نظام معلومات الموارد البشرية (HRIS)

نظام معلومات الموارد البشرية (HRIS) هو برنامج أو حل عبر الإنترنت لإدخال البيانات، و تتبع البيانات، و احتياجات معلومات البيانات من الموارد البشرية، و كشوف المرتبات، و الإدارة، و وظائف المحاسبة داخل الأعمال التجارية. كما أنه مفيد لجميع العمليات التي تريد تتبعها و التي تأمل في جمع البيانات.

و عادًة ما يتم تعبئته كقاعدة بيانات، و تقوم مئات الشركات ببيع بعض من أشكال نظام معلومات الموارد البشرية (HRIS)، و لكل نظام معلومات موارد بشرية (HRIS) قدرات مختلفة. لذا، اختار نظام معلومات الموارد البشرية (HRIS) الخاص بك بعناية على أساس القدرات التي تحتاجها في شركتك.
الإعتبارات الرئيسية التي لا بد أن تنظر إليها و أنت تبحث عن خيارات نظام معلومات الموارد البشرية (HRIS) الخاص بك:
إن إختيار نظام معلومات الموارد البشرية هو أمر مرهق نظرًا لوجود العديد من الخيارات. ويمثل إختيار الخيار الأفضل لإحتياجاتك تحديًا كبيرًا. كما أن الخوض خلال المعلومات التي يقدمها كل نظام يمثل تحديًا أيضًا.
و غالبًا ما يخبرك أفراد المبيعات أن هذا النظام سوف يلبي إحتياجاتك. تأكد من التحقق من ذلك مع مصادر متعددة بما في ذلك العملاء الحاليين، و مجموعات المناقشة عبر الإنترنت، و لينكدين، و استعراض جوجل.

هذه هي العوامل الأخرى التي يجب مراعاتها عند إختيار و تحديد نظام معلومات الموارد البشرية الخاص بك:

· تذكر أنه حتى لو كانت شركتك لديها عدد قليل من الأفراد اليوم، فمع مرور الزمن قد يزدادوا الضعف أو ربما 10 أضعاف من الموظفين في المستقبل، لذلك؛ اختار النظام الذي يمكن أن ينمو مع عملك.
· العامل الرئيسي الآخر الذي يجب أن تفكر فيه هو أن العديد من نظم إدارة الموارد البشرية قادر على إنجاز جزء فقط من ما تحتاج الألية إلى تحقيقه. و في هذه الحالات، سوف تحتاج إلى التأكد من أن مكونات أي إضافات أو الأنظمة الإضافية تعمل معًا بشكل لا تشوبه شائبه.
· تحقق أيضًا لمعرفة أنواع التدريب و الدعم المُستمر المتاح لموظفيك. و يجب عليك أيضًا التأكد من أن وعود مستشار المبيعات حول التدريب و المتابعة بعد الشراء مكتوب في العقد الخاص بك لشراء نظام معلومات الموارد البشرية.


وظائف أفضل لخيارات نظام معلومات الموارد البشرية.
وعادة ما توفر أفضل نظم معلومات الموارد البشرية ما يلي:
- إدارة جميع معلومات الموظفين: فالبيانات مثل الأسماء، و المسميات الوظيفية، و العنوان، و الرواتب هم البداية الأساسية. الرواتب، و تاريخ المنصب، و هياكل التقارير، و تاريخ تقييم الأداء، و غيرها من المعلومات الهامة للموظفين.
- الوثائق ذات الصلة بالشركة مثل كتيبات الموظفين، و إجراءات الإخلاء في حالات الطوارئ، و المبادئ التوجيهية للسلامة.
- إدارة الفوائد بما في ذلك التسجيل، و تغييرات الحالة، و تحديث المعلومات الشخصية. ففي النظام المثالي، يمكنك السماح للموظفين للبحث عن المعلومات الخاصة بهم و القيام بمراجعتها، بما في ذلك تتبع العطلة.
- الاندماج الكامل مع كشوف الرواتب و غيرها من البرامج المالية للشركة و نظم المحاسبة: و عندما ترتبط هذه الأشياء، يمكنك التأكد من أن الرواتب صحيحة. و لا يوجد قط أي انقطاع بين معدل الأجر الرسمي و المعلومات التي تحصل عليها كشف المرتبات. و إذا لم تتكامل الأنظمة، فمن السهل تحديث الراتب في نظام واحد و ليس في النظام الآخر.
- تتبع مقدم الطلب و استئناف الإدارة: عندما يكون النظام الخاص بك سلس، يمكن للقائم بالتوظيف النقر فوق زر التوظيف وجميع المعلومات من مقدم الطلب يتم نقلها إلى جانب الموظف. و هذا يوفر الكثير من الوقت لأن إدخال البيانات الخاصة بك و الأوراق تتلاشى عمليًا.
إذا كان المتقدم للوظيفة يضع معلوماته الخاصة عند التقديم، فيمكنك التأكد من الدقة. و إذا تم إنشاء خطاب العرض من نفس النظام مثل نظام الرواتب، فإن الراتب سيتطابق تمامًا و لن يكون هناك سوء فهم.
- خطط تطوير الأداء: إن امتلاك الخطط لا يعد أمرًا كافيًا، و إذا تم تسجيلهم في النظام المركزي، فإنه يمكن أن تتبع الموظف بسهولة من منصب إلى أخر. و يمكن للقيادة العليا تشغيل التقارير لمعرفة مكان الأفراد، و ما هى خطط الرؤساء الفرديه للمستقبل.
- الإجراءات التأديبية: من المهم تتبع الأشخاص الذين تم تعليقهم عن العمل أو خفض رتبتهم أو تم اتخاذ إجراءات سلبية أخرى ضدهم، حتى بعد مغادرة الموظف لمؤسستك. فعندما تدعو الشركة و تسألهم عن مرجع الموظف السابق، فإنه من السهل على المشرف في قسم الموارد البشرية أن يقوم بالبحث عن التقرير و تقديم سواء ما إذا كان الشخص مؤهلًا لإعادة التعيين أم لا.
- سجلات التدريب: هذا أمر بالغ الأهمية على وجه التحديد في الشركة حيث الشهادات و التراخيص المطلوبة. و في شركات أخرى، قد لا يكون سجل التدريب على هذا المستوى من الأهمية، ولكن قد لا تزال تجد أن إمتلاك المعلومات يعتبر أمر مفيد.

و باختصار، فإن نظام معلومات الموارد البشرية الذي يخدم الشركات على نحو فعَّال للغاية يتتبع هذه المعلومات:
· الحضور و الأجازات الشخصية.
· رفع الأجور و التاريخ.
· مستوى الراتب و المنصب الذي تم تقلده.
· خطط تطوير الأداء.
· التدريب المستلم و الوارد.
· الإجراءات التأديبية الواردة.
· معلومات الموظف الشخصية، بين الحين و الآخر.
· الإدارة و خطط التعاقب الوظيفي الرئيسية.
· تحديد الموظفين المُحتملين.
· تتبع مُقدم طلب الوظيفة، و إجراء المقابلات، و الإختيار.

فوائد حقوق نظام معلومات الموارد البشرية:
يوفر نظام معلومات الموارد البشرية الفعَّال معلومات عن أي شيء تقريبًا تحتاجه الشركة لتتبع و تحليل الموظفين و الموظفين السابقين، و مقدمي طلبات الوظيفة. سوف تحتاج شركتك لتحديد نظام معلومات الموارد البشرية و تخصيصه لتلبية الاحتياجات الخاصة بك. إذا كانت شركتك في مسار نمو، فاختر نظامًا يمكن أن ينمو معك.
انه حقًا غير مكلف أن تقوم بتنفيذ نظام معلومات الموارد البشرية، و لكن تأكد من أن كل ما تقوم بتنفيذ يلبي احتياجات شركتك الفعلية. هل تريد أن تكون قادرًا على تشغيل تقارير الدوران؟ هل تريد نشر المخططات التنظيمية؟
هل تسمح للمديرين بالوصول إلكترونيًا إلى تقييمات الأداء السابقة؟ هل تريد أن يكون كل شيء يجب القيام به من خلال قسم الموارد البشرية أم تريد ان يصل المديرين إلى المعلومات أنفسهم؟
و بنظام معلومات الموارد البشرية المناسب، فإن فريق الموارد البشرية يمكن الموظفين من القيام بتحديثات الإمتيازات الخاصة بهم و التعامل مع التغييرات، و بالتالي يتحرر موظفي الموارد البشرية لمزيد من الوظائف الاستراتيجية. و بالإضافة إلى ذلك، يتم تسهيل البيانات اللازمة لإدارة الموظفين، و تطوير المعرفة، و النمو الوظيفي و التنمية، و المساواة في المعاملة.
و أخيرًا، يُمكن للمديرين الوصول إلى المعلومات التي يحتاجونها من الناحية القانونية و الأخلاقية، و الدعم الفعَّال لنجاح موظفي التقارير. و يمكنهم تشغيل تقاريرهم الخاصة و إدخال الخطط في النظام للمساعدة في التعاقب الوظيفي.
نظام معلومات الموارد البشرية هو برنامج أو حل عبر الإنترنت لإدخال البيانات، و تتبع البيانات، و احتياجات معلومات البيانات من الموارد البشرية، و كشوف المرتبات، و الإدارة، و الوظائف المحاسبية داخل الأعمال التجارية.
و عادًة ما يتم تعبئته كقاعدة بيانات، و تقوم مئات الشركات ببيع بعض من أشكال نظام معلومات الموارد البشرية (HRIS)، و لكل نظام معلومات موارد بشرية (HRIS) قدرات مختلفة. لذا، اختار نظام معلومات الموارد البشرية (HRIS) الخاص بك بعناية على أساس القدرات التي تحتاجها في شركتك.