أركان القرار الإداري

تعريف الإدارة

قد يكون من الصعب إيجاد تعريف موحد للإدارة، إذ انقسم العلماء والباحثين في مجال الإدارة حول رأيهم في تعريف الإدارة، ويعود هذا الاختلاف بطبيعة الحال لاختلاف مدارسها الاقتصادية، وإذا ما تم اشتقاق تعريف يجمع وجهات النظر المختلفة في مفهوم الإدارة، فيمكن القول بأنها عملية التخطيط والتنظيم والقيادة ومتابعة أنشطة المنظمة وتوظيف مواردها في تحقيق أهدافها الموضوعة، عرفها تيري على أنها عملية يمارس فيها التخطيط والرقابة والتفعيل المستمر لتحقيق أهداف المنظمة الموضوعة من قبل مجلس الإدارة والاستخدام الأمثل لمواردها وتوظيفها في سبيل تحقيق هذه الأهداف، وسيركز هذا المقال على أركان القرار الإداري تحديدًا.[١]

تعريف القرار

إن حدوث انقسام في تعريف الإدارة يعود إلى اختلاف المدارس الاقتصادية كما تم الذكر سابقًا، بالإضافة إلى اختلاف الفترات التي بحثوا فيها، وإلى تجاربهم الشخصية في الإدارة بطبيعة الحال، قد يواجه البعض مواقف يومية تستدعي اتخاذ قرار ما، وقد يكون هذا القرار روتيني وتلقائي، إذا ما كان الشخص معتاد على تكرار الموقف، أو وفق آلية علمية ومنهجية خاصة في ظل القرارات المهمة والمفصلية، وعادة ما يتم جمع البدائل المتاحة والقيام بتحليلها واختيار البديل الأفضل، كالوصول إلى حل الموقف الذي قد يتعرض له المرء، وقد يضطر الأفراد إلى اتخاذ قرار روتيني كنوع الوجبة المراد تناولها، وقد يكون القرار أكثر مفصلية في الحياة كاختيار الوظيفة أو التخصص الجامعي، وفيما يتعلق بأهمية المنظمات الربحية فتعد عملية اتخاذ القرارات فيها من أهم الوظائف التي تؤديها الإدارة وتختلف أنواع القرارات من إدارة لأخرى وتنقسم إلى عدة أنواع سيتم ذكرها آتيًا مع التوضيح:[٢]

• القرار في ظل اليقين: ويعني ذلك أن المدير يمتلك مجموعة من الخيارات المختلفة ومعلومات واضحة عن كل بديل من هذه البدائل، الأمر الذي يساعده في اتخاذ القرار الأنسب والأكثر ملائمة لأهداف المنظمة.
• القرار في ظل عدم اليقين: ويمتاز هذا النوع باضطرار المدير لاتخاذه في ظل بيئة من الغموض وعدم توفر بدائل كثيرة، وعدم امتلاكه معلومات كافة حول البدائل.
• القرار في ظل النزاع: ويمتاز هذا النوع من القرارات باضطرار المدير لاتخاذ القرار في بيئة من عدم اليقين وقد يضطر لاتخاذه في خضم إضراب عمالي على سبيل المثال، إذ يترتب على المدير دراسة خصومهم وتوقع حركتهم.

أهمية القرار

تعد عملية اتخاذ القرار من أهم الوظائف الإدارية التي يؤديها مدراء الإدارات المختلفة داخل المنظمة الربحية أو غير الربحية، وتتجلى أهمية القرار في المنظمات الربحية وغير الربحية في كونها تلعب دورًا أساسيًا في توجيه المنظمة وأنشطتها، وفي توجيه القوى البشرية العاملة في المنظمة نحو أداء واجباتهم على أكمل وجه، كما يلعب القرار الإداري دورًا رئيس في إقرار المشاريع التي ستضطلع فيها المنظمة واختيار الأنشطة المناسبة للمنظمة سواء كان ذلك من حيث جدواها أو من حيث اقرار إذا ما كانت هذه المشاريع تتناسب مع أهداف المنظمة.[٣]

وتمر عملية اتخاذ القرار في عدة مراحل كالتنقيب عن البدائل المتاحة للقرارات المنوي اتخاذها وتحليلها وجمع أكبر كم ممكن من المعلومات عنها، وتحليل انعكاسات كل قرار من هذه القرارات على المنظمة وعلى أهدافها سواء كانت تلك الانعكاسات سلبية أو إيجابية والتأكد من اتخاذ القرارات الأكثر ملائمة لأهداف المنظمة وتطلعاتها المستقبلية، لذلك تلعب عملية اتخاذ القرار دورًا محوريًا وهامًا في عملية إدارة المنظمة وتوجيه أقسامها وإداراتها وعامليها إلى تنفيذ أهداف المنظمة بأقل تكلفة وجهد ممكن، لذلك كانت عملية اتخاذ القرار ودراستها محور اهتمام المدارس الاقتصادية المختلفة.[٣]

أركان القرار الإداري

يمتاز القرار الإداري بمجموعة من الصفات والأركان الواجب توفرها فيه ليحظى بصفة القرار الإداري السليم، ومن الواجب توافر هذه الأركان مجتمعة في القرار ليأخذ صفة القرار الشرعي، ومن هذه الأركان ركن الاختصاص وركن الغاية وركن السبب وركن المحل وركن الشكل، وفيما يأتي سيتم ذكر هذه الأركان مع شرحها:[٤]

• ركن الاختصاص: وهو أحد أركان القرار الإداري يجب أن يتوفر الاختصاص القانوني بمتخذ القرار، بمعنى أن يمتلك متخذ القرار صلاحية قانونية ممنوحة من سلطة أعلى تفوضه في اتخاذ القرار، وينقسم الاختصاص إلى مجموعة أقسام، هي الاختصاص الموضوعي، الاختصاص المكاني، الاختصاص الشخصي، والاختصاص الزماني وفيما يأتي شرحٌ لكل قسم من هذه الأقسام:
  • الاختصاص الموضوعي: ويقصد فيه أن يتمتع متخذ القرار بالخلفية الموضوعية اللازم لاتخاذ قرار متعلق في ذات موضوع الاختصاص، كأن يتخذ المدير المالي قرارًا بتعيين موظف، إذ أن التوظيف من مسؤولية الموارد البشرية.
  • الاختصاص المكاني: تحدد القوانين والأنظمة الداخلية لكل منظمة المنطقة الجغرافية التي من الممكن لجهة إدارية ما باتخاذ القرارات فيها، فإذا قامت جهة إدارية باتخاذ قرار في منطقة جغرافية ليست من صلاحياتها يعد القرار باطلًا.
  • الاختصاص الشخصي: تقوم الإدارة بإعطاء جهة إدارية ما الصلاحية لاتخاذ قرارات معينة، فيتوجب على الشخص المفوض باتخاذ القرار أن يتخذ القرار بنفسه ولا يجوز السماح لآخر باتخاذ هذه القرارات.
  • الاختصاص الزماني: إذ يتوجب على المفوض باتخاذ القرار اتخاذ هذه القرارات خلال فترة خدمته، فلا يجوز له اتخاذ القرار بعد انتهاء عقده أو انتهاء صلاحية التفويض.
• ركن الغاية: وهو أحد أركان القرار الإداري، إذ يجب أن تتوفر الغاية الدافعة لاتخاذ القرار، وعادة ما تختلف غايات المنظمات اعتمادًا على النشاط الذي تقدمه.
• ركن المحل: وهو أحد أركان القرار الإداري، والمقصود بالمحل في اتخاذ القرارات هو موضوعها، بمعنى إذا قامت المنظمة باتخاذ قرار بتوظيف شخص فالمحل هو ادخال هذا الموظف في وظيفته.
• ركن الشكل: وهو أحد أركان القرار الإداري، والمقصود هنا هو شكل القرار الصادر، بمعنى أن يتخذ القرار كتابيًا أو شفويًا، ويعتمد شكل القرار بطبيعة الحال على لائحة القوانين التي تحدد شكل اتخاذ الإداريين لقراراتهم.
• ركن السبب: وهو أحد أركان القرار الإداري، حيث يتوجب توافر سببًا لاتخاذ هذا القرار، فإن واقعة فصل موظف ما على سبيل المثال يجب أن تستند إلى سبب لفصله، كمخالفته قانون ما.

تحليل القرار الإداري

وبعد أن تم التعرف على أركان القرار الإداري، يجب الإشارة إلى أن عملية التحليل الاستراتيجي في العلوم الإدارية تمتاز بأهمية كبيرة، إذ أن عملية التحليل التي قد يتم تنفيذها على البدائل المتاحة للقرار أو على أحد هذه البدائل منفردة، ستوفر الكم المطلوب من المعلومات التي ستحيط متخذ القرار بالبصيرة، وسترشد إلى اتخاذ القرار الملائم للمنظمة بشكل عام ولحل المشكلة المتخذ فيها القرار بشكل خاص، إذ يتوجب على المدير اجراء تحليلات كمية ونوعية أو استخدام شجرة القرار، ليتمكن المدير من توقع نتائج قرار سواء كانت سلبية أو ايجابية ومن مدى انعكاسها على المنظمة وأهدافها، ومعرفة إذا ما إن كان هذا القرار يخدم المنظمة ويقربها من أهدافها أو العكس.[٥]

وهذا الأمر الذي سيمكنه من اتخاذ القرار الأكثر ملائمة وفاعلية وسيقرب المنظمة من تحقيق أهدافها، وقد صمم الخبراء حديثًا برمجيات خاصة تسمى بنظم دعم القرار تساعد متخذي القرار على تدعيم قراراتهم، والتأكد من مدى ملائمتها للمنظمة، وقد حظيت عملية تحليل القرارات باهتمام الباحثين والمختصين في العلوم الإدارية لما تلعبه من دور محوري وهام في عملية اختيار البديل الأفضل، فيمكن إيجاد الكثير من التنظير من قبل المختصين فيما يتعلق بعملية اتخاذ القرار وبالطرق الممكن اتباعها في عملية صناعته وتنفيذه.[٥]

خصائص القرار الإداري

تتمتع عملية اتخاذ القرار بأهمية كبيرة كونها من أهم النشاطات التي تمارسها الإدارة، كما تلعب دورًا هامًا في توجيه المنظمة نحو تحقيق أهدافها، لذلك حظي القرار الإداري باهتمام الباحثين والمتخصصين في مجالات الإدارة الذي خصصوا له حصة مهمة من عملية التنظير في العلوم الإدارية، وتمتاز عملية اتخاذ القرار بخصائص عدة، كتحديد المشكلة، وجمع البيانات حول المشكلة، وتقييم البدائل المتاحة، واختيار البديل الأنسب، ومتابعة تنفيذه وتقويمه كلما استدعت الحاجة، وفيما يأتي ذكرها مع الشرح:[٤]

تحديد المشكلة

وهي الخطوة الأولى في عملية اتخاذ القرار، حيث يترتب على متخذ القرار تحديد المشكلة وجمع المعلومات الكافية عنها إذا سيساعده ذلك على استقراء الواقع والبحث بدقة عن البدائل المتاحة الأمر الذي سيساعده في اتخاذ القرار المناسب.[٤]

جمع البيانات والمعلومات

فبعد تحديد المشكلة يتوجب على الجهة المخولة باتخاذ القرار البحث عن كل المعلومات الكمية والنوعية المحيطة بالمشكلة، وكذلك المحيطة بالبدائل التي من الممكن الاختيار فيما بينها، الأمر الذي سيساعد المدير على اتخاذ قرار سليم.[٤]

تقييم البدائل

وهنا يترتب على المدير أو متخذ القرار جمع المعلومات الكافية كمًا ونوعًا حول البدائل المتاحة للقرار المنوي اتخاذه، وحصر ايجابياتها وسلبياتها بطبيعة الحال، وتقييم إذا ما كانت تتناسب مع المنظمة وتقربها من أهدافها، كما يترتب على متخذ القرار تحديد الموارد اللازمة لكل بديل من هذه البدائل وتحديد التكلفة المالية والبشرية المترتبة على تنفيذ كل بديل من هذه البدائل.[٤]

اختيار البديل الأفضل

بعد تقييم البدائل وتحديد ما يتعلق بها من سلبيات وإيجابيات وتكاليف، يقوم متخذ القرار باختيار البديل الذي يراه الأنسب في تحقيق الأهداف، كما يترتب عليه في هذه المرحلة تحديد الإدارات أو الاٌقسام التي ستعمل على تنفيذه ويترتب عليه وضع الخطة التنفيذية ووضع الخطة الزمنية اللازمة لتنفيذ هذا القرار.[٤]

تقييم القرار

وفي هذه المرحلة بعد اتخاذ القرار على المدير أن يحرص على تنفيذ هذا القرار بالطريقة المناسبة ويتم ذلك من خلال الرقابة والمتابعة المستمرة لعملية التنفيذ، وتقويم قراره إذا أو خطة تنفيذه إذا ما اقتضت الحاجة لضمان تنفيذه وتقريب المنظمة لأهدافها.[٤]

تطبيقات دعم القرار الإداري

وهي عبارة عن نظم معلومات حاسوبية، حيث تقوم هذه البرمجيات بجمع وتخزين المعلومات وتحليلها وتصنيفها، بهدف توفير صورة أكثر وضوحًا لمتخذي القرار عن قراراتهم وإمكانية تطبيقها، كما أنها قد توفر خلفية تاريخية لهذا القرار بمعنى أن تظهر للمدير قرارات أخرى مشابهة تم اتخاذها سابقًا وتظهر نتائجها سواء كانت سلبية أو إيجابية وتظهر انعكاساتها على المنظمة ومدى فاعليتها سابقًا، ومن الممكن أن تحصل هذه البرمجيات على معلوماتها من مصادر عدة كالوثائق الرسمية أو التغذية الراجعة من الأفراد، ومن الممكن استخدام هذه النظم في جميع انواع القرارات كالقرارات الاستثمارية والتسويقية والإدارية والمتعلقة بشؤون الأفراد، وتختلف هذه التطبيقات مع اختلاف استخدامها، حيث يوجد تطبيقات متخصصة في إدارة المستشفيات على سبيل المثال والتي تلعب دورًا مهمًا في إرشاد الطبيب للقرار الأنسب لاتخاذه، إذ انها تحتوي على معلومات عن المرض وربما عن حالة المريض وعن الأدوية التي تناولها سابقًا وغيرها من المعلومات الهامة في عملية اتخاذ القرار الطبي.[٦]

القرار العقلاني

يتوجب على متخذ القرار جمع المعلومات الكافية عن البدائل المتاحة في عملية اتخاذه للقرار، ليتمكن من تطبيق تحليلًا علميًا معتمدًا على الأرقام والنسب والمؤشرات التي تعكس وضع المنظمة المالي أو التنظيمي أو أي من مواردها، ويعتمد نوع المعلومات بطبيعة الحال على نوعية القرار المنوي اتخاذه، وقد يختلف المدراء في طريقة اتخاذهم للقرار اعتمادًا على اختلاف خلفياتهم العملية وثقافتهم الشخصية، إذ من الممكن أن يكون المدير مؤمنًا بضرورة استشارة المحيطين به والتفكير بطريقة جماعية لاتخاذ قرارًا جماعيًا بينما يؤمن آخر بضرورة اتخاذ هذا القرار بمفرده دون الرجوع أو استشارة الآخرين.[٧]

المشاكل الإدارية في صنع القرار

تواجه الجهة الإدارية المصدرة للقرار مجموعة من العقبات التي تحول دون اتخاذها لهذا القرار، أو دون تقبله وتنفيذه من قبل المرؤوسين، فربما يقوم المرؤوسين برفض هذا القرار لعدم اكتمال أركانه أو لكونه معاكسًا لمصالحهم أحيانًا الأمر الذي سيجعل من مهمة تنفيذه صعبة مما يتطلب بذل جهدًا أكبر في محاولة تنفيذه من قبل الإدارة، وقد تعود مثل هذه العقبات إلى شخصية المدير الضعيفة وعدم امتلاكه مقومات الاتصال الإداري أو عدم امتلاكه الحجة واللغة المناسبة التي سيعمل من خلالها على إقناع مرؤوسيه بتنفيذه، وقد يكون السبب في افتقاد متخذ القرار لمهارات الاتصال المناسبة للتواصل مع مرؤوسيه أو لسيادة حالة من الفوضى داخل التنظيم الإداري.[٨]

شجرة القرار الإداري

وهي أداة من أدوات الإدارة تستخدمها في عملية تحليل البيانات والمعلومات السابقة لعلمية اتخاذ القرار، حيث يمثل كل غصن من أغصان شجرة القرارات الإدارية بديل ما ويتفرع من هذا الغصن أوراق تشير كل ورقة إلى نتيجة هذا البديل، حيث تقدم هذه الشجرة تنبؤ مستقبلي متعلقة بكل بديل من بدائل القرارات المتاحة، إذ تظهر هذه الشجرة مجموعة من القرارات ونتائجها وانعكاساتها على المنظمة الأمر الذي يقلل من امكانية حدوث عدم اليقين لدى متخذ القرار، إذ أنه وباستخدام شجرة القرارات سيكون متطلعًا على القرارات ونتائجها وإيجابياتها وسلبياتها على المنظمة الأمر الذي سيحيطه باليقين الذي سيساعده في اختيار بديل من بين عدة بدائل، كما تساعد شجرة القرارات الإدارية بإحاطة المدير بمعلومات عن الأدوات اللازمة لتنفيذ كل بديل من هذه البدائل، وبذلك سيمتلك متخذ القرار خلفية معرفية وعلمية مهمة جدًا تساعده في اختيار البديل الأمثل والأكثر ملائمة للمنظمة والذي سيقربها من أهدافها، كما تمكنه من معرفة الآثار الايجابية التي ستنعكس على المنظمة الأمر الذي سيمح له بوضع خطة لاستثمارها، كما ستظهر له السلبيات المترتبة على هذا القرار أو ذاك الأمر الذي سيمكنه أيضًا من وضع خطة لتخفيف هذه الآثار.[٩]