سياسة إدارة الأداء المؤسسي

الثقافة التنظيمية والمؤسسية للعاملين في المنظمات هي الطريقة التي ترشدهم إلى كيفية القيام بعملهم من خلال منظومة قيم ومبادئ المنظمة، والتي توفر لهم الفروض الأساسية والمعايير التي ترشدهم وتوجه سلوكهم نحو الأداء، ومن أهم قيم الثقافة التنظيمية: الحزم في الإدارة، وتحديد معايير النجاح ومكافأته، والفعالية في إنجاز المهام، واتخاذ القرارات التنظيمية المناسبة، والكفاءة في أداء العمل، واكتساب العاملين اتجاهات إيجابية نحو العمل الجاد، والعدالة في المعاملة والرواتب والمكافآت، وتوفر الحافز للأداء الفعال، والالتزام بروح فريق العمل، واحترام النظام والتقيد بتعليماته.

ويعتبر نظام إدارة الأداء المؤسسي أحد الأنظمة الإدارية المتطورة، ويمثل نظاماً منهجياً لرصد نتائج أنشطة العمل، وجمع المعلومات، وتقييم الأداء، وتحديد مدى تحقيق الأهداف، بحيث يساعد استخدام هذا النظام في اتخاذ القرارات المهمة من قبل القيادات العليا، ويبيّن ما إذا كان قد تحققت الأهداف الاستراتيجية للمنظمة بشكل عام، والوحدات الإدارية بشكل خاص، أم لا.

ويكفل تطبيق نظام إدارة الأداء المؤسسي استمرار تحقيق أهداف المنظمة بفعالية وكفاءة عالية، فهو نظام لا يتمركز حول أدائها الشمولي فحسب، بل حول أداء الوحدات الإدارية والأفراد، وكذلك عملية تطوير وبناء الخدمات، فضلاً عن العديد من المجالات الأخرى.

وتواجه القطاعات الحكومية بوجه عام تحديات في لمحافظة على الكفاءات، وتعزيز وتأهيل الموارد الذاتية وفق خطط زمنية مجدولة ذات كفاءة لتعزيز القدرات، وتوفير التنسيق والتناغم بين الإدارات المختلفة في ظل غياب  إدارة واضحة للأداء المؤسسي في أغلب الإجراءات، والمعلومات الدقيقة عن رضى المستفيدين، وبرامج منتظمة لتطوير المهارات الشخصية والمهنية للمدراء والقيادات، والسياسات المكتوبة، ونظام عادل للمحاسبة والمساءلة، الأمر الذي يتطلب وجود “سياسة” لإدارة الأداء المؤسسي تتلخص فيما يلي :

سياسة إدارة الأداء المؤسسي Institutinal Performance Managment Policy

إن الهدف من وضع سياسة لإدارة الأداء المؤسسي (والفردي) هو لتوفير دليل قياسي وعملي لتنفيذ إدارة الأداء في المنظمة وضمان العدالة والوضوح (الشفافية) بين جميع العناصر ضمن دورة إدارة الأداء Performance Management Cycle، التي تتكون من المراحل التالية:

تخطيط الأداء Performance Planning

تخطيط الأداء يتعلق بالتشارك في تحديد توقعات الأداء التنظيمي والإداري للأقسام وكذلك الأداء الفردي وكسب التزام الموظفين بالوفاء بهذه التوقعات، ويضمن أن الاتجاه الاستراتيجي للمنظمة واضح المعالم داخليا ومتوائم مع جميع أنشطة التخطيط وقرارات الموارد، وهي المرحلة التي يتم فيها تصميم مجالات الأداء ومؤشرات الأداء الرئيسية لتلبية الأهداف الأساسية وأهداف السياسة الوطنية المحددة،.

قياس الأداء ومراقبته Performance Measuring and Monitoring

هي عملية مستمرة تحدث طوال دورة إدارة الأداء (على أساس ربع سنوي وسنوي) لتحديد ما إذا كانت أهداف الأداء قد تحققت أو تجاوزها أم لا، كما يمكن إجراء التوقعات خلال العام حول ما إذا كان سيتحقق الهدف النهائي والأهداف المستقبلية حسب التوقع، وهي عملية تنطوي على تنفيذ بطاقات الأداء، ومراقبة الأداء مقابل بطاقات الأداء، وتوفير التدريب، وتوثيق التقدم المحرز مقابل الأداء المخطط، والتتبع المستمر للأداء وتحسينه من خلال الملاحظات بالإضافة إلى تعزيز النتائج الرئيسية وتطوير الكفاءات عند اقتضاء ذلك.

تقييم الأداء Performance Evaluation

تقييم الأداء يحلل سبب نقص الأداء أو ما هي العوامل التي سمحت بالأداء الجيد في موقع معين، وفي حالة عدم تحقيق الأهداف دراسة أسباب ذلك والتوصية بالإجراءات التصحيحية. أيضًا مراجعة الأدلة لدعم الوضع في هذه المرحلة، يتمثل المكون الإضافي في مراجعة المؤشرات لتحديد ما إذا كانت قابلة للتنفيذ وقياس المجالات الرئيسية بشكل مناسب، مراجعات الأداء تكون من خلال جلسات رسمية على فترات دورية أثناء دورة الأداء.

تقارير الأداء Performance Reporting

حيث يستلزم في هذه المرحل تقديم تقارير تقييم الأداء المؤسسي والابلاغ عن نتائج الأداء بشكل منتظم إلى الإدارة العليا ولجنة الاشراف وتدقيق الأداء وجمهور المستفيدين.

مراجعة وتدقيق الأداء Performance Auditing

وتتضمن هذه المرحلة مراجعة وتدقيق نظام إدارة الأداء المؤسسي، مع ضمان الجودة والخطوط الزمنية لإجراءات إدارة الأداء، هي عنصر أساسي لعملية الرصد والتقييم، وتتضمن التحقق من دقة آليات القياس واتباع الإجراءات المناسبة لتقييم الأداء وتحسينه، ومعالجة مجالات الأداء الضعيف المحددة في نهاية العام خلال مرحلة التخطيط للسنوات التالية.

والله من وراء القصد.