2 – نقطة 
• وكان وزن المهمة = 3
• وكان جودة المهمة المنفذة = 1

الدرجة الإجمالية : 2- × 3× 1= 6 – (سالب 6) 

نقوم في نهاية اليوم بتجميع كل الدرجات الإجمالية ثم نقوم بتجميع درجات كل يوم من أيام الأسبوع ثم نقوم بتجميع درجات كل أسبوع لنحصل على درجات إجمالية في الشهر.

على سبيل المثال:

• يوم الأحد ، الدرجة الإجمالية لجميع مهام اليوم = 50
• يوم الإثنين = 60.
• يوم الثلاثاء= 80.
• يوم الأربعاء= 100.
• يوم الخميس= 40

مجموع هذا الأسبوع: 50+60+80+100+40= 330 إجمالي درجات الموظف في هذا الأسبوع.

فنفترض حصل الموظف في:

• الأسبوع الأول على 330 درجة.
• الأسبوع الثاني على 400 درجة.
• الأسبوع الثالث على 500 درجة.
• الأسبوع الرابع على 270 درجة.

إجمالي الشهر : 330+400+500+270= 1500 إجمالي درجات الشهر.

طريقة أخرى غير الدرجات تمسى “مؤشر الإنتاجية”:

عدد المهام المنفذة في الوقت المناسب والجودة المناسبة ÷ إجمالي عدد المهام الموكله إليه

مثال: موظف وكل إليه عدد 1000 مهمة في شهر يناير تم تنفيذ في الوقت المناسب والجودة المطلوبة عدد 750 مهمة .

الإنتاجية = 750÷ 1000= 75%.

أهمية تطبيق هذا النموذج:

1- يتعلم الموظف كيف يخطط لمهامه المستقبلية ويكون لديه تصور واضح ما الذي سيفعله كل أسبوع.

2- يتعلم الموظف كيفية إدارة الوقت وذلك عن طريق مراقبة الوقت بشكل مستمر لتنفيذ المهام الموكله إليه في الوقت المحدد.

3- يقضى على تسويف الأعمال من قبل الموظف ويتم تنفيذ المهام المكلف بها أولا بأول.

4- يتعلم الموظف أن العبرة بجودة المخرج وليس العبرة بتنفيذ المهمة فقط، ففي حالة كانت الجودة صفر ستكون تنيجة الدرجة الإجمالية صفر.

5- تخفيض معدل غياب الفرد في المؤسسة  فيوم الغياب يعني إجمالي درجات صفر.

6- تعتبر أساس  قياسي لتقييم أداء العاملين  فلا أحد يستطيع أن يشكك أو يعترض على النتائج، فيظهر لك بوضوح العاملين المتميزين  والعاملين الغير أكفاء الذين يحتاجون إلى تدريب لرفع كفاءتهم .

7- تعتبر أساس لإعداد نظام حوافز عادلة إما بناء على إجمالي درجات الشهر   أو مؤشر الإنتاجية ونسميه ” موظف الشهر” أو حافز الموظف المثالي” .

8- عن طريق هذا النموذج يمكن عمل نظام يسمي (موسوعة الرقم القياسي) وهو عبارة عن :

تسجيل اسم الموظف الذي حصل على أعلى درجة شهرية في تاريخ الشركة  فيخصص لائحة يكتب عليها ” صاحب الرقم القياسي في تنفيذ المهام”ويستمر اسمه مكتوباً إلى أن يأتي موظف آخر يكسر هذا الرقم.

على سبيل المثال: 

قام موظف يدعى مازن بتحقيق 1500 درجة في الشهر وهذا يعتبر رقم قياسي لم يسبقه أحد من الموظفين في تاريخ الشركة يظل اسمه مكتوبا إلى أن يأتي حد يكسر هذا الرقم.

9- زيادة روح التحدى بين زملاء العمل للحصول على أعلى الدرجات من خلال : 

1- قبول مزيد من المهام .

2- السعى على قبول المهام الثقيلة لأن وزنها أكبر.

3- تنفيذ المهام في الوقت المحدد .

4- تحقيق أعلى جودة لمهمة.

المعادلة بسيطة :

مهام كثيرة +مهام ثقيلة وصعبة + تنفيذ المهام في الوقت اللازم + تحقيق أعلى جودة=الموظف المثالي والمتميز.

ولتحميل النموذج ———مؤشر الأداء القياسي للمهام