خمس خطوات لإعداد مؤشرات الأداء القياسية (KPI) لتنفيذ عملية الرقابة الإستراتيجية الفعالة

مقدمة: ها نحنا قد وصلنا بفضل الله إلى آخر مقالة في مقالاتنا عن التخطيط الإستراتيجي وهي الرقابة الإستراتيجية .

وتعتبر من أهم أسباب فشل المؤسسات في الإدارة الإستراتيجية  يرجع إلى أن الإدارة العليا يبذلون كثير من الجهد في سبيل إعداد التحليل البيئي SWOT Analysis ثم صياغة الخطة الإستراتيجة  ثم إعداد خطة عمل ولا يبذلون أي جهد في عملية الرقابة والتأكد من سير العملية التشغيلة وفقا للخطط الموضوعة من أجل الوصول إلى الهدف الإستراتيجي للمؤسسة.

عملية الرقابة تعتبر من أحد وظائف الإدارة وتعني تقييم الأداء الفعلي ومقارنته بالأهداف المخططة (جدول خطة العمل) ثم اتخاذ الإجراءات لتصحيح أي انحراف عن المخطط.

متطلبات عملية الرقابة الإستراتيجية :

• إعداد جدول خطة العمل انظر المقالة السابقة “ Action Plan “—- فمن غير خطة العمل لن نستطيع تنفيذ عملية الرقابة فهي تعتبر الأساس لمرحلة الرقابة.

• إعداد المؤشرات القياسية (KPI)  Key Performance Indicators وهي دلالة قياسية تشير إلى الأداء الفعلي لمقارنته بالهدف المطلوب Target.

*دعائم  المؤشرات القياسية

لابد أن ترتكز المؤشرات على:

 1- أهداف سمارت (Objectives SMART)

• محدد Specific .
• قابل للقياس Measurable .
• قابل للتحقيق Achievable.
• ذو صلة Relevant.
• محدد الوقت Time Based.

2- مقاييس (Measurements)

مثال تطبيقي: رأت إحدى الشركات أنها تطمح أن تكون من أحسن الشركات في تصدير منتجاتها الغذائية            Goal  لا يصلح أن يكون نقطة إرتكاز لإعداد مؤشرات قياسية  .

* الإرتقاء بجودة المنتج : ومن أجل الوصول لذلك نقوم بإعداد الأهداف التالية:

1- أهداف  Objectives SMART:

• جودة المعدات والآلات—–Specific
• تحديد مواصفات الماكينات المطلوبة للحصول على الجودة العالية —–Measurable  .
• لابد أن تكون مواصفات تلك الماكينات ذو صلة بالماكينات التي تنتج فقط منتجات الشركة–Relevant
• أن تكون الماكينات بتلك المواصفات المطلوبة يمكن شراءها ————Achievable .
• تحديد الوقت اللازم———— Time Based

* لإعداد المواصفات المطلوبة.( 2/2016 )* لتوفير السيولة لشراء الماكينات (3/2016)

* لإختيار المورد والتعاقد (5/2016 ) * لشحن وتركيب وتشغيل الماكينات. (8/2016 ).

2- أهداف  Objectives SMART:

• الحصول على شهاد الأيزو 90001 – 22000 —–Specific
• المواصفات القياسية لشهادة الأيزو —–Measurable .
• أن تكون شهادة الأيزو متوافقة مع الصناعة الخاصة بالشركة لذلك تم اختيار الأيزو 22000 لأنها خاصة بإدارة سلامة الغذاء — ––Relevant
• أن تكون قادرين على الوفاء بمتطلبات شهادة الأيزو المطلوبة والسيولة اللازمة لتنفيذ ذلك ——-Achievable .
• تحديد الوقت اللازم للحصول على الشهادة (ديسمبر 2016) .———— Time Based.

مراحل إعداد مؤشرات الأداء القياسية

مثال عملي:

على سبيل المثال:

تم استقبال عدد 1000 طلب من العملاء تم استجابة 850 طلب في خلال ساعة .

المطلوب تحديد نسبة الأداء الفعلي وتحديد الإنحراف عن الهدف المخطط.

الأداء الفعلي= عدد العملاء الذين تم الإستجابة لهم خلال الساعة ÷ إجمالي طلبات العملاء

                                                        850          ÷       1000       = 85%

الإنحراف = الأداء الفعلي – الهدف المطلوب

                  85%  – 90%= – 5% تم الإنحراف عن الهدف المطلوب بنسبة سالب 5%

تعتبر ذلك نقطة انطلاق من الإدارة لعمل إجراءات عاجلة  لتصحيح هذا  الإنحراف.

على سبيل المثال:

بلغ إجمالي المبيعات عام 2015 قدره 250000 ج.م  وتم تحقيق مبيعات عام 2016 قدره 300000 ج.م

 المطلوب تحديد نسبة الأداء الفعلي وتحديد الإنحراف عن الهدف المخطط.

الأداء الفعلي= إجمالي المبيعات عام 2016– إجمالي المبيعات عام  2015/إجمالي المبيعات عام 2015

300000 –  250000 ÷250000  = 20%

الإنحراف = الأداء الفعلي – الهدف المطلوب

                  20%  – 12%= 8% تم تحقيق الهدف بأكثر من 100%.